Информационные системы управления – что выбрать?

Ключевые критерии, влияющие на скорость и качество принятого решения – это опыт, интуиция и обеспеченность информацией. В рамках этой статьи рассмотрим каким образом можно улучшить качество и объем необходимой информации. 

Когда мы говорим про информационные системы управления, то имеем в виду системы для информационного обеспечения управления, то есть менеджеров занимающихся управлением. Итак, цель информационных систем управления – обеспечить руководителей своевременной информацией, необходимой для принятия оперативных решений. 

Управление – совокупность таких функций как планирование, организация, мотивация и контроль. На каждом из участков этого цикла необходима определенная информация. 

В компаниях менеджеры руководят закупками, продажами, производством продукции/ услуг. Помимо этого есть руководители, отвечающие за руководство деятельности, которая является обслуживающей по отношению к основной. В зависимости от специфики деятельности компании одни менеджеры в ней могут преобладать (например, в компании, которая занимается импортом и продажей товаров преобладают руководители закупок, где каждый отвечает за свой брэнд), или практически отсутствовать (например, в компаниях по производству массовых услуг могут отсутствовать менеджеры по продажам вообще, не говоря уже о руководителях отдела продаж). 

Каждому из менеджеров необходимо иметь доступ к нужной именно для него информации, при чем требования к такой информации достаточно высоки: оперативность, точность, гибкость… Для того, чтобы коммерческому директору запланировать объем продаж, важно иметь информацию о продажах прошлого периода, динамику изменения рынка, динамику изменения поведения клиентов… Для того чтобы, финансовому директору запланировать и организовать постоянную ликвидность компании, ему важно видеть прогнозные потоки денежных средств, план-фактное их отклонение, тенденции на банковском и валютном рынках. Однако тому же самому финансовому директору для выполнения своих функциональных обязанностей практически не важно знать динамику изменения рынка и динамику изменения поведения клиентов (разве что для собственного развития). 

Разнообразие запросов руководителей к системам и разнообразие программ на рынке существенно усложняет выбор ИТ-руководителями необходимых программ. 

К программам которые необходимы менеджменту для принятия управленческих решений относятся программы по управлению проектами, программы по расчету бизнес-планов, программы для автоматизации систем бюджетирования, программы для автоматизации карты сбалансированных показателей, программы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов, CRM-системы… 

На рынке компании предлагают как отдельные, специализированные программы, так и комплексные программные решения, охватывающие несколько задач (например, ERP системы, которые по своим техническим характеристикам позволяют решить большинство вышеперечисленных задач). 

Что делать ИТ-директору, когда от него руководство требует систему, которая «ответит на все вопросы», «будет кровеносной системой компании»? И чтобы бюджет внедрения и поддержки программ ограничивался суммой N, и чтобы все работало уже на вчера и без сбоев! ИТ-директор ломает голову, пытаясь выбрать правильный путь. Какие есть варианты?

Первый вариант – начать у себя внедрять какую-то ERP систему, которая по функционалу обещает «дать ответы на все вопросы». Плюс здесь один и он очевиден: единая информационная система во всей компании (холдинге) со всеми отсюда вытекающими положительными последствиями. 

У этого варианта есть несколько очень существенных минусов. Один из них – такие системы внедряются очень долго, результатов можно ждать годами, а руководству конкретные цифры нужны «на вчера». ERP-системы являются не гибкими к изменениям, порой даже компаниям приходится менять существующие бизнес-процессы для того, чтобы они соответствовали преднастроенным в программе процессам. Ну и не забывайте про стоимость ERP-систем (как само ПО, так и услуги по их внедрению, в несколько раз превышающие его стоимость), про стоимость техники и специалистов на поддержку такой системы. 

На графике видно, что первоначальное вложение в закупку серьезной платформы будут еще долго оставаться лишь потенциальной инвестицией. Только со временем (от десятка месяцев до нескольких лет), когда первые модули программы начнут внедряться руководство почуствует некоторую отдачу. Все ИТ-системы очень сильно привязаны к конкретным людям – собственным программистам, если это самописная программа, либо к руководителю проекта по внедрению внутри компании, если это купленное ПО. Если внедрение затягивается на длительный период, то очень остро встает вопрос зависимости всей компании от руководителя группы программной разработки либо руководителя проекту по внедрению. Как правило, только они держат у себя в голове общую картину внедрения. 

Тем не менее, несмотря на существенные минусы, крупные компании идут на этот шаг, поскольку проанализировав запросы к системе в будущем становится понятно, что только масштабная ERP-система способна удовлетворить такие потребности.

Второй вариант – объять необъятное и внедрить у себя сразу все информационные системы, для всех служб, то есть решить все информационные задачи сразу, но на разных программных платформах. Например, для руководителей департамента продаж поставить CRM-системы; для финансового директора поставить автоматизированную систему бюджетирования, для отдела стратегического развития поставить программы по оценке бизнес-проектов и расчету их стоимости. 

Откровенно говоря, этот вариант как успешный видится очень призрачным. Сойти с ума можно уже при выборе этих программ. Выслушать от руководства каждой службы их пожелания, провести со всеми презентации существующих ПО, поразмыслить на возможность самостоятельного написания некоторых программ. Дальше - веселее. Любая программа сама по себе данные ниоткуда не возьмет. Следовательно, приходится обучать персонал одновременно множеству программ – что, где, когда и как «нажимать». Следует еще помнить, что внедрение серьезной программы с нуля (не имея опыта работы в такой программе) требует наличия квалифицированного, усидчивого, замотивированного на изменения персонала. Главная сложность возникнет в момент, когда понадобится консолидировать информацию в единые стандарты и форматы. 

Рассмотрение такого варианта возможно с точки зрения стоимости – как не крути, а это дешевле, чем ERP-системы. Однако стоимость лицензированного качественного ПО с каждым годом растет. Плюс затраты на ежегодную поддержку от различных производителей. 

Успешно внедрить одновременно несколько различных программ в сжатые сроки – сегодня это сравни подвигу. Такому ИТ-департаменту можно смело ставить памятник. 

Можно пойти по совершенно другому пути и выбрать третий вариант: воспользоваться логикой теории ограничений системы (ТОС) – найти самое слабое и болезненное место в снабжении информации и закрыть его. 

Что имеется ввиду? Рассмотрим на примере. Компания занимается продажей услуг для массового покупателя. Рынок услуг сегодня вообще очень динамично развивается, порой рост рынка происходит быстрее, чем рост компании. А есть целые сегменты рынка услуг, где компаний, оказывающих качественные услуги, практически нет. Это я говорю к тому, что как только на рынке появляется компания, оказывающая качественные услуги, потребители сами находят её. Если такая компания будет расти и с её ростом не ухудшится качество оказываемых услуг, то организация не будет испытывать недостатка в клиентах. Таковы сегодня реалии рынка услуг. Таким образом, какая информация будет максимально критичной для руководства? Информация о качестве предоставляемых услуг и о том, как это качество повышать. Внедрение системы, поддерживающей концепцию TQM (Total quality management), позволит такой компании еще долго быть конкурентоспособной на данном рынке. 

Внедрение CRM - системы в данном примере если и целесообразно проводить, то точно только после успешной реализации в компании TQM. Если придерживаться логики теории ограничений системы, то CRM-систему стоит внедрять только тогда, когда количество клиентов станет узким место для развития компании. 

Основным преимуществом третьего варианта является то, что в достаточно сжатые сроки и с при ограниченном бюджете, решается самая актуальная и, как правило, наболевшая проблема. Это сразу же отражается на результатах компании, существенно ускоряя ее развитие. Недостатком такого варианта, может стать разнообразие программных платформ в будущем, когда встанет вопрос интеграции всех систем. Кто бы, что не говорил – а консолидировать информацию из разных программ всегда сложнее, чем из одной. 

В подтверждение выбора третьего варианта хочется привести реальный пример. Крупнейшая (с филиалами по всей территории России) российская компания 2 года назад начала у себя внедрение SAP. Проанализировав техническое задание и возможные сроки получения результата, руководство компании решило не ждать, так как информация для принятия решений нужна каждый день. Было принято решение: внедрение SAP идет своим чередом, а для закрытия текущей нехватки информации был куплен программный продукт «Корпоративные финансы», который в достаточно сжатые сроки (несколько месяцев) закрыл вопросы бюджетирования на уровне руководства холдинга. Когда же дело начало доходить до внедрения модуля отвечающего за бюджетирование в SAP, то созданные и проверенные наработки в «Корпоративных финансах» по сути послужили техническим заданием для ERP-системы, что лишь ускорило ее внедрение. 

Выбор варианта для своей компании каждый ИТ -  руководитель делает с очень многими ограничениями – сроки, бюджет, приверженность к уже проверенным решениям, наличие в компании уже внедренных программ, оценочное видение текущих задач и масштабов запросов к системам в будущем, и даже политическое давление внутри компании со стороны различных руководителей (собственно потребителей будущей системы). При принятии решении важно также помнить, что не существует единственно правильного решения. Мы рекомендуем применять третий вариант.