Как организовать централизованное казначейство?
Деньги и время – главные ресурсы любого бизнеса независимо от его масштабов. Но чем глобальнее бизнес, тем актуальнее вопрос эффективного использования ресурсов. Стратегическим прорывом в достижении этой цели для крупной компании (холдинга или группы компаний (ГК)) является создание централизованного казначейства. Проектный опыт консультантов ГК ИНТАЛЕВ позволил сформировать четкий алгоритм действий для решения этой задачи. Далее мы рассмотрим, как он работает на практике.
А для начала предлагаем пройти несложный тест: «Требуется ли организация централизованного казначейства в вашей компании?» На вопросы отвечайте «Да» или «Нет».
- Для принятия решений вы всегда имеете актуальную информацию по остаткам и движению денежных средств?
- Вы получаете плановые и фактические данные по всем видам деятельности с общими аналитиками?
- В вашей компании создан единый центр консолидации информации по заключенным договорам?
- Вы максимально быстро можете проверить, является ли потенциальный контрагент должником перед дочерними компаниями?
- Все заявки на платежи отчетного периода регистрируются в системе и бумажный документооборот заявок отсутствует?
- В компании создан и используется регламент согласования заявок, а количество внебюджетных заявок, утвержденных без контроля со стороны руководства, стремительно приближается к нулю?
- Вы частично отказались от внешнего финансирования за счет перераспределения свободных средств внутри компании?
- Вашу компанию отличает высокая платежная дисциплина?
Если на шесть и более вопросов вы ответили «Да», то, скорее всего вы централизованно управляете денежными потоками и уже имеете результаты в виде экономического эффекта от операций казначейства.
Больше ответов «Нет», число дочерних компаний ежегодно увеличивается, растет количество поставщиков, а с ними и объем договорной работы, и всё это нужно не только уметь контролировать, но и развивать? Пришло время для конкретных действий.
Цитата с проекта:
- Алло, Иван Иванович, вы слышали последний анекдот? «Мы думали, что самый долгий проект в мире – эстонцы пересчитывают китайцев. Оказалось, нет. Самый долгий проект в мире – это согласование моей заявки на платеж в нашей компании».
- Не смешно…
Действительно, посмеёмся, когда в полной мере сможем в режиме on-line управлять ликвидностью и платежеспособностью своего бизнеса.
Как работает централизованное казначейство после завершения проекта?
- В начале отчетного периода каждая организация в составе холдинга или ГК заносит в автоматизированную систему план платежей в виде заявок. При подаче заявок осуществляется контроль лимитов на выдачу денежных средств в разрезе основных аналитик (ЦФО, проект, статья, договор и т.д).
- Заявки проходят все уровни процесса согласования и по итогу попадают в реестр утверждения или Платежный календарь.
- По утвержденному реестру платежей формируются платежные поручения, которые отправляются в систему Банк-клиент.
- При получении банковских выписок, запускается процесс подтверждения фактических выплат, который связывает оплаченные заявки с платежными поручениями.
- В результате вся информация о платежах доступна для построения отчетов и принятия оперативных управленческих решений.
- В системе присутствует вся информация с необходимой аналитичностью по поступлениям и выплатам.
- Обеспечен контроль за финансовыми операциями организаций в составе холдинга
- Консолидация отчетности в режиме реального времени в единой системе
- Оптимизация управления ликвидностью (платежный календарь, управление внутригрупповыми расчетами, управление кредитами и депозитами)
- Сокращение финансовых рисков
С места в карьер или вопросы перед стартом:
· Кто будет внедрять? Можно организовать централизованное казначейство самостоятельно или пригласить экспертов. Компетентные специалисты по решению обсуждаемой задачи есть, но их крайне мало. Команда консультантов ГК ИНТАЛЕВ имеет реальный опыт по разработке методологии и организации централизованного казначейства на проектах.
· Как выбрать программное обеспечение? Специфика организации централизованного казначейства у каждой компании своя, поэтому для решения этой задачи вы не найдете коробочного продукта, в котором можно сразу работать. Для подобных задач подходят гибко-настраиваемые программные комплексы, например ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент