Управление основными средствами
Благодаря процессному подходу можно управлять всем жизненным циклом основного средства: планирование приобретения, покупка или создание, ввод в эксплуатацию, инспектирование, обслуживание, ремонты, выбытие и ликвидация. Для этого есть класс задач по техническому обслуживанию и ремонтам (ТОиР), а точнее управление основными фондами (физическими активами), Enterprise Asset Management. Это систематическая и скоординированная деятельность организации, нацеленная на оптимальное управление физическими активами и режимами их работы, рисками и расходами на протяжении всего жизненного цикла для достижения и выполнения стратегических планов организации.
Преимуществом таких систем, создаваемых с экспертами «ИНТАЛЕВ», является сокращение затрат на техобслуживание, ремонт и материально-техническое снабжение, без снижения уровня надежности. Или, наоборот, повышение производственных параметров оборудования без увеличения затрат на него.
Для нормального решения данной задачи важно, чтобы помимо узко управления оборудованием в единой системе была информация о финансах (стоимость запчастей и ремонтов, история совершенных расходов и их оптимизация и т.д.), снабжении, документообороте и даже персонале. Нужно создать такое единое информационное поле и предоставить полную отчетность для принятия эффективных решений на протяжении всего жизненного цикла оборудования.
Стабильная работа оборудования и контроль над отдачей от основных фондов
Посмотрите, как эксперты «ИНТАЛЕВ» решают важные задачи по управлению основными фондами (enterprise asset management). Для автоматизации применяется флагманский продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Приобретение, лизинг или аутсорсинг?
Перед осуществлением капитальных расходов нужно выбрать правильную форму инвестиций и собственности. Что будет эффективнее: приобрести технику/недвижимость, или взять ее в лизинг/ипотеку, или пользоваться внешними услугами (аутсорсинг)?
Финансовому менеджеру требуется осуществить комплексный расчет всех потоков с учетом общей стоимости владения для каждого из решений. Помимо отдельного расчета по каждому решению, нужно оценить влияния конкретного решения на общую финансовую картину компании.
Моделирование оптимальных условий приобретения
Для этого в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» моделируются параметры сделки. Выбранные сделки автоматически отражаются в плановых бюджетах, и можно выбрать оптимальный вариант с точки зрения как отдельной сделки, так и общего финансового состояния компании.
Контроль эффективности принятых решений
После принятия решения важно отследить его фактические результаты и понять, насколько правильным оно было. Для этого «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести фактические данные по расходам на принятое решение и сравнить их с полученным доходом.
Для регулярных решений можно настроить стандартный бизнес-процесс принятия подобных решений. Он также может быть полезен и для лизинговых компаний, которые принимают аналогичные решения, но уже с позиции продавца.
Обслуживание и ремонты
Здание надо обслуживать, технику надо ремонтировать, оборудование может выходить из строя.
Для каждого объекта основных средств можно создать карточку, и учитывать все плановые и фактические операции над ним. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести полное досье по объектам, интегрируя техническую, финансовую и прочую информацию в одном месте.
Обслуживание и ремонты
Можно организовать различные виды обслуживания и ремонтов: по событию, плановые и регламентные, по состоянию (экспертизе). Конечно, можно настроить учет серийных и иных уникальных номеров оборудования, проводить его инвентаризацию.
Эффективное управление оборудованием невозможно без процессного подхода, затрагивающего не только службы главного механика/энергетика/инженера, но и все взаимосвязанные подразделения. С помощью бизнес-процессов в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» автоматизируются все операции управления обслуживанием и ремонтами: заявки и заказы, наряды, акты и документы экспертизы. Удобно, что можно планировать обслуживание и ремонты любого вида, отталкиваясь от других событий в системе: оприходование основных средств, достижение предельных показателей по наработке/эксплуатации и т.д.
Мониторинг состояния оборудования и проведенных ремонтов
Идет полный мониторинг состояния и контроль выполнения профилактических, ремонтных и аварийных работ. При необходимости в контур автоматизации процессов включается претензионная работа, работа с исками. Сюда же можно включить задачи управления доступностью ремонтного персонала, анализ квалификации, соответствия требуемой компетенции, учет посещаемости.
В системе осуществляется регистрация всех расходов на ремонтные работы (материалы, время, трудозатраты) и сравнение их с запланированными. С помощью этого механизма можно автоматизировать все этапы сервиса: каталоги и виды обслуживания и ремонтов, учет и контроль сроков и гарантий и ремонтов, регистрация и обработка заявок, анализ и контроль статусов и выполнения заявок.
Календари загрузки и выбытия оборудования
Можно составить прогнозный и плановый календари выбытия основных средств (по причинам ремонтов, ликвидации и пр.) и управлять доступностью основных средств. Если выбывающие основные средства влияют на формирование доходов или расходов компании (например, выбытие части автопарка влияет на размер выручки от него), то благодаря интеграции всех задач в едином «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно автоматически видеть последствия данных решений на финансовом состоянии бизнеса.
Главному механику и другим ответственным лицам в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» формируется весь пакет необходимой отчетности о состоянии вверенных механизмов и проведенных ремонтах.
Взаимоотношения с клиентами
Для повышения отдачи от основных фондов их можно сдавать в аренду или оказывать с их помощью услуги клиентам. Для этого нужно наладить результативные отношения с клиентами.
Взаимоотношения с клиентами
Для регулярных услуг или постоянным клиентам важно наладить полный цикл взаимоотношений с постоянными потребителями: регулярный расчет сумм и выставление счетов → регулярный контроль сбора платежей → периодический контроль соответствия фактического состояния объема потребления заявленному → регулярный контроль состояния задолженности и применение мер к неплательщикам → реклассификация задолженности.
Помимо постоянных отношений с потребителями, компания может оказывать разовые услуги по подключению, сервису и т.д. Это приводит к усилению продаж в компании.
Выполнение заявок
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предлагает процессный подход. Для всех этих взаимоотношений нужно описать и автоматизировать бизнес-процесс, начиная с заявки покупателя и завершая сбором и предоставлением всей документации в бухгалтерию. В рамках автоматизированного бизнес-процесса автоматически могут быть проверены остатки денежных средств по счетам потребителей, списаны согласно тарифам и заявленным показателям, сформирован весь пакет документов (счет, акт, счет-фактура и пр.) для покупателя.
Вы описываете лучшие практики продаж, закрепляя их в виде бизнес-процессов: как работать с новым клиентом, как выполнять заказ клиента, как контролировать оплаты, как замерять продвижение сделок с клиентами, как управлять собираемостью задолженности. Эти бизнес-процессы автоматизируются с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Бизнес-процессы касаются не только продавцов. Они пронизывают всю компанию: принятый заказ сразу по процессу отправляется в другие службы, оттуда передается в производство и т.д. Каждый может отследить состояние заказов, нарядов и сделок не только в финансовом выражении, но и на уровне действий: кто, что и когда сделал и какой внес вклад в общий результат.
Заявляет исполнительный директор ОАО «Трубодеталь» (производство соединительных деталей для трубопроводов) Н. Г. Назаров: «…В ходе проекта бизнес-процесс согласования договоров был значительно оптимизирован. Теперь согласование всех договоров идет одновременно всеми согласующими лицами. Лица, отвечающие за согласование и заключение договоров, освобождены от многочисленных походов по кабинетам согласующих лиц.
Благодаря оптимизации и последующей автоматизации бизнес-процесса удалось сократить время согласования. Кроме того, работа с договорами стала более дисциплинированной: в информационной системе фиксируется история согласования каждого договора вплоть до времени, которое сотрудник потратил на выполнение той или иной функции.
Все согласованные и только поступившие на согласование договоры хранятся в едином электронном архиве. По каждому договору хранится перечень рисков, отмеченных согласующими лицами. Все сотрудники компании имеют доступ к своим договорам в рамках центрального электронного архива.
Кроме того, построенная в результате проекта система электронного согласования договоров является инструментом дальнейшей оптимизации договорной работы…»