Автоматизация бизнес-процессов и документооборота
Группа компаний «ИНТАЛЕВ» предлагает услуги по внедрению электронного документооборота в деятельность организаций. Гарантируем оперативное исполнение каждого заказа. Мы используем процессный подход и современную технологию Workflow. Все процессы детально прорабатываются, оптимизируются, а затем автоматизируются. Мы готовы поделиться с вами опытом и организовать автоматизацию документооборота на предприятии.
- Как разработать оптимальную систему управления повседневными задачами в вашей компании?
- Как связать документацию, участвующую в процессе, с учетной системой?
- Как в автоматическом режиме контролировать выполнение работы каждым из сотрудников?
- Как учесть выполнение показателей и нормативов персоналом?
- Как добиться максимальной эффективности, используя систему электронного документооборота?
- Как оптимизировать не только оборот документов, но и бизнес-процессы?
Наши эксперты знают ответы на все эти вопросы! Мы успешно реализовали десятки проектов и готовы помочь вам в решении поставленных задач.
Ваши дела в порядке!
Для автоматизации процессов мы используем флагманский продукт, разработанный специалистами нашей компании — «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Успех применения этой программы подтверждается сотнями положительных отзывов.
«В результате бизнес-процесс стал прозрачен, а время на согласование договора сократилось в два раза», — делится своими впечатлениями о системе электронного документооборота генеральный директор группы компаний «ДРУЖБА» Игорь Палочкин.
Электронный документооборот
Внедрение электронного документооборота позволяет минимизировать риски, связанные с потерей документов в процессе работы и при проверках. Суть мероприятия — в автоматизации исполнения различных бизнес-процессов. Вместе с тем создаётся электронный архив, в котором хранятся текстовые версии и отсканированные копии документов фирмы.
Возможность разграничения доступа позволяет защитить документ от просмотра нежелательными читателями. Какие документы переносятся в электронный формат в ходе автоматизации документооборота на предприятии?
- Входящие и исходящие письма.
- Протоколы.
- Служебные записки.
- Претензии и иски.
- Рекламации.
- Заявки.
Система позволяет формировать отчетность по работе с документами. Она экономит время сотрудников и позволяет тратить его на решение более важных задач.
Полный цикл работы с документом
Система электронного документооборота не только организует централизованное хранение документации, но и обеспечивает весь цикл работы с бумагами. При этом у пользователя есть возможность настроить выполнение бизнес-процессов: к примеру, сразу после заключения договора стартует процесс контроля за его исполнением. При регистрации входящих писем поручение по выполнению процесса даётся ответственным лицам.
Преимущество организации электронного документооборота — процессный подход
В системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» используется подход не от документа, а от исполняемого процесса. Любой документ представляет собой факт фиксации того или иного события, поэтому управление процессами в компании рекомендуется связывать с документооборотом. Программный продукт позволяет автоматизировать движение поручений внутри компании. Получив информацию о том, кто является ответственным за решение той или иной задачи, программа сама контролирует дальнейшее выполнение.
Электронный архив — удобство для компаний с филиальной сетью
Благодаря использованию веб-интерфейса вход в архив возможен из любого места. Ваши сотрудники смогут работать с документами, находясь в командировках или работая из дома. Такая система удобна и для компаний с филиалами в разных городах.
Поддержка электронной цифровой подписи
Система автоматизации документооборота на предприятии интегрируется с внешними средствами криптографической защиты. Она поддерживает электронную цифровую подпись и позволяет организовывать юридически значимый документооборот.
Внедрение электронного документооборота в финансовую деятельность
По каждому договору в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно получить подробную финансовую аналитику:
- принадлежность к ЦФО;
- лимит расхода в периоде;
- график погашения.
Это далеко не полный перечень параметров, которые позволяет учитывать система организации электронного документооборота. Параметры, касающиеся финансовой стороны вашей сделки, будут зафиксированы в документе. Так, в частности, заключение договора аренды позволит моментально рассчитать расходы на аренду на любой период. Услугами перехода на электронный документооборот в Москве уже воспользовались десятки компаний, поскольку это удобно и выгодно.
Хозяйственный и финансовый контроль
Работая с архивом и анализируя представленную в нём статистическую информацию, специалисты компании смогут контролировать выплаты контрагентам и задолженности, управлять начислениями. Из управленческой отчетности вы сможете получить не только номер договора и его реквизиты, но и другую полезную информацию.
Как организация электронного документооборота в Москве поможет вам в бизнесе?
- Автоматизация рутинных задач. Выполнение стандартных операций перекладывается с человека на компьютер. Это экономит время сотрудников и повышает эффективность предприятия.
- Снижение человеческого фактора. Организация электронного документооборота в Москве в вашей компании позволит снизить риск ошибок сотрудников. Автоматические системы, наделенные высоким интеллектом, не допускают погрешностей в данных.
- Приведение бизнес-процессов к единому стандарту. Программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» поддерживает различные уровни детализации бизнес-процессов: от работы крупного холдинга в целом до действий отдельно взятого сотрудника. При этом для каждой из задач устанавливаются критерии эффективности — специалисты работают, выполняя общекорпоративные стандарты на все 100 %.
- Грамотная оптимизация. Переход на электронный документооборот с программой «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» оптимизирует процессы, исключая всё лишнее. В ходе автоматизации процессов исключается дублирование функций, упрощается выполнение сложных операций и автоматизируются рутинные действия. Так, например, при переходе с последовательного на параллельное решение задач удаётся сокращать сроки рассмотрения и согласования документов — заявок, договоров и других бумаг.
- Автоматизация контроля. Одна из главных задач оптимизации — повышение качества выходного продукта. Добиться этого можно, автоматизировав контроль за исполнением задач и установив точки контроля.
- Автоматизация для СМК. Если на предприятии используется система менеджмента качества ISO 9000, с помощью электронного документооборота для неё можно собрать статистику реального выполнения задач.
- Уменьшение зависимости от отдельных специалистов. С помощью программы «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» вы сможете не только обучить новых сотрудников, но и сделать саму систему незаменимым «специалистом». Она оптимизирует выполнение многочисленных управленческих задач с максимальной эффективностью.
