Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса

Цель данной статьи – популярно рассказать о бюджетном управлении как современном эффективном способе управления компанией. Автор статьи в простой и доступной форме познакомит читателей с основными понятиями бюджетного управления, механизмом постановки системы бюджетирования на предприятии "с нуля", а также о проблемах ее автоматизации. В статье содержится практический материал, который поможет избежать возможных ошибок в постановке и автоматизации бюджетного управления, расскажет о последствиях поверхностного и несистемного отношения к управленческому учету и бюджетированию. Автор познакомит читателя с собственными взглядами на управление компанией, основываясь на своем опыте успешного ведения бизнеса. Статья представляет интерес как для специалистов, так и для людей, только начинающих интересоваться вопросами постановки системы бюджетирования.

Система управления предприятием, бюджетирование, управленческий учет... Все это знакомые, широко употребительные термины, но, как часто бывает в таких случаях, мы не всегда можем четко определить для себя их смысл. Эти термины кажутся нам интуитивно понятными настолько, что мы легко миримся с их полной непонятностью.

Далее в статье автор будет подробно останавливаться на вопросах, которые на первый взгляд могут показаться простыми, но без понимания простых, основополагающих вещей, как известно, невозможно перейти к вопросам более сложным

Начнем с самого главного: что мы подразумеваем под "управлением"?

В западных учебниках по менеджменту можно найти формулировку на любой вкус, но все они дают лишь общее представление о том, что представляет собой процесс управления. Мы предлагаем вашему вниманию визуальное представление процесса управления в виде следующей схемы:

Эта схема представляет собой цикл управления компанией, состоящий из взаимосвязанных этапов:

• целеполагание
• планирование
• исполнение
• контроль
• анализ
• формирование управленческого воздействия
• корректировка

Цикл замыкается и может быть применен абсолютно к любому процессу, протекающему в компании: от внедрения новой продуктовой линии до разработки рекламного бюджета.

Работу цикла можно проиллюстрировать на примере управления кораблем: в этом случае - Целеполагание — это принятие решения доплыть, например, из Ливерпульской гавани в Бразилию; Планирование — это решение о том, что для пополнения запаса горючего нам необходимо зайти в промежуточный порт, например, на Кубу; Исполнение — это, собственно, плавание; Контроль — это необходимость прочитать название порта и убедиться, что попали именно на Кубу, а не в Сенегал; Анализ — соотнесение желаемого местонахождения с действительным; Формирование управленческого воздействия — оргвыводы (например, приказ заменить проштрафившегося штурмана или предложение заменить компас); Корректировка — изменение планов или целей в зависимости от величины промаха; и так далее.

Циклы – явление очень распространенное: жизненный цикл продукта, циклы развития экономики, циклы обработки сельскохозяйственных земель, лунные циклы и т.п. Сила цикла – в его повторении, воспроизводстве. Наверное, самое гениальное изобретение человечества – колесо – тоже имеет циклический суть.

Но у циклов есть и свои принципы работы: цикл работает только в том случае, если присутствуют все его компоненты и он замкнут. Точно так же и в управлении. Если на предприятии отсутствует какой-либо из указанных этапов или нарушено его функционирование (например, фирма не имеет ясных целей или нет системы планирования и т.д.), то это означает, что цикл управления "разорван". В таких условиях неэффективно управляются как отдельные субсистемы, например, финансы фирмы, так и все предприятие в целом.

Таким образом, управление предприятием состоит из последовательных и обязательных этапов. Какие фазы управленческого цикла подлежат автоматизации? Достаточно очевидно, что не целеполагание и корректировка, которые пока являются прерогативой именно человека, а не машины, поскольку на этих этапах разрабатывается/корректируется миссия, стратегия предприятия, его глобальные планы (имеющие, в основном, качественную оценку) или производится изменение плана — процесс, тоже не подлежащий алгоритмизации. Помочь в этом человеку может только другой (чуть не сказал "человек") консультант. Хорошо, если фирма-внедренец имеет отдел консалтинга, и при необходимости будет готова выделить опытных консультантов по этим вопросам. Формирование управленческого воздействия — процесс волевой в не меньшей степени, чем интеллектуальный. Компьютер тоже ничем не поможет. На всех же остальных стадиях автоматизация весьма и весьма уместна. В любом случае сбои на любой стадии управления приводят к тому, что объект становится плохо или вовсе неуправляемым.

Таким образом, при автоматизации системы управления предприятием автоматизировать нужно фазы планирования, контроля (учета) и анализа. Все три. А теперь сравните, присутствуют ли в используемой вами управленческой программе все эти функции? Чаще всего в компаниях автоматизирована фаза учета, бухгалтерского и оперативного. Но они принадлежат фазе контроля, и реализованы в ней эти задачи частично. Допустим, вы знаете месячный объем продаж. Ну и что? Его не с чем сравнивать, следовательно, непонятно, как регулировать этот объем. А если бы у предприятия существовал обоснованный план по объему продаж, то каждый день менеджер получал бы информацию: укладывается он в план или нет, и в результате чего возникло отклонение. В этом случае менеджер, действительно, владеет информацией и является именно менеджером, а не бухгалтером или секретарем?

Другие службы в зависимости от выполнения плана продаж управляли бы своей деятельностью: закупкой, транспортировкой, прямыми расходами. А это еще один эффект – управленческий цикл полностью дает возможность работать компании как единому целому, устанавливая единые для всей компании ценности, цели и правила игры. Очевидно, что это облегчает взаимодействие между службами и повышает эффективность работы самой компании.

С вопросом управления мы разобрались. Теперь пора вернуться к вопросу, чем, собственно, надо управлять? Судя по тому, что Вы читаете эту статью и дошли до этого места – управлять мы будем бизнесом.