Платежный календарь повышает ликвидность

Эффективность работы предприятия, его финансовое благополучие и доходность во многом зависит от грамотного управления денежными средствами. Предприятие будет испытывать финансовые затруднения, если на балансе нет минимального запаса денежных средств. С другой стороны их избыток может указывать отнюдь не на финансовое здоровье фирмы. 

Управление денежными потоками на предприятии – непростая задача, порой она требует значительных творческих усилий от ответственных за эту деятельность сотрудников. Сегодня большинство компаний сталкиваются с различными проблемами, связанными с потерями от неэффективного использования денег и как результат, проблемами со своей ликвидностью[1]. Механизмом, который позволяет контролировать ликвидность компании и максимально эффективно использовать денежные средства является платежный календарь.  

Можно представить платежный календарь как график поступления средств и осуществления платежей, а можно представить его как совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Безусловно, сколько людей, столько и видений решения различных задач. Представлений о платежном календаре существует множество, не будем спорить о терминологии и рассмотрим что такое платежный календарь в одном из представлений. 

Кто рулит денежными потоками 

Платежный календарь – это система управления денежными потоками (поступлениями и выплатами) компании. Хочется акцентировать внимание на слове «управление». В этом представлении управлять, значит планировать, контролировать и анализировать. 

Как работали еще недавно большинство средних и малых компаний рассмотрим на примере производственного предприятия. (На сегодняшний день ситуация улучшается и все больше компаний начинают придерживаться платежной дисциплины). В такой компании есть несколько подразделений:

• отделы продаж и закупок,
• маркетинговый отдел,
• администрация,
• финансово-экономический отдел,
• производственные участки.

Все эти отделы выполняют свою конкретную работу, без которой предприятие не сможет существовать и развиваться. Чтобы конкретное подразделение выполняло свою функцию для этого необходимо использовать деньги. Так, службе закупок нужно оплачивать счета поставщиков, отделу маркетинга необходимо платить за рекламные акции, каждому подразделению надо покупать технику, канцтовары, ездить в командировки, получать заработную плату и т.д. И если какая-то из служб не сможет выполнять качественно свою работу, то под угрозой окажется развитие всей компании. 

Кто решает, нужно ли сегодня понести какие-то затраты для деятельности отдела? Вполне очевидно, что на этот вопрос может ответить руководитель каждого конкретного подразделения или человек, которому он делегировал часть полномочий. Отсюда вывод: необходимость в затратах для каждого подразделения (следовательно, и необходимость в выплатах) определяет руководитель каждого подразделения. 

На практике оно так и происходит. Руководитель подразделения принимает решение о том, что ему в отдел нужно купить новый компьютер, идет в бухгалтерию или финансовую службу и просит, чтобы ему оплатили покупку этого компьютера. И хорошо, если сегодня на расчетном счете деньги есть – тогда бухгалтер оплачивает этот счет и проблема решена. А если денег на счету нет или, представьте, что сегодня пришли пять человек и попросили денег больше, чем есть на счетах раза в два? И всем надо срочно? Как решить, кому не оплачивать? У вас тоже такое происходит? 

Такая ситуация очень часто случается в практике украинских компаний. Основные проблемы, с которыми они сталкиваются это:Для того чтобы платежный календарь заработал, необходимо начать планировать денежные потоки, прописать логику прохождения и утверждения заявок на выплаты, которая будет понятна каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможно без осознания принципиального положения:планированием поступлений и выплат не может заниматься финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер.

• отсутствие системы планирования поступлений и выплат денежных средств,
• отсутствие формализованных процессов, по которым заявки на выплаты денег подаются, утверждаются и собственно выплачиваются,
• слабая культура платежной дисциплины как таковой, в частности даже из-за особенностей менталитета.

Необходимо не распределять недельный план выплат по каждому дню, а именно планировать выплаты и поступления компании. Если компания пытается запустить механизм платежного календаря и поручить финансовому отделу планировать потоки денежных средств, то шансы на запуск значительно сокращаются. Почему? Да потому что необходимость в затратах (а, следовательно, и в выплатах) каждого подразделения определяют руководители подразделений, а не финансовая служба. 

Планирование денежных потоков  – это комплексная задача, которую необходимо решать руководителям подразделений совместно с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует свои выплаты, например, на год помесячно, каждый месяц конкретизирует и детализирует план понедельно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. И только с этого момента финансовая служба начинает полноценно управлять денежными потоками. В результате финансовый директор или главный бухгалтер может легко отказать в оплате счета, которого нет в утвержденном плане компании. С этого момента финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому дню, размещая излишки на депозите и зарабатывая на этом, а, не привлекая как раньше в критические моменты кредиты и неся расходы по процентам. 

Платежный календарь в действии 

Внедрение платежного календаря подразумевает последовательное выполнение следующих задач: 

a) составить регламент планирования, в котором указать кто, в какие сроки, какие бюджеты планирует, согласовывает и утверждает;

b) составить регламент взаимодействия различных отделов с финансовой службой с целью осуществления выплат (кто и когда подает заявку на выплату денежных средств, в какие сроки и кем она должна быть утверждена, выплачена);

c) автоматизировать упомянутые регламенты, обеспечив автоматический контроль превышения лимитов.

Как видно, первые два пункта – это методологический участок работы. Очень важно составить эти регламенты и только потом приступать к автоматизации платежного календаря. Если попытаться решить отсутствие платежной дисциплины внедрением какого-нибудь программного продукта без предварительного прописания процесса заявок на денежные средства методологами, то так или иначе при внедрении программы отвечать на методологические вопросы придется. В результате система может так и не запуститься и причины незапуска так и останутся невыясненными. 

Приступать к автоматизации стоит после описания самого процесса. Автоматизированный платежный календарь подразумевает настроенный в «ИНТАЛЕВ: Документооборот» бизнес-процесс (см пример на рисунке) и обученных пользователей, знающих как работать с этим процессом. Каждый сотрудник компании, имеющий право инициировать заявку знает как это сделать в программе. После запуска заявки он точно знает в какой последовательности будет проходить утверждение его заявка. В любой момент он может зайти в программу и посмотреть на какой стадии утверждения заявка находится, сколько еще времени по регламенту осталось у исполнителя задачи для того, чтобы утвердить задачу.

В свою очередь руководство всегда может проанализировать количество поданных заявок за период, средние сроки исполнения заявки, оценить нагрузку на финансовую службу. 

Связка модулей «ИНТАЛЕВ: Документооборот» и «ИНТАЛЕВ: Корпоративные Финансы» позволяет сотрудникам планировать свою деятельность (в том числе и выплаты ДС) и автоматически контролировать выплаты по утвержденным плановым лимитам. Такой функционал позволяет не искать по экселевским табличкам и листочкам бумаги утвержденные планы руководства для очередной просьбы сотрудника проплатить какой-то счет. Программа автоматически проверит есть ли заявка в утвержденном плане и в случае превышения лимита - предупредит (или вообще не даст провести заявку) об этом. 

Платежный календарь легко приживается в компаниях с процессно-ориентированной корпоративной культурой[2], с жестко определенными центрами финансовой ответственности (ЦФО) и регламентированным документооборотом. В тех же компаниях, где культура была иной, платежный календарь способствует налаживанию дисциплины и ориентированию корпоративной культуры на процессную. 

Правда не редко можно встретить ситуацию, когда даже внедренный платежный календарь не позволяет финансовому директору на 100% быть уверенным в полном контроле денежных средств. На практике очень часто такую дисциплину нарушают ее же заказчики – директора и собственники компаний. Как говорится, нет правил без исключений – если владелец компании сказал надо, значит, будут платить. 

Функционал платежного календаря может быть использован в компании любого масштаба – от небольшой компании до крупного холдинга. Можно задаться вопросом, а нужен ли предприятию платежный календарь, решит ли его проблемы? Всех проблем он, конечно, не решит. Основной критерий, характеризующий необходимость использования платежного календаря – внутренние и внешние потери компании от его неиспользования обходятся дороже, чем затраты на его внедрение и поддержание. 

Платежный календарь – это целая культура управления денежными потоками. В компаниях, которые внедрили у себя механизм платежного календаря, существенно меняется понимание в ценности такого механизма. Ведь он устраивает всех: руководители подразделений уверены, что если выплата была утверждена, то никаких загвоздок с ее реализацией не должно возникнуть, финансовая служба планирует и распределяет движение денег, выполняя свою прямую функцию обеспечения ликвидности компании.  

Можно проиллюстрировать значение платежного календаря, сравнив финансовую службу компании, работающую без платежного календаря с гребцом байдарки, который сидит спиной по направлению куда плывет. В этом случае лодка может подплыть очень близко к обрыву, когда уже будет поздно сворачивать. Ситуация кардинально меняется и краха не будет, если финансового директора вооружить платежным календарем, а гребца посадить спиной к корме. Внедренный платежный календарь позволяет существенно повысить управляемость денежными потоками в компании, тем самым, обеспечивая возможность поддерживать ее ликвидность. 

Используя решение «ИНТАЛЕВ: Корпоративные Финансы» + «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» Платежный календарь компании, с методически правильно построенной финансовой моделью, с четко распределенными ЦФО, их правами и обязанностями закрепят достигнутые результаты и создадут условия для дальнейшего роста своих экономических показателей.