Оптимизация управления в компании и обучение персонала
Елена Шевченко,
консультант по управленческим технологиям украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»
Консалтинг (consulting) — это процесс передачи знаний и опыта, повышение эффективности работы, как отдельных технологических звеньев, так и всего предприятия в целом. Сегодня особенно востребовано внедрение управленческих технологий — стратегического, процессного, организационного и бюджетного управления.
Качественное внедрение новых управленческих технологий затрагивает сотрудников разных уровней управления, как верхнего, так и среднего звена.
Трудности перехода на новую систему управления связаны с тем, что у каждого из сотрудников компании есть сложившиеся представления о ее деятельности, о принципах и методах работы, которыми они повседневно руководствуются. Для перехода к новой технологии управления очень важно изменить взгляды людей на свою работу и функции в организации, сформировать новые отношения. Помогает в этом корпоративный семинар.
Рассмотрим проект по внедрению одной из наиболее востребованных и необходимых на сегодняшний день технологий управления —системы бюджетного управления. В общем виде проект по его внедрению состоит из следующих основных блоков:
-
корпоративный семинар;
-
постановка системы бюджетного управления (разработка регламентных документов);
-
автоматизация (установка, настройка программного обеспечения, обучение пользователей);
-
ввод в эксплуатацию и оптимизация работы системы в конкретной организации («доводка»).
Каждый из этапов проекта важен для достижения реального результата при переходе на новую систему управления. К сожалению, заказчик не всегда понимает, что проект — целостная система, забывает, что «скупой платит дважды». Иногда, приняв решение о внедрении системы бюджетирования, компания-клиент ради экономии отказывается от корпоративного обучения, приступая сразу ко второму этапу —разработке регламентных документов. При таком условии участники проектной группы, как правило, не понимают, чего именно хотят от них консультанты, по-разному интерпретируют вопросы экспертов, не имеют единого видения внедряемого проекта, не понимают его роли и места каждого из участников. Нередко это приводит к тому, что сотрудники компании воспринимают внедряемые новшества как помеху работе, что лишает смысла сам замысел оптимизации системы управления.
Наш значительный опыт позволяет говорить о том, что срок внедрения проекта без предварительного обучения вдвое растягивается по времени, соответствующим образом увеличивается и стоимость проекта. Вот почему корпоративный семинар, предшествующий работе над регламентами, — это необходимая и результативная часть консалтингового проекта.
Основные принципы работы компании «ИНТАЛЕВ»
-
Системный подход к решению задач клиента. Путь от идеи до ее воплощения в конкретном результате.
-
Ориентация на конкретный конечный результат для каждого клиента и проекта.
-
Баланс между консалтингом, программным обеспечением и бизнес-обучением. Ни одно направление не является доминирующим, все одинаково важны для построения эффективной работающей системы управления.
Цели проведения корпоративного семинара:
-
передать сотрудникам компании-заказчика теоретические знания и сформировать практические навыки в области постановки эффективного управления;
-
донести до персонала компании значение и цели проекта, разъяснить последовательность шагов при внедрении, рассказать об ожидаемых результатах, а также определить роли каждого участника проектной группы.
Практическая часть семинара (тренинг) — важнейший его этап. Опыт, передаваемый консультантами участникам, полезен для дальнейшего поиска новых подходов и приемов ведения дел уже самими сотрудниками компании-заказчика. Практическая часть семинара включает рассмотрение примеров деятельности других организаций, обучение новым методам и принципам работы. Формы работы — кейсы, интерактивное взаимодействие.
Понимание цели проекта и личная включенность сотрудников существенно снижают риск отторжения коллективом изменений в компании.
Мы видим следующие эффекты проведения корпоративного семинара:
- Приведение знаний сотрудников к одному знаменателю. Преодолевается «хаотичность» знаний персонала («Мы все учились понемногу чему-нибудь и как-нибудь…») о проекте и его целях. Как правило, руководители верхнего и среднего звена имеют определенные знания в области теорий управления, но несистемные и разноуровневые. Одними и теми же терминами люди называют совершенно разные понятия. Корпоративный семинар дает возможность привести знания работников «к одному знаменателю»: о терминах перестают спорить, поскольку о них договариваются.
- Снижение внутренних транзакционных издержек. Практика показывает, что оптимизация взаимодействий между сотрудниками уже само по себе дает значительный положительный эффект для всей организации. Внутренние транзакционные издержки — это затраты времени и энергии при несогласованном взаимодействия (общении) людей в организации. В проект вовлекаются работники из различных подразделений, которые нередко говорят об одном и том же, оперируя при этом разными понятиями. Семинар позволяет представителям разных профессий увидеть общую цель и понять важность правильно выстроенных взаимодействий.
- Формирование команды (проектной группы). Цель семинара – помочь группе людей стать слаженной командой. Предполагается, что сотрудники компании-заказчика, участвующие в семинаре, будут в дальнейшем работать в одной проектной группе при реализации проекта. Командная работа позволяет получить синергетический эффект, результат совместных усилий всегда больше того, который мог бы быть получен в работе каждого из участников группы по отдельности (Группа музыкантов еще не оркестр). Семинар позволяет добиться слаженности во взаимодействии сотрудников.
- Снижение риска отторжения проекта. По степени толерантности к изменениям сотрудников компании можно (условно) разделить на следующие категории: ретрограды, колеблющиеся и новаторы (см. рис.). Ретрограды, не приемлющие изменений, и новаторы, приветствующие все новое, составляют менее четверти от численности коллектива. Большая часть людей попадают в категорию «колеблющихся». Новаторы, как правило, являются инициаторами проекта и принимают изменения, которые он с собой несет. Однако чтобы изменения были внедрены, их должны принять большинство сотрудников компании. Для этого необходимо работать с «колеблющимися», показывать им преимущества новых технологий. Важно подвести мнение большинства к позициям, близким к новаторским. Чтобы добиться такого результата, необходимо максимально вовлечь всех сотрудников в процесс обсуждения и внедрения проекта.
|
|
Рис. Распределение работников по их отношению к изменениям |
При организации семинара часто возникает вопрос: «Кого же отправить на учебу?»Вариантов ответа, как правило, три:
- Обучение проходят топ-менеджеры предприятия. Затем они передают знания средним и нижним звеньям управления. Сильная сторона такого решения — наличие у руководства властных полномочий, достаточных для того, чтобы инициировать изменения в компании. Однако при этом степень вовлеченности остальных сотрудников в проект и понимание общих его целей остаются незначительными.
- Обучаются менеджеры среднего звена, которые в дальнейшем выступают источниками новых знаний в компании. В этом случае вероятность отторжения новшеств коллективом уменьшается, но сложности могут возникнуть при донесении новых идей до руководства.
- Проводится корпоративное обучение всей команды управленцев компании — менеджеров высшего и среднего звена. Присутствие на корпоративном семинаре менеджеров компании разного уровня позволяет рассматривать вопросы, касающиеся различных сфер деятельности этой организации, более детально обсуждать подробности вариантов их решения. Главное преимущество заключается в том, что группа руководителей с различными (и не всегда согласующимися) представлениями о бизнесе и управлении превращается в команду, имеющую единое видение деловых задач, владеющую одной терминологией, способную совместно анализировать проблемы и находить пути их решения, используя новые перспективные методы управления.
Каждый из трех вариантов имеет свои преимущества и слабые стороны. По нашим оценкам, в настоящее время около 65% украинских и российских компаний используют первый вариант организации обучения, 30% — отправляют на учебу специалистов и менеджеров среднего звена и всего 5% компаний выбирают корпоративное обучение, несмотря на то, что именно этот вариант дает наилучшие результаты. Уверены, что со временем это соотношение будет меняться.
Осуществляя консалтинговые проекты в разных форматах, специалисты нашей компании, пришли к однозначному выводу: проведение корпоративного семинара в преддверии консалтингового проекта повышает скорость внедрения изменений в несколько раз. Это значит, что инвестиции вложенные в обучение неоднократно окупаются. На сегодняшний день способность учиться быстрее своих конкурентов — единственный надежный источник превосходства над ними.
Опыт работы многих компаний свидетельствует о том, что внедрение новых технологий не имеет смысла без предварительного обучения персонала. Помощником в создании системы такого обучения может стать внешний консультант, предоставляющий консалтинговые услуги по внедрению новых технологий по принципу «эксперт — профессионалам».