Не 1с-ом единым. Бухгалтерские документы помогают управлять
Как использовать бухгалтерские документы для построения управленческого учета
Планирование любой деятельности, будь то в масштабах страны или небольшого предприятия, начинается с бюджета. Ну а затем уже для правильной оценки финансового положения предприятия, точного распределения доходов и расходов, контроля за выполнением определенных финансовых показателей используется специальный механизм управленческого учета — бюджетное управление.
Являясь составной частью бухгалтерского учета, управленческий учет стоит несколько обособленно от него. Тем не менее, он тесно связан с бухгалтерским учетом, а в их структуре много общего. Так, стандарты управленческого учета, принятые на предприятии, могут существенно отличаться от стандартов бухгалтерского учета. Однако основной источник информации как для бухгалтерского, так и для управленческого учета — первичные хозяйственные операции. Точнее, можно сказать, что информация о фактической деятельности предприятия содержится в первоисточнике информации — документе, с помощью которого данные и заносятся в автоматизированную учетную систему. Документы отражаются как в бухгалтерском учете (при их проведении создаются бухгалтерские проводки), так и в оперативном учете — в виде движений регистров оперативного учета. Для получения управленческих данных пользователи, как правило, используют бухгалтерскую информацию, приспосабливая ее под принятые на предприятии правила ведения управленческого учета.
Каждый, кто сталкивался с ведением на предприятии не только бухгалтерского, но и управленческого учета, знает, как много времени, усилий, а значит, и финансовых ресурсов тратится на параллельный ввод фактических данных в две учетные системы. Поскольку сейчас бухгалтерский учет автоматизирован практически на любом предприятии, логично автоматизировать перенос информации из первичных документов в управленческий учет.
Определяем правила
Ни для кого не секрет, что самые популярные программы для автоматизации бухгалтерского учета — это различные конфигурации на платформе «1С». Автоматизированная система «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», разработанная для совместного использования с учетными системами на платформе «1С:Предприятие 7.7», имеет в своем распоряжении все необходимые механизмы для такого переноса.
Основное хранилище информации в ней — «Управленческий план счетов», аналог бухгалтерского «Плана счетов». Все операции по внесению плановых или фактических данных отражаются в управленческом плане счетов. При внесении информации в нем так же, как и в бухгалтерском учете, используется принцип двойной записи. Алгоритм формирования бюджетной операции1 в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» основан на бухгалтерских проводках и документах — при их создании и формируется этот управленческий документ.
Таким образом, чтобы наиболее полно отразить в системе управленческие данные, необходимо лишь настроить правила, по которым информация из бухгалтерских проводок или документов будет преобразована в бюджетные операции. В программе существует несколько гибко настраиваемых механизмов для получения фактических управленческих данных на основании бухгалтерских, а именно:
- формирование от соответствия счетов;
- формирование от бухгалтерских проводок;
- формирование от документов.
Настройка «Формирование от соответствия счетов» — самый простой способ переноса бухгалтерских данных для получения управленческой информации. Суть способа заключается в том, что каждому счету из бухгалтерского плана счетов ставится в соответствие счет из управленческого плана счетов, причем планы счетов могут быть в разных стандартах (например, украинский бухгалтерский план счетов — управленческий план счетов по международным стандартам финансовой отчетности). Функциональность программного обеспечения системы «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» позволяет настроить такие соответствия в следующих ситуациях:
- «Счет в счет» — т. е. одному управленческому счету соответствует один бухгалтерский счет;
- «Один ко многим» — одному управленческому счету соответствует более одного бухгалтерского счета;
- «Много к одному» — одному бухгалтерскому счету соответствует более одного управленческого счета.
Такая гибкость настройки достигается за счет того, что существует возможность для каждого соответствия задавать до четырех условий. Однако у этого способа есть существенный недостаток — его нельзя применять, если схемы проводок в управленческом учете принципиально отличаются от бухгалтерских проводок. Например: конвертация валюты в бухгалтерском учете отражается проводками по счетам «Доход от реализации иностранной валюты» и «Себестоимость реализованной иностранной валюты», а в управленческом учете это может быть реализовано проводками по счету «Денежные средства в пути».
Механизм «Формирование от бухгалтерских проводок» более сложен по сравнению с предыдущим способом, так как при его настройке необходимо очень хорошо знать схему бухгалтерских и управленческих проводок, используемых на вашем предприятии. Однако этот способ позволяет реализовать следующие механизмы, например:
- поставить в соответствие одной проводке в бухгалтерском учете несколько проводок в управленческом учете;
- интерпретировать сторнировочную проводку в бухгалтерском учете как обычную в управленческом учете.
При использовании настройки «Формирование от соответствия счетов» приведенные схемы реализовать невозможно.
Третий способ — «формирование от документов» — имеет смысл использовать тогда, когда планы счетов, аналитические разрезы и схемы проводок бухгалтерского и управленческого учета существенно отличаются и первых два способа вообще неприменимы. В этом случае для бухгалтерского документа задается в соответствии со стандартами необходимое количество управленческих проводок, отражающих факт совершения хозяйственной операции в управленческом учете. Преимущество метода — также то, что документы несут больше аналитической информации, чем формируемые ими бухгалтерские проводки.
Автоматический стрелочник
Следующая задача, которую нужно решить при трансляции фактических данных в управленческий контур, — это заполнение аналитики управленческого счета. Чаще всего на практике встречается ситуация, когда основной состав аналитики управленческого и бухгалтерского учета почти полностью совпадает. С трансляцией такого рода данных не возникает никаких проблем. Данные напрямую берутся из бухгалтерской аналитики.
Также при настройке схем трансляции можно указать фиксированное значение аналитики в зависимости от определенных условий.
Однако есть аналитика, характерная именно для бюджетирования. Например, «Центры финансовой ответственности» (ЦФО), «Статьи Бюджета доходов расходов» (ст. БДР), «Статьи Бюджета движения денежных средств» (ст. БДДС). Для заполнения такой аналитики можно использовать механизм задания «Дополнительных свойств». То есть существует возможность связать аналитику управленческого учета с одной или несколькими аналитиками бухгалтерского учета. Например, в бухгалтерском учете есть справочник «Виды затрат». Если каждой статье затрат поставить в соответствие ст. БДР, то при трансляции данных ст. БДР будет определяться автоматически.
Такая привязка аналитики для целей управленческого учета особенно актуальна. Ведь что мы имеем? Если в бухгалтерском учете для отражения хозяйственной операции достаточно проведения оформленных первичных документов, то для управленческого учета важно привязать факт совершения операции к определенному подразделению предприятия. То есть необходимо точно указать центр финансовой ответственности, чей финансовый результат будет изменен в результате проведенной операции. Эту важнейшую процедуру система «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» выполняет автоматически.
Возможны варианты, когда управленческий контур содержит специфические аналитические разрезы, которые не могут косвенно определяться от бухгалтерской аналитики. В таком случае потребуется внесение изменений в бухгалтерские документы и в план счетов. При вводе в программу первичных документов необходимо будет заполнять дополнительные реквизиты для получения аналитических разрезов, характерных только для управленческого контура.
Комбинируя все вышеописанные функциональные возможности, практически для любого предприятия настраиваем схему трансляции фактических данных из бухгалтерского учета в управленческий. Механизм настройки схем переноса данных, используемый в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», позволяет существенно оптимизировать процесс получения фактических данных для управленческого учета, исключая необходимость повторного ручного ввода информации.
1 «Бюджетная операция» — документ, фиксирующий операцию планирования или факта. По внешнему виду и порядку заполнения он похож на операцию, вводимую вручную, в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерский учет».
Источник: № 46 (13.11.2006)
Было время, когда бухгалтерский учет воспринимался как инструмент для подготовки отчетов о работе предприятия для директора и, конечно, для налоговой инспекции. Учет, позволявший руководить, планировать, прогнозировать, велся, так сказать, по-черному. Современный бизнес требует нового отношения к управленческому учету, краеугольными камнями которого являются бухгалтерские документы.