Коммуникации в проекте

Майк Ньюэлл

Часто успех проекта напрямую зависит от взаимоотношений, сложившихся между его участниками. Проиллюстрирую на примере известного анекдота, как под влиянием обстоятельств и необоснованно сделанных допущений порой можно неправильно понять даже самые простые утвержденияРуководитель проекта завершил трудный проект, отнявший у него много сил. Решив, что хорошим отдыхом окажется подледная рыбалка, он просмотрел немало руководств по этому предмету, достал все необходимое снаряжение, и, несмотря на туман, выбрался-таки на лед. Только он приступил к просверливанию лунки, как прямо сверху, с небес, раздался голос: "ЗДЕСЬ ПОДО ЛЬДОМ НЕТ РЫБЫ!" Руководитель проекта перешел на другое место. Налил себе из термоса чашечку кофе и начал сверлить новую лунку. Но опять с небес раздался грозный голос: "ЗДЕСЬ ПОДО ЛЬДОМ НЕТ РЫБЫ!" Теперь, уже сильно волнуясь, руководитель проекта вновь перешел на другое место и снова приступил к сверлению лунки. И опять тот же грозный голос с небес: "ЗДЕСЬ ПОДО ЛЬДОМ НЕТ РЫБЫ!" Он остановился и спросил, обратившись к небу: "Это ты, Господи?" Голос ответил: "НЕТ, ЭТО МЕНЕДЖЕР КАТКА!"

Полагаю, целесообразно обсудить, как наладить общение между участниками проекта.

Обеспечьте релевантность сообщений. Общение облегчается, когда сообщение содержит информацию, ценную именно для адресата, и у того появляется интерес. В этом случае адресат, скорее всего, составит более полное представление о предмете сообщения. Мы все оказывались в ситуациях, когда речь идет о чем-то несущественном для нас. Наше внимание падает почти до нуля, наши мысли переключаются на другие предметы, и мы фактически отключаемся от собеседника и не слышим его.

Уменьшайте сообщения, выражайтесь как можно проще. Часто бывает так, что сообщения перегружены необязательными деталями с объяснениями и аргументацией, в то время как слушатель в них не нуждается и просто хочет знать, что ему делать.

Постройте сообщение как последовательность простых частей. Одна из причин, почему устное общение предпочтительнее письменного, состоит в возможности упростить процесс обсуждения, разбив его на простые части.

Отправитель может послать простую часть сообщения и получить ответ на нее. Затем отправитель может послать следующую простую часть и вновь получить ответ. Из последовательных простых частей у получателя формируется полное представление о предмете сообщения.

Вы, наверное, помните шутливый вопрос: "Как съесть слона?" Отвечать на него следует так: "По кусочку". Конечно, если этот процесс продлится слишком долго, слон протухнет, а сообщение может быть потеряно.

Повторяйте ключевые моменты. Возможности человека услышать сказанное ограниченны, поэтому важно повторять ключевые моменты сообщения. В ходе общения бывает полезно периодически делать паузу и подводить итоги сказанному. Это позволит повторить наиболее важные моменты сообщения и убедиться в том, что они поняты.

Барьеры в общении

При общении могут возникать различные проблемы. Некоторые сообщения могут быть блокированы или искажены, в результате чего произойдет существенное изменение смысла при восприятии информации. Рассмотрим наиболее частые причины возникновения проблем.

Искаженное восприятие. Бывает так, что адресат не в состоянии (или не расположен) воспринимать смысл сообщения. Причиной этого могут быть внешние обстоятельства, настроение адресата или предмет сообщения. Оказать влияние на адресата может и статус отправителя (информация, полученная от коллеги, воспринимается как менее важная, чем аналогичная от босса). Таким образом, собственная мотивация, потребности и даже опыт влияют на восприятие.

На восприятие также влияет необходимость соотнесения новых сведений с информацией, полученной ранее. Мы всегда стараемся связать новую и старую информацию, чтобы дойти до сути.

Недостоверные источники информации. Мы можем не доверять источнику информации. Причина недоверия может быть как достоверной, так и мнимой. Может дойти до крайности: вне зависимости от того, что на самом деле сказано, восприятие будет в значительной степени определяться нашими ожиданиями.

Ошибки передачи. Существует много причин, по которым сообщения не принимаются правильно. Главной причиной является язык. При этом проблема не только в том, что одно и то же на разных языках обозначается разными словами, а одинаковые слова иногда обозначают совершенно разное. Большие трудности в общении возникают между людьми из-за разницы их культур, даже если они говорят на одном языке и употребляют одни и те же слова.

Полноценный обмен информацией возможен, только если обе стороны обладают соответствующим опытом и пониманием предмета. Когда опыт и понимание сильно различаются, общение сторон должно быть организовано с учетом этих различий.

Когда вы имеете дело с представителями других культур, будьте внимательны к выбору слов. Имейте в виду, что это касается не только иностранцев. Значительные культурные отличия есть и у жителей разных частей одной страны, и даже у жителей разных районов одного города. Меня легко поймут родители нынешних тинейджеров. Поди разберись, что у них означают слова "грузить", "тащиться", "догонять".

Опубликовано в журнале "Директор ИС", N 5 за 2001 год