Какую программу выбрать для автоматизации документооборота. Тест-драйв популярных систем
Для нашего теста мы отобрали семь программ для автоматизации документооборота, которые будут полезны финансовым службам компаний. Среди них: Directum, «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», «ЕВФРАТ-Документооборот», Escom.doc, Optima-WorkFlow, «Гран-Док» и «Летограф».
С технической точки зрения, каждая из этих систем представляет собой хранилище документов, и каждая может быть оценена c по следующим параметрам:
- карточки документов;
- безопасность;
- хранение и отслеживание нескольких версий документов;
- функции поиска;
- автоматические уведомления;
- маршруты прохождения документов и установка заданий пользователям;
- удобство интерфейса;
- сканирование и распознавание обрабатываемых документов.
Прежде чем подвести итоги теста и рассказать о том, какая система набрала наибольшее количество баллов, остановимся подробнее на ключевых функциях систем документооборота, а также расскажем о том, насколько успешно они реализованы в программах, принявших участие в тесте.
Карточка документа
Как правило, в электронных системах документооборота хранятся и обрабатываются неструктурированные документы. Другими словами все то, что создается без жесткого шаблона в Word, Excel и т.д., с которым могла бы работать программа, вычленяя из документа необходимые данные. Для того чтобы, упорядочить и структурировать документы служит карточка документа, которая описывает его содержание по заданным параметрам (атрибутам): дата создания, автор, подразделение, тип документа и т.д. Именно они используются в дальнейшем при поиске нужных документов, при структурировании всего архива документов. Примером такого параметра может служить «тип документа»: договор, заявка на платеж и т.д.
Одна карточка, как правило, может содержать несколько файлов. Исключение составляет лишь система Directum, которая потребует от пользователя заводить новую карточку на каждый новый документ, что неудобно.
Еще один важный функционал систем документооборота, на который имеет смысл обратить внимание – это возможность и простота настройки карточки документа, а в идеале возможность поддерживать несколько разных типов карточек. Дело в том, что в системе может присутствовать несколько видов документов, которые описываются различными атрибутами. Например, конструкторская документация будет существенно отличаться по своим атрибутам от какого-либо бухгалтерского документа.
Некоторые системы содержат только заранее созданный один или несколько видов карточек документов и не предоставляют возможностей расширения набора атрибутов существующих и создания новых видов. Нельзя сказать, что подобные системы плохи по определению, но выбирать их надо с большой осторожностью, предварительно проанализировав потребности организации. Надо отдать должное программам, отобранным для тестирования, все они позволяют без особого труда настраивать поля карточек документа. Но наиболее интересный для финансистов функционал у программы «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы». После заполнения карточки документа, система позволяет извлекать эти данные и использовать в различных отчетах. Например, после того как сотрудник сформировал карточку – заявка на платеж и заполнил поля «сумма», «дата платежа», «номер договора» и «контрагент» и отправил документ по маршруту согласования, то после ее акцептования на основе карточки документа может быть сформирован реестр запланированных платежей.
Система безопасности
Одно из ключевых требований к корпоративным системам электронного документооборота – конфиденциальность документов, попадающих в систему. В идеале программа должна позволять разграничивать права доступа пользователей к разным документам. Например, может ли тот или иной пользователь просматривать, редактировать карточку того или иного документа, просматривать сам документ и т.д.
При выборе системы электронного документооборота стоит уделить внимание даже не столько наличию как такового разграничения прав доступа (любая программа сегодня обладает подобным функционалом), сколько - удобству настроек. Например, некоторые программы предусматривают только укрупненное деление всей базы документов на несколько зон ответственности. То есть создаются отдельные папки, к которым одни пользователи имеют доступ, а другие нет. С подобным будет сложно работать даже не слишком большой компании. К примеру, создается папка, в которой хранятся все заявки на платеж. Сведения конфиденциальны и к ним дан доступ сотрудникам финансовой службы, генеральному и финансовому директору. Однако, при таком подходе получается, что руководители подразделений, не могут просматривать и редактировать свои же заявки.
Во всех системах, принявших участие в тестировании к правилам разграничения прав доступа нет особых нареканий. Но стоит отметить, что у Directum, помимо предоставления доступа к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, есть также возможность шифрования документов с помощью паролей или цифровых сертификатов. А все действия пользователя, будь то просмотр документа или внесение изменений системой, протоколируются, и при необходимости можно отследить, кто и когда работал с документом.
Хранение нескольких версий
Поскольку различные пользователи могут изменять одни и те же документы, возникает вопрос, какие именно изменения пользователь внес в документ. Также иногда бывает важно просмотреть всю историю изменений документа: когда и кто редактировал документ, что именно было исправлено в документе.
Для решения подобных задач некоторые системы электронного документооборота хранят все версии документов. В каждой версии указывается автор изменений, дата изменений, поэтому всегда можно узнать, когда и какие изменения были внесены.
Для организации оперативного документооборота, когда однажды зарегистрированный документ, например, служебная записка, не требует дальнейших изменений, без подобной функции вполне можно обойтись. Например, в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» нет такой функции. Но, если программу планируется использовать для работы с регламентами организации, для согласования и хранения договоров, поддержка и хранение разных версий будет чрезвычайно полезна. Так, в Directum и «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы» каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом они могут быть сохранены в разных форматах (например, .doc или .pdf).
Поиск документов
Любая система документооборота может хранить огромное количество документов, и практически в каждой реализована функция поиска. Однако стоит обратить внимание на то, как выстроен этот поиск. Функционал может быть самым разным. Особенно продвинутые программы позволяют создавать сложные запросы, которые работают с учетом морфологии русского языка, причем могут осуществлять поиск по неполному содержанию, например, находить фразу с точностью 80 процентов. Самые простые системы электронного документооборота ищут простое совпадение текстовой строки в документах.
Например, достаточно неплохими возможностями обладает система «Гран-Док», которая позволяет: вести поиск по любым реквизитам документа, текстовым полям карточки, по содержания прикрепленных к карточке документов, а также возможность искать по целому слову или его части.
Автоматическая рассылка уведомлений
В процессе работы с документами пользователи меняют их содержание и содержание карточек документов. Системы электронного документооборота могут рассылать уведомления пользователям при изменении документов интересующих их документов. Подобные уведомления содержат описание сути внесенных изменений, указание автора, описание задания, в рамках которого проводились изменения. Как правило, любой пользователь системы, который имеет право на просмотр того или иного документа, может подписаться на получение уведомлений о внесенных в него правках.
Подобный функционал, есть в большинстве программ, предназначенных для автоматизации документооборота. Различия, как правило, связаны со средствами рассылки. Электронная почта - самый распространенный механизм. Некоторые системы, как например Escom.doc, используют внутренний формат, то есть прочитать уведомление можно только при входе в систему. Такой подход хорош только для компаний, в которых все сотрудники постоянно работают в системе.
Маршруты движения документов
Любой документ, как правило, проходит через несколько этапов: создание, корректировка, визирование, снова корректировка и т.д. На каждом этапе с ним работают различные должностные лица компании. Например, для заявки на платеж таким маршрутом будет служить последовательность ее согласования.
Нужно признать, что практически все системы электронного документооборота позволяют задавать подобную последовательность этапов. Однако, не все обладают инструментами контроля. В идеале в программе должна быть предусмотрена отчетность, позволяющая увидеть все активные задания для пользователей, посмотреть, какие задания просрочены, какие выполнены не в срок и т.п. Например, в программу Optima-WorkFlow входит специализированное приложение «Диспетчер процессов», которое позволяет в реальном времени контролировать ход работ с документами. Это приложение позволяет визуально отмечать текущее положение документа на маршруте, сопоставлять плановое и фактическое время, отведенное на работу с документом и т.д.
Сканирование и распознавание
Для компаний, которые имеют большой объем входящих документов, важно организовать быстрый процесс обработки входящих документов. И если у системы электронного документооборота есть возможность поточного сканирования и распознавания документов, это во много упростит работу.
Например, некоторые системы электронного документооборота в состоянии сканировать и распознавать, например, счета-фактуры, занося необходимые цифры и данные в соответствующие поля карточки, откуда они могут быть уже переданы в комплексную информационную систему.
Таблица 1. Стоимость систем электронного документооборота
| Наименование системы | Цена в рублях, в т.ч. НДС |
| Directum |
22800 рублей за установку модуля на сервере и 165300 рублей – автоматизация 20 рабочих мест. Примечание: за ряд функций системы, реализованных в отдельных модулях, придется платить отдельно. |
| Escom.doc |
80000 рублей. Примечание: В состав решения входят лицензии на установку программы на сервер и 20 одновременных подключений. |
| Optima-WorkFlow |
260000 рублей за базовую версию, с которой смогут работать 10 пользователей Примечание: 60000 руб. придется доплатить за автоматизацию 10 дополнительных рабочих мест. Также как и в случае с предыдущей системой, некоторые модули придется приобретать отдельно, так как они не входят в базовый комплект. |
| PayDox |
Есть справочник типов документов, где настраиваются возможные типы карточек.
|
| «Гран-Док» |
30000 руб. за базовую версию на 5 пользователей. Примечание: 67500 рублей доплата за автоматизацию дополнительных 15 рабочих мест.
|
| «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы» |
45000 рублей за базовую версию на 5 пользователей. Примечание: в 4000 рублей обойдется каждое дополнительное рабочее место.
|
| «ЕВФРАТ-Документооборот» |
110000 рублей Примечание: в состав комплекса на 20 пользователей входят лицензия «ЕВФРАТ-Документооборот Клиент» и «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер». |
| «Летограф» |
Стоимость одной лицензии составляет 10995 рублей. Примечание: Лицензия предоставляет право использования всех функций платформы. В стоимость лицензии включена стоимость лицензии на базу данных, устанавливаемую на сервере.
|
Таблица 2. Результаты тестирования систем электронного документооборота
|
Функционал системы
|
Directum
|
Escom.doc
|
Optima-WorkFlow
|
PayDox
|
Гран-Док
|
ИНТАЛЕВ: КДИП
|
ЕВФРАТ
|
Летограф
|
| Возможности карточки документа | 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 |
| Обеспечение безопасности | 4 | 5 | 5 | 4 | 5 | 5 | 4 | 5 |
| Возможность хранения версий | 5 | 4 | 5 | 5 | 4 | 5 | нет | 3 |
| Возможности поиска по хранилищу документов | 5 | 5 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Возможности уведомления в ходе процесса обработки документа | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 |
| Возможности маршрутизации и формирования заданий пользователям | 5 | 4 | 5 | 4 | 1 | 4 | 3 | 4 |
| Возможность интеграции с электронной почтой | 5 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 |
| Возможность архивирования устаревших документов | 4 | 3 | 4 | 4 | 1 | 3 | 4 | 2 |
| Возможность создания распределенной структуры хранилища | 5 | нет | 4 | 2 | 3 | 4 | 4 | 4 |
| Удобство интерфейса | 5 | 3 | 5 | 3 | 5 | 5 | 5 | 3 |
| Возможность сканирования и распознавания документов | 5 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 | 5 | 3 |
| Итоговый средний балл | 4,6 | 3,5 | 4,5 | 3,6 | 3,5 | 4,2 | 3,8 | 3,7 |
Результаты тестирования систем
Итак, всем перечисленным выше системам, принявшим участие в тестировании, по описанным функциям были присвоены баллы от одного до пяти. Один балл – функционал присутствует в минимальном объеме, 5 баллов – функция реализовано максимально полно. Из неупомянутых в статье возможностей систем, при их оценке также были учтено:
- удобство и простота интерфейса (наличие web-интерфейса – работа с системой через интернет);
- возможность создания распределенных баз данных (различные подразделения работают с документами, хранящимися в разных базах данных, которые актуализируются по заранее заданному алгоритму);
- возможность архивирования устаревших документов и рассылки уведомлений (самих документов) через электронную почту.
Прежде чем озвучить итоги теста, оговоримся, что полученные результаты и условное распределение мест в нашем рейтинге, не претендуют на абсолютную объективность. В конечном итоге выбор, который сделает компания в пользу той или иной программы будет зависеть от ее потребностей и специфики работы.
Максимальный балл набрала система Directum (см. таблица 2), один из самых серьезных игроков российского рынка систем электронного документооборота. Эта программа обладает широким функционалом и простыми принципами работы. Серьезное преимущество продукта – эффективный механизм электронной цифровой подписи создаваемых документов. Плюс, система может обеспечить работу большого количества пользователей. Хотя, Directum будет востребован не всеми компаниями, так как его возможности ориентированы, скорее, на крупный бизнес. Продукт относительно дорогой при том, что для средних и небольших компаний функционал, скорее всего, окажется избыточным.
Незначительно меньше очков у программы Optima-WorkFlow, к функционалу которой нет практически никаких нареканий. Уже по названию системы ясно, что упор разработчиками сделан именно на автоматизацию бизнес-процессов. При этом документооборот - всего лишь одно из применений данной системы. В целом, как и Directum, это достаточно дорогое решение с учетом стоимости поддержки. Подойдет крупным организациям, которые хотят не только внедрить документооборот, но и решить другие задачи автоматизации информационных потоков. Внедрение будет достаточно непростым. А для обслуживания системы Optima-Workflow понадобится штат сильных IT-специалистов.
Следующая в порядке убывания баллов система - «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы». Для автоматизации документооборота в финансовых службах, использующих «1С» в качестве корпоративной информационной системы, эта система будет удобным решением. Вместе с платформой «1С» представляет законченный и самодостаточный продукт, не требующий дополнительного программирования.
Отличительная особенность программы «ЕВФРАТ-Документооборот», со средним баллом 3,8.
- возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Обладает хорошим инструментарием для сканирования и распознавания документов. При этом инструменты описания маршрутов документов реализованы довольно слабо. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным для небольшого предприятия.
Следующая в нашем рейтинге система «Летограф» - в целом, неплохое и проработанное решение, сильная сторона которого - предоставление WEB-доступа пользователям.
И наконец, системы, которые обладают меньшим функционалом – это Escom.doc и «Гран-Док». Программа Escom.doc позиционируется как готовое решение. А поэтому, содержит минимум возможностей по адаптации встроенными средствами. Сотрудникам компании придется приспосабливаться к этой системе. Хотя она вполне подойдет небольшим предприятиям, которые готовы перекраивать свои бизнес-процессы под возможности программы. И наконец «Гран-Док», во многом сопоставима по своим возможностями с Escom.doc. Это простое решение, которое в основном будет служить не чем иным как централизованным хранилищем документов.