Интеграция электронных таблиц с автоматизированной системой бюджетирования

Или как не отказываясь от привычных форм Excel автоматизировать планирование.

Не секрет, что в настоящее время многие предприятия используют в качестве главного инструмента планирования электронные таблицы Excel. Причинами такого выбора являются быстрое и недорогое внедрение процессов планирования, доступность и простота освоения продукта. Причем в подавляющем большинстве случаев имеющиеся в этом продукте средства программирования до конца не используются - пользователям хватает возможности вводить, просматривать, искать и печатать данные.

Наряду с перечисленными выше преимуществами, Excel имеет и недостатки:

• отсутствует возможность совместной работы большого количества пользователей
• нет функций по осуществлению контроля за процессом планирования
• отсутствие документооборота
• при больших объемах данных велика вероятность сбоя формул, ссылок на ячейки, что ведет к искажению информации.

С развитием предприятия возникает потребность в более совершенной системе для хранения данных и реализации функций планирования и анализа.

Одной из таких систем является "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004". Наряду с надежностью хранения данных и различными функциональными возможностями по планированию, анализу, документообороту, в системе реализован аналог электронных таблиц (похожих на Excel) для ввода данных.

В данной статье мы рассмотрим основные виды ввода плановых данных в системе "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004" - с помощью документов "Бюджетная операция" и "Проформа". Проанализируем удобство работы пользователя с данными документами, сравним сходства и отличия с электронными таблицами.

Планирование в "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004" реализовано с помощью двойной записи по счетам управленческого плана счетов. Использование метода двойной записи позволяет получить баланс по каждому центру финансовой ответственности, гибко настраивать систему бюджетов и отчетности, получить универсальный механизм хранения управленческих данных.

Рассмотрим более детально перечисленные выше документы для ввода плановых данных ¹:

1. Бюджетная операция

Плановые данные вносятся в систему при помощи корреспонденций счетов (дебет и кредит). Это означает, что пользователи, работающие с модулем, должны были бы знать метод двойной записи и ориентироваться в проводках.

---

¹ Существуют и другие виды внесения плановых данных (планирование "сверху-вниз", индексное планирование и т.д.). В рамках темы статьи мы их не рассматриваем.

Но чаще всего на практике, плановые данные вносят экономисты, менеджеры, которые "далеки" от проводок. Для таких пользователей были разработаны шаблоны корреспонденций. При настройке системы определяют возможные операции планирования на предприятии, переводят их в термины проводок и заносят в систему в соответствующий справочник в виде корреспонденций счетов.

Экономист при внесении плановых данных в шапке документа выбирает настроенный ранее шаблон корреспонденций и в документ автоматически подставляется корреспонденция счетов (Рисунок 1). Экономисту остается заполнить аналитику и ввести сумму.

Технически схема бюджетной операции выглядит следующим образом (Схема 1):

Особенности внесения данных в документ бюджетная операция:

• Если выбран конкретный шаблон, в строках табличной части подставляется только одна корреспонденция счетов (например, Д-т 51 К-т 66.1). Нельзя ввести в одном документе разные проводки.
• Шаблон можно не указывать, тогда в документе нужно будет "вручную" выбирать необходимые счета из управленческого плана счетов. Больше вероятности ошибиться в корреспонденциях, но можно в одном документе вводить разные проводки.
• В одном документе-бюджетная операция можно ввести данные только по одному ЦФО и на одну дату.
• В каждом документе фиксируется автор (кто создал) и редактор (кто последний изменил документ)
• Возможность формирования заранее заданных цепочек подчиненных проводок. Например, запланировав продажу товаров покупателю, автоматически создаются операции, учитывающие календари/графики поступлений денежных средств за товары.

2. Проформы. Или как не отказываясь от привычных форм Excel автоматизировать планирование.

Плановые данные вносятся в систему при помощи настраиваемых документов-проформ, похожих на таблицу Excel (Рисунок 2). Сотрудники финансовых служб могут не отказываться от привычных форм и начать ввод данных в новую систему с привычным интерфейсом.

Настройка проформ выполняется на визуальном уровне и включает в себя следующие этапы:

• Составляется перечень необходимых проформ
• Для каждой проформы разрабатывается своя форма (внешний вид документа), в которую пользователь затем будет вносить данные. Определяются поля шапки и табличной части. Возможность создания вычисляемых полей и настройки любого количества видов проформ.
• Использование проформ не отменяет двойной записи. Для того чтобы введенная информация отразилась в отчетах нужно сгенирировать проводки. Для каждой проформы определяется перечень корреспонденций и условия, при которых они должны создаваться.

Технически схема проформ выглядит следующим образом (Схема 2). Проформы при записи и проведении создают документ/ы "бюджетная операция". Они связаны друг с другом - при редактировании проформы редактируется бюджетная операция, при удалении проформы все созданные ее бюджетные операции помечаются на удаление. В бюджетных операциях есть ссылка на проформу-родитель.

	"ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004"	Excel
Шапка и табличная часть документа	Сходство есть	Сходство есть
Печатная форма	Есть	Есть
Вычисляемые поля	Есть	Есть
Отсутствие требований к знаниям по заполнению	Да	Да
Структурирование информации (выбор информации из справочников)	Есть	Нет
Сохранение действий в виде документа, история документа	Есть	Нет
Автоматическое формирование ранее преднастроенных проводок при внесении данных в таблицу	Есть	Нет
Настройка безопасности, доступ к информации	Есть, вплоть до элемента справочников	Нет

К преимуществам использования ввода данных с помощью проформ по сравнению с бюджетными операциями можно отнести:

• Более удобная настраиваемая форма внесения данных, похожая на таблицы Excel.
• Можно при желании сделать сколько угодно видов проформ и потом использовать их в программе для ввода данных
• Проводки скрыты от глаз пользователя. Они создаются автоматически и хранятся в журнале.
• Одна проформа может сгенирировать различные виды проводок, в зависимости от условий настроек.
• В одном документе-проформа можно ввести данные по разным ЦФО и на разные даты (при соотв. настройках).
• В каждом документе фиксируется автор (кто создал) и редактор (кто последний изменил документ)
• Возможность настройки безопасности (доступ к данным) по каждой проформе.
• Возможность создания сквозных цепочек планирования.

Примеры видов настраиваемых проформ:

• Проформы по разделам учета: Основные средства и Нематериальные активы, Денежные средства, Доходы, Расходы и т.д.
• Проформы по отделам: Администрация, Отдел закупок, Отдел продаж
• Проформы по каждому пользователю: Иванов, Петров, Сидоров
• Проформы с вычисляемыми полями: расчет учета рабочего времени и зарплаты
• Проформы для платежного календаря: заявки на использование денежных средств, заявки на поступление денежных средств

В данной статье были рассмотрены возможности и форматы планирования в системе "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы 2004", приведены отличия и сходства с электронными таблицами. Надеемся, что данный материал будет интересен специалистам, использующим Excel для планирования, как альтернативный способ ввода данных в более надежной и функциональной системе.