Единое казначейство: жизнь по календарю

Как все просто, когда у вас есть деньги! Значит, вы – платежеспособны. В смысле, платежеспособны вы, если у вас денег хватает на все, что необходимо. Платежеспособность – это способность предприятия своевременно выполнять свои денежные обязательства.

Платежеспособность – хитрая вещь, как мед у Винни Пуха: вроде бы она в данный момент есть, а через несколько часов – уже нет. (Особенно это касается компаний с большими рисками). При неумеренных аппетитах график поедания меда не составишь, за сладкоежкой не уследишь. А вот план выплат составить вполне реально, чтобы компания не уходила в «ноль» или в «минус». А когда такого плана нет, получается подобная картина.

Пример из реальной жизни

10 часов утра. Офис крупной компании. Все профильные директора спешат в кабинет генерального директора, как на проповедь. Только у каждого корыстный интерес – протолкнуть свои платежи. Поэтому и нельзя пропустить утренний ритуал – платежный комитет, который объединяет коллектив всеобщей атмосферой тревожного ожидания. Чего же они ждут каждое утро? Ответа на каверзный вопрос: как распределить условные 100 рублей бюджета, чтобы хватило на 200 рублей критически важных выплат. А общий объем заявок на выплаты еще больше – 500 рублей. Главбух приносит свои счета к оплате. У каждого директора подразделения своя пачка счетов. Вот и заседает платежный комитет часа полтора, как клуб знатоков, в поисках верного решения. Самый хитрый и напористый выполнит свою задачу на 50%, остальные – примерно на 25%. Расходясь из кабинета, менеджеры думают, что они сделали благое дело – отстояли самые важные платежи. Они уверены, что это очень полезно для бизнеса их компании.

Считается, что это и есть управление платежеспособностью! Как бы ни так! Сама структура выплат за счет смешения приоритетов приводит к тому, что денег вечно не хватает. И это вменяется в вину финансовому директору.

На самом деле, если постоянно возникают проблемы с платежеспособностью, то корень всех бед – в неумении или нежелании владельцев и топ-менеджеров компании организовать стабильный поток денежных средств по операционной деятельности. И тогда они начинают залезать в долги.

Чтобы грамотно управлять выплатами и поступлениями, можно ввести такую организационную структуру, как Единое казначейство. А в ее рамках используется надежный и удобный инструмент – Платежный календарь. Его внедрение помогает навсегда расстаться с хаосом и аварийными ситуациями по бюджету. Если оборот денежных средств превышает 10 млн руб., то пора внедрять единое казначейство. Если сумма меньше, то ее худо-бедно можно удержать в голове, но если сумма больше – то контролировать процесс становится невозможно.

Пример из сказочной реальности

Вспомним всем известный с детства литературный пример – «Приключения Буратино». Вкратце история Буратино в области финансов такова: у него был денежный фонд, который он добыл, продав букварь (4 сольдо) и получив подаяние от Карабаса-Барабаса (5 золотых).

Первое поступление было немедленно израсходовано на билет в кукольный театр, а вот второй транш ждала более тяжелая судьба. Первоначально Буратино собирался купить на эти деньги новую куртку и еду для Папы Карло. Однако, встретившись с мошенниками Базилио и Алисой, он заплатил за их ужин 1 золотой (чего вообще не планировал, но его вынудил трактирщик, когда сбежали лиса и кот). Остальные 4 золотых он безрезультатно закопал на Поле Чудес.

Если бы Алексей Толстой использовал язык современного казначейства, то мог бы написать:

1. Буратино имеет Бюджет поступлений и осуществляет выплаты в двух валютах: сольдо и золотые.
2. Сформирован Бюджет выплат, определяющий, какие платежи необходимо осуществлять, однако в оперативной деятельности приходится делать большое количество нецелевых и вынужденных платежей вне Бюджета.
3. Помимо Бюджета, в оперативном режиме определяются приоритеты платежей. Поскольку моральный уровень Буратино как финансиста не очень высок, куртке Папы Карло, заложенной в бюджет, отдается наименьший приоритет.
4. Также проводятся платежи, вообще не заложенные в Бюджет, но вынужденные (ужин в харчевне).
5. В связи с вынужденными, но незапланированными платежами суммы, заложенные на более приоритетные платежи (Сценарий «Заявки»), корректируются с учетом фактических остатков денежных средств (Сценарий «Оплачено»): Буратино «инвестировал» в Поле Чудес только 4 оставшихся золотых вместо плановых 5.

Итак, если бы Буратино по ходу своих приключений вел Платежный календарь, а тем более – пользовался современными программными средствами от «ИНТАЛЕВ», то мог бы наблюдать такую картину.

Платежный календарь Буратино

Поступления		Сценарий "Факт поступлений"
Статья ДДС	Контрагент	Сумма	Валюта
Продажа букваря	Неизвестный мальчик	4	сольдо
Спонсорская помощь	Карабас-Барабас	5	золотой

Выплаты		Сценарий "Заявки"		В бюджете?	Приоритет	Сценарий "Оплачено"
Статья ДДС	Контрагент	Сумма	Валюта	Да / Нет	1 – мах	Сумма	Валюта
Билет в кукольный театр	Карабас-Барабас	4	сольдо	Да	1	4	сольдо
Новая куртка для Папы Карло	Папа Карло	5	золотой	Да	3	0	золотой
Ужин в харчевне "3 пескаря"	Кот Базило/Лиса Алиса	1	золотой	Нет	2	1	золотой
Инвестиции в Поле Чудес	Неизвестный дебитор	5	золотой	Да	1	4	золотой

Да, жаль, Буратино так и не успел попасть в школу, чтобы научиться считать денежки. А лиса и кот, хоть они и не сторонники разбоя, какие это учителя? Но мы-то не деревянные! И хотя считать приходится деревянные, а не золотые, точно так же можно автоматизировать Платежный календарь для любой компании, а не только расчеты выплат для покупки куртки папе Карло.

Схема работы Платежного календаря приведена ниже на Рис. 1.

Последовательность действий, указанных на схеме стрелками с номерами:

1. Формирование бюджета (план на период) с учетом заключенных договоров и потребностей предприятия в ресурсах,
2. Формирование заявок на оплату согласно договорам,
3. Подача заявок на выплату денежных средств (ДС) и формирование полного реестра платежей,
4. Проверка заявок на соответствие утвержденному бюджету и лимитам по статьям, корректировка сумм и назначений в зависимости от наличия денежных средств и приоритетов,
5. Согласование и утверждение окончательного реестра платежей,
6. Формирование платежных документов,
7. Автоматизированный экспорт платежных документов в систему «Банк-Клиент»,
8. Проведение платежей,
9. Автоматизированный импорт банковских выписок в бухгалтерию предприятия,
10. Автоматизированная выгрузка данных бухгалтерии в систему управленческого учета (факт),
11. Формирование управленческой отчетности с выводом план-фактных отклонений.

Рис. 1. Схема работы платежного календаря

Согласно этой схеме настраивается автоматизированная информационная система Платежного календаря, поскольку управлять системой платежей в Exel с привязкой к бюджетам, договорам и автоматической проверкой на лимиты заявок на ДС становится просто нереально.

В результате автоматизированный Платежный календарь позволяет:

1. Не допустить кассовых разрывов,
2. Не допустить расходования средств свыше утвержденных,
3. Управлять ликвидностью компании,
4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме,
5. Позволить финансовым менеджерам оптимизировать выплаты,
6. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов, и максимально исключить человеческий фактор.

Пример из реальной жизни

Так Проектно-конструкторский филиал концерна атомной промышленности  ведет проектные работы и далее для строительства подбирает субподрядчиков. У самого филиала компании нет денег для оплаты работ субподрядчиков, деньги концерн перечисляет под предоставленные акты выполненных работ. Филиал их получает и далее перечисляет конечному контрагенту. Поэтому архиважной задачей было сбалансировать входящий и исходящий денежные потоки, поскольку они должны быть четко распределены по счетам, договорам, проектам, актам. Любая ошибка вела за собой большой объем переделок. Чтобы этого избежать, требовались многочисленные сверки, что отнимало много времени.

Внедрив автоматизированную систему платежного календаря, филиал концерна сделал свои денежные потоки прозрачными. Теперь их можно легко и четко просчитывать, так как они привязаны к документам, контрагентам и конкретным объектам. А также их легко проверить, поскольку все можно увидеть в электронной форме, «проваливаясь» прямо из цифр календаря в соответствующие документы. После внедрения системы обеспечение платежеспособности стало обычным рядовым делом, нетрудоемким и прозрачным.

Деньги – это то, что лежит на поверхности, но их состояние всегда отражает стратегию бизнеса. Сейчас практически все бизнесы испытывают недостаток ликвидности. Поэтому казначейство внедряется для того, чтобы использование денежных средств было абсолютно прозрачным, а также чтобы имеющаяся ликвидность использовалась максимально эффективно.

Благодаря единому казначейству централизация возможна для компаний, осуществляющих свою деятельность, например, в масштабе страны. Так если организация работает во всех часовых поясах, то она может получать эффект от того, что одну и ту же сумму «прокручивает» 2 раза. Сначала «крутит» на банковских счетах во Владивостоке. Когда же банковский день там заканчивается (в 15 часов), средства перегоняются в Москву, где только 8 утра. Вот это высший пилотаж казначейства. Денег реально больше не стало, но остатков денежных средств стало в 2 раза больше.

Пример из реальной жизни

Все мы знаем, как кризис «перекроил» рынок недвижимости. Пожалуй, сейчас даже самым непонятливым стало ясно, что девелоперам давно было пора переходить от шоу-бизнеса к нормальному регулярному менеджменту.

Так компания «Мортон», строитель жилой недвижимости в Московской области, поставила себе цель еще до кризиса – научиться жить на внутренних ресурсах. Компания сделала основной упор на бюджетирование, казначейство и попроектный учет. Была создана система, которая позволила при самом минимальном кредитном портфеле точечно и сбалансировано управлять имеющимися средствами, сопоставлять каждый вид и источник финансирования с конкретными объектами строительства, строго контролировать денежный поток и текущую ликвидность. И мы видим, что на фоне общего упадка «Мортон» методично вводит в эксплуатацию обещанные 400 тыс. кв. м жилья в год.