Все под контролем с помощью «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005»

На рисунке показана ситуация, типична для многих предприятий, на которых еще не задумывались о вопросах процессного управления, а если и задумывались, то это вызывает у руководителей разве что приступы головной боли.

А в результате такого «типичного», не процессного подхода:

• потрачено время руководителя на выяснение причин банальной рассогласованности действий исполнителей;
• важный клиент вовремя не получил заказ.

Что уж говорить о крупной компании, для которой банальный прокол одного специалиста может обернуться значительными финансовыми потерями! К сожалению, такие примеры встречаются сплошь и рядом, и поэтому возникает резонный вопрос: «А как же организовать работу так, чтобы работники своевременно и качественно выполняли свои обязанности?».

Чтобы найти решение этой задачи, необходимо понять причины неудовлетворительных результатов, к которым, в первую очередь, относятся:

1. незнание руководителем логики текущего процесса;
2. невозможность выполнять групповой контроль процессов. Контроль выполняется только «ручной» и только наиболее важных процессов;
3. задержки в выполнении процессов по причинам несогласованности действий команды;
4. отсутствие статистики выполнения процессов для принятия обоснованных управленческих решений, ориентированных на улучшение качества выполнения процессов.

Следует обратить внимание на важную особенность системы: В качестве реквизитов можно использовать все данные, которые есть в информационной системе предприятия¹, такие, как, например, Контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. Так, например, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функционалу «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

После принятия заказа, следующая задача, согласно схеме, «Предоплата», которая будет автоматически поставлена ее исполнителю, как только будет выполнена задача по приему заказа. 

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю только, если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора». 

Следует отметить очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминания о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче. 

Аналогичным образом пройдет выполнение всего процесса. Пронаблюдав за описанным процессом можно выделить несколько результатов:

• «Избавление от рутинных операций передачи данных»,
• «Контроль сроков выполнения любых задач и поручений»
• «Контроль дисциплины выполнения задач и процессов»
• «Внесения изменений в бизнес-процессы организации»

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес процесса дает следующие возможности: 

1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда можно увидеть, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие задачи сейчас в работе. Можно определить задачу, исполнение которой в данный момент остановило процесс и т.п. Достаточно только кликнуть» на любую задачу, и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т.п.). 
2. Групповой контроль выполнения процессов в любых разрезах (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т.п.) при помощи отчетности. При этом можно увидеть, как идет выполнение процессов/задач с ответственными, сроками. Широкие возможности также предоставят различные группировки (по выполненности задач, просроченности их, исполнителям, процессам и т.п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет. 
3. Анализа исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета можно провести в произвольных разрезах и фильтрацией анализ выполнения процессов в организации на основании собранной статистики. Вы получите ответы на то, как и на сколько вовремя выполняются задачи, кто делает их вовремя, кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, может он загружен другими задачами или просто не справляется, будет возможность принять правильные управленческие решения. 

И это еще не все

В системе есть много других возможностей, таких как Архив документов, формирование должностных инструкций, Формирование регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес–процессов и прочее. 

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе 1С: Предприятие 8.0 и в силу этого получает ряд преимуществ:

• Открытость кода даст возможность, при необходимости, самостоятельно модифицировать продукт под потребности предприятия;
• Простая интеграция в учетную систему предприятия на базе платформы 1С: Предприятие 8.0;
• Большое количество специалистов, сертифицированных по платформе 1С: Предприятие 8.0, способных поддерживать данный продукт;
• Возможность построения распределенных систем, в случае если у предприятия есть филиальная структура (филиалы/склады и т.п. территориально удалены друг от друга) – это просто незаменимое средство.
• Возможность выполнять поставленные задачи и инициировать выполнение бизнес-процессов, из любой точки мира через интернет.

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта:

• Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения, и прочее)
• История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа
• Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве
• Гибкая система прав доступа к информации архива
• Создание и визуальное редактирование процессов
• Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей.
• Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов)
• Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения.
• Групповое и динамическое назначение исполнителей
• Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента, система сможет автоматически отправить эти документы по электронной почте.
• Создание печатных форм и печать задач и процессов
• Инструменты анализа - гибкая отчетность по динамике и статистике процессов
• Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система может сформировать перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.