Внедрение автоматизированной системы процессного управления – на шаг впереди конкурентов (системы класса workflow)

Современный бизнес становится все более динамичным, борьба за конкурентные преимущества зачастую превращается в погоню за современными управленческими и информационными технологиями. Последние годы в России наблюдается настоящий информационный бум, практически повсеместно внедряются информационные системы и автоматизируется управление. Мотивы здесь разные: и влияние моды, и желание "не отстать от конкурента", а зачастую – это вполне понятное стремление руководства предприятия внедрить эффективную и современную систему управления, чтобы снизить транзакционные издержки, наладить логистику и ускорить бизнес-процессы.

В этой статье пойдет речь о технологии, которая связывает людей, организацию, оборудование и процессы в единое целое, обеспечивая на предприятии единый, сквозной взаимосвязанный процесс, направленный на удовлетворение потребностей потребителя. Данная технология подразумевает постановку и автоматизацию процессного управления.

Процессное управление сегодня – вероятно один из немногих способов для предприятия оставаться конкурентоспособными. Этому способу управления современной компанией посвящено не мало литературы и популярных статей. Сегодня авторы хотели бы остановиться на программном обеспечении функционирования процессного управления – классе продуктов типа workflow.

Согласно определению Workflow Management Coalition (WfMC – международный союз предпринимателей, основанный в 1993 году для выработки стандартов продуктов класса workflow), к программным продуктам класса workflow относятся программные продукты, полностью или частично автоматизирующие бизнес-процессы предприятия, при этом документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором определенных процедурных правил.

Основное отличие систем класса workflow от всех других систем – то, что все прочие системы, как правило, автоматизируют лишь определенный набор бизнес-функций (определенную функциональную область: бухгалтерский учет, финансовое управление, производство, взаимоотношения с клиентами и пр.), в то время как workflow – это комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятия. Исходя из развития принципов управления предприятием, процессный подход заставляет менеджеров предприятий обратить внимание на взаимодействии участников процессов, так как в силу их неопределенности именно при взаимодействиях происходят наибольшие потери информации и времени, напрямую ведущие к финансовым потерям на предприятии. Если при функциональном управлении последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия определены в лучшем случае инструкциями, а чаще не определены никак, то при процессном управлении взаимодействия однозначно определены и потери возможны только при неправильном построении логики бизнес-процессов.

По мнению наиболее известных и влиятельных экспертов и аналитиков рынка ИТ, таких как Garthner Group, Giga Information Group, AIIM, Delphi Consulting Group, workflow постепенно становится ключевой технологией, влияние которой оказывает воздействие на развитие других технологий. На основе концепции workflow сейчас развиваются модули таких западных гигантов автоматизации, как "Baan Wise" фирмы BAAN, Lotus Domino, существуют и отечественные разработки в которых workflow является средством интеграции различных функциональных приложений в корпоративных информационных системах.

В данной статье Вашему вниманию предлагается обзор функциональных возможностей вышедшего в 2002 году новейшей отечественной разработки – программного продукта "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы", предназначенного для автоматизации процессного управления на предприятиях. Особенностью программы является ее интеграция с системой1С: Предприятие 7.7", позволяющая организовать процесс документооборота с учетом первичных документов, используемых в системе "1С: Предприятие", а также внешних файлов (например, таблицы Excel).

Отличительной особенностью продукта является то, что он позволяет не только проанализировать и настроить уже существующие бизнес-процессы, но и оптимизировать их в соответствии с деревом целей предприятия. Настроенная таким образом система способна автоматически обеспечивать движение и обработку информации, контролировать исполнение поставленных задач, производить анализ эффективности бизнес-процессов. В программе также предусмотрены дополнительные полезные функции: составление должностных инструкций, документооборот, почта, а также статистические и аналитические возможности с использованием новейших технологий (OLAP-анализ данных, UML, XML).

Преимущества программы

• Универсальность продукта для автоматизации управления процессами предприятий различных отраслей
• Использование общемировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML)
• Специальные возможности дизайна бизнес-процессов для менеджеров и консультантов
• Возможность разработки собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности
• Отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой "1С: Предприятие 7.7"
• Удобный и доступный исполнительный модуль
• Широкие возможности анализа эффективности выполнения процессов
• Современная система документооборота
• Качественная поддержка внедрения

Продукт "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" предназначен для автоматизации процессного управления. Это означает, что он позволяет автоматизировать задачи проектирования и исполнения бизнес-процессов, протекающих во всех подразделениях компании. С одной стороны, "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" является самостоятельной программой, с другой стороны он представляет собой отдельный модуль, который может быть интегрирован в типовые и нетиповые конфигурации системы 1С. Продукт разрабатывался с учетом специфики российского бизнеса и может быть внедрен на предприятиях различных отраслей экономики.

Функциональные свойства программы

1. Дизайн бизнес-процессов

• Разработка (дизайн) бизнес-процессов. Процессы представляются визуально в виде схем, и фиксируются в программе, в которой затем будет происходить их исполнение. При дизайне процессов можно использовать объекты программы (документы, справочники, пользователей) или внешние файлы, "завязывая" их в схемы бизнес-процессов
• Автоматическая проверка логики разработанной схемы процесса. Составленная схема процесса анализируется программой на наличие логических ошибок, для того, чтобы пользователь был уверен в реальности исполнения процесса
• Формирование должностных инструкций. Для каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессах, может быть автоматически составлена его должностная инструкция – список исполняемых функций и их описание
• Регулярность запуска процессов. Можно создать "планировщик" процессов, чтобы быть уверенным, что процесс автоматически стартует в назначенное время. Также имеется возможность привязать старт процесса к определенному событию в информационной системе.
• Композиция/декомпозиция. Каждый процесс можно разделить на несколько подпроцессов. И наоборот, отдельные подпроцессы можно объединить в процесс более высокого уровня. Можно добиваться нужной степени абстракции и детализации бизнес-процессов в компании
• Обмен схемами бизнес-процессов. Настроенную схему бизнес-процессов можно выгрузить в отдельный файл XML формата, после чего данный бизнес-процесс можно загрузить в любую другую конфигурацию, интегрированную с модулем "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы"?

2. Исполнение бизнес-процессов

• Исполнение предварительно настроенных бизнес-процессов. Участникам бизнес-процессов автоматически ставятся задачи с определенными параметрами их выполнения. В задаче указывается описание требуемых действий, возможна ссылка на первичные документы или внешние файлы, с которыми необходимо провести определенные действия.
• Интеграция задач с почтой. Входящие задачи автоматически попадают в почтовый ящик пользователя, которому они предназначены
• Выполнение кросс-организационных процессов. Участниками бизнес-процесса могут быть не только пользователи программы, но и внешние участники, имеющие электронную почту
• Автоматический контроль срока выполнения задач. Автоматическое предупреждение о приближении срока выполнения задач. Пользователь получает сообщение, напоминающее о еще не выполненных задачах, срок которых вскоре истекает. В свою очередь, владелец процесса автоматически получает информацию в том случае, если задача все-таки была просрочена.
• Контроль исполнения процессов. Каждый начатый процесс автоматически отображается в отчетах по исполнению задач пользователями. Можно контролировать, кто, что, когда и как должен был выполнить, сравнивая нормативные параметры с фактическими.
• Полная статистическая отчетная информация о протекающих и уже завершенных бизнес-процессах

3. Анализ эффективности бизнес-процессов

• Программа автоматически фиксирует все параметры постановки и исполнения задач. Результаты исполнения бизнес-процессов подвергаются тщательному анализу
• В отчетах выводятся нормативы исполнения задач, в сравнении с фактическими данными. Задачи разделяются на выполненные и невыполненные, просроченные и непросроченные
• Можно анализировать загруженность персонала, его исполнительность, сроки выполнения отдельных задач и процессов, "узкие места" в организационной структуре и схемах бизнес-процессов, а также среднее время исполнения задач и процессов
• Отчеты выводятся в табличном и графическом виде. Дополнительно отчет можно получить в виде схемы конкретного процесса, с конкретными параметрами выполнения данного процесса
• OLAP-отчетность. Данные также представляются в гиперкубе, с формированием OLAP-отчетности

7. Сервисные функции

• Встроенная внутренняя почта. Внутренняя почта позволяет обмениваться пользователям программы, отправлять сообщения, внешние файлы и ссылки на объекты конфигурации
• Формирование должностных инструкций Для каждого
• Интеграция с внешней почтой. Сообщения по электронной почте автоматически загружаются во внутренний почтовый ящик или автоматически отправляются от пользователей программы получателям по Интернет. Возможность отправки внешним пользователям документов программы в виде файлов MS Excel

9. Дополнительные возможности

• Гибкая связь с объектами конфигурации для включения их в схемы бизнес-процессов
• Быстрая и удобная процедура объединения с нетиповыми конфигурациями
• Система гибкого разграничения доступа к данным
• Удобный интерфейс для пользователей. Особенное внимание удобству получения управленческой отчетности и диаграмм. Встроенный конструктор OLAP-отчетов и диаграмм

Таким образом, в отличие от других программных продуктов в области автоматизации процессного управления, программа "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" позволяет одновременно исполнять и моделировать бизнес-процессы. До этого момента было невозможно строить (моделировать) бизнес-процессы и одновременно исполнять их в одной программе. Для этого требовалось как минимум две программы, что значительно усложняло работу пользователей, так как это было дорого и трудоемко.

На российском рынке присутствуют зарубежные программы, которые позволяют это сделать, но они являются чересчур громоздкими по своим функциональным свойствам и поэтому дорогими. Их стоимость составляет порядка 30 – 40 тыс. долл. Кроме того, они не учитывают специфику российского бизнеса и имеют большие денежные и временные затраты на внедрение. В связи с этим одно из серьезных преимуществ программного продукта "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы"– дешевизна сравнительно с западными аналогами и совместимость с одной из самых распространенных в России и странах СНГ учетных систем.

Какие же результаты принесет внедрение системы класса workflow?

Правильно подобранная и грамотно внедренная система позволит руководству предприятия:

• избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок при выполнении работ в рамках бизнес-процессов;
• быть осведомленным о ходе выполнения любого процесса на предприятии;
• снизить время принятия и исполнения решений, даст возможность принимать управленческое решение и корректировать ход процесса в нужный момент;
• повысить дисциплину исполнения и сократит влияние личных качеств сотрудников на выполнение бизнес-процессов;
• своевременно собирать всю необходимую статистическую и аналитическую информацию для анализа и реинжиниринга бизнес-процессов;
• моделировать процессы и сценарии их выполнения с новым гораздо более высоким уровнем детализации и максимально приближенно к реальности,
• предоставлять каждому сотруднику четкий список задач, которые он должен выполнить, что соответственно, позволит ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом.

Какие преимущества получит пользователь системы?

• Управление по целям – дерево бизнес-процессов настроено в соответствии с деревом целей компании
• Эффективное взаимодействие между структурными подразделениями компании и снижение внутренних транзакционных издержек за счет автоматизации движения информационных потоков по цепочке от исполнителя к исполнителю.
• Повышение управляемости и контроля посредством мониторинга – протекающие процессы становятся прозрачны и в любой момент возможно внесение корректив в ход процесса в нужном месте и в нужное время - и следовательно снижение затрат времени руководителей на организацию работы– повышение производительности труда
• Гибкость предприятия за счет возможности легко вносить коррективы в сам процесс или в его отдельные участки для управленца, и по-прежнему выполнение конкретных задач для исполнителя
• Динамически стабильный и быстрый отклик на потребности рынка – потребности клиентов.

Успех предприятия – в гибком, динамическом подходе к управлению, в быстром и качественном удовлетворении потребностей клиента –мы предлагаем Вам достичь этих целей с помощью внедрения автоматизированной системы процессного управления.

Процессный подход к управлению предприятием является новым не только для России, но и для западных стран. Тем не менее, в настоящее время он остается наиболее перспективным направлением удовлетворения потребностей клиентов. Постепенно этот подход становится все более популярным, и процессное управление постепенно становится стандартом 21 века.

Сегодня мы предлагаем Вам опередить конкурентов, эффективно применяя в своей работе новые достижения области управленческих и информационных технологий.

Скриншоты программного продукта "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" можно посмотреть здесь.