Бюджетирование: опыт самостоятельной автоматизации. Дешево и сердито

Профиль предприятия (Заказчик)

Троицкая Бумажная фабрика (www.tbf.ru) является старейшей российской бумажной мануфактурой, основанной еще в 1786 году на реке Шаня калужским дворянином П.Г.Щепочкиным - владельцем деревни Кондрово (сейчас г.Кондрово, Калужская обл.). Сегодня ОАО "Троицкая бумажная фабрика"- единственное в России предприятие, выпускающее растительный пищевой пергамент - упаковочного материала для масла, маргарина, творожных и мясных продуктов, белых влагопрочных и жиростойких бумаг для упаковки.

Фабрика является современным динамично развивающимся предприятием и стремится к постоянному повышению качества своей продукции и расширению ассортимента. Одним из важнейших моментов в этом процессе является наличие эффективной, тщательно продуманной системы управления. Среди прочих шагов на пути к оздоровлению существующей на фабрике системы управления руководство фабрики предприняло внедрение автоматизированной системы бюджетирования.

Профиль предприятия (Разработчик)

Консультационно-внедренческая фирма "ИНТАЛЕВ" (www.intalev.ru) была создана в 1996 году. На сегодняшний день компания "ИНТАЛЕВ" является одним из лидеров российского рынка консалтинга и автоматизации в области бюджетирования, управленческого учета и процессного управления. Входит в 50 крупнейших российских консалтинговых компаний по независимому рейтингу (газета "Коммерсантъ" №58 (2661) от 04.04.2003)

Основные офисы компании находятся в Санкт-Петербурге и Москве. Продукты и услуги "ИНТАЛЕВ" распространяются как самой компанией, так и через партнеров. Партнерская сеть "ИНТАЛЕВ" насчитывает более 70 компаний в российских регионах и СНГ.

Сфера деятельности компании "ИНТАЛЕВ" – оптимизация системы управления. Основные направления деятельности "ИНТАЛЕВ" - управленческий консалтинг, автоматизация систем управления предприятием, разработка типовых программных продуктов и методических руководств в области постановки и автоматизации системы управления предприятием, бизнес-обучение.

Среди клиентов "ИНТАЛЕВ": ОАО "Колэнерго", ГУП "Архангельские Воздушные линии", ЗАО "Меди", ОАО "Завод Турбинных Лопаток", ОАО "Пивоваренная компания Балтика", ОАО "Красногвардеец", ОАО "Порт Высоцк", ЗАО "Невская косметика", ОАО "Ростелеком", ЗАО "Талосто", ЗАО "Петростройкомплект"-"Балтстальпрокат", ООО "Мегамебель" (торговая марка "Апит-Премьер") и мн. др.

Троицкая Бумажная Фабрика, Шематонова Людмила, ведущий программист:

До сотрудничества с компанией "ИНТАЛЕВ" на нашем предприятии уже существовала система бюджетирования: функционировал бюджетный комитет, были разработаны соответствующие регламентные документы, рассчитывался в ручном варианте сам бюджет. Но система не была автоматизирована. В основном, это были отдельные модули, составленные при помощи электронных таблиц Excel. Вопрос о создании централизованной автоматизированной системы бюджетирования поднимался неоднократно.

С другой стороны, на предприятии успешно работала программа "1С:Бухгалтерский учет". На ее основе мы самостоятельно связали в единую базу данные по бухгалтерскому и финансовому учету, сбыту, мат.складу и т.д. Поэтому главным критерием в поисках программы для автоматизации системы бюджетирования было требование, чтобы она вписывалась в существующую на данный момент на фабрике базу данных и была совместима с 1С.

Исходя из такого запроса, в Интернете, мы нашли информацию о компании "ИНТАЛЕВ". Из всей доступной информации стало понятно, что компания является единственной в своем роде, занимающейся разработками в области бюджетирования на базе "1С:Предприятие", а также имеет практический опыт внедрения системы на предприятиях. Проанализировав информацию, мы приняли решение приобрести продукт "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление" БДДС, для начального этапа автоматизации. Этот программный продукт позиционировался как продукт, оптимальный для самостоятельного внедрения. Было принято решение провести автоматизацию самостоятельно, своими внутренними ресурсами.

На нашем предприятии использовалась нетиповая конфигурация 1С, поэтому объединение модулей производилось и отрабатывалось нами вручную на вспомогательной базе. На это ушло более 2-х недель. На первом этапе внедрения к системе бюджетирования был подключен отдел снабжения, т.к. именно в этом отделе собирается значительный объем информации".

В процессе внедрения программы и ее эксплуатации мы вносили в нее необходимые с нашей точки зрения необходимые изменения и корректировки. Мы самостоятельно добавили групповое создание документов из реестра платежей, изменили отчет по платежному календарю, с учетом платежных поручений. Добавили также автоматическую систему сообщений при изменении даты платежа "Заявки на использования ДС" ее автору. Факт расхода бюджета для оперативности собирается из реестра платежей.

Кроме того, мы составили OLAP-куб на базе SQL 2000, где обмен информации происходит при помощи ADO-библиотеки в запланированное время. Это существенно сокращает время на анализ бюджета, по сравнению со стандартными средствами.

В общей сложности внедрение и доработка системы, подключение и обучение всех пользователей (примерно 20 чел.) заняло около 3 месяцев (все эти работы проводились нами самостоятельно, в рабочих условиях без отрыва от производственного процесса). ЦФО (Центры Финансовой Ответственности) определялись в соответствии со структурой подразделений на предприятии.

Основная трудность при подключении пользователей - это "ломка" уже сложившегося подхода к бюджетированию на уровне ЦФО. В результате внедрения программы "ИНТАЛЕВ" ЦФО сами заносят информацию в компьютер и прослеживают весь путь движения ДС и сами отвечают за недостаточно полный или составленный с излишним запасом план.

"В целом, при наличии ряда недостатков программа "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление 2.0" является работоспособной системой, удовлетворяющей на данном этапе нашим требованиям. По сути, приобретя типовую коробку с программным продуктом "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление" 2.0 (по прейскуранту на 2002 год – менее чем за 1000$) мы практически за 3 месяца самостоятельно осуществили автоматизацию системы бюджетирования своего предприятия. Конечно, потребовались значительные усилия со стороны нашего отдела, но в целом мы не жалеем о выбранном нами варианте автоматизации.

Особенно нас порадовало то, что разработчики продукта не останавливаются на достигнутом, а продолжают двигаться дальше, развивая и совершенствуя свои продукты. Об этом говорит тот факт, что в конце прошлого года появилась новая версия продукта – "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление 3.0", в которой за счет кардинального изменения внутренней структуры хранения и обработки данных в десятки раз увеличилась скорость работы продукта. Мы в связи с этими усовершенствованиями рассматриваем возможность перехода на новую версию программы".

Что можно порекомендовать специалистам российских предприятий? Конечно, здесь не может быть однозначного совета. Если на вашем предприятии действительно есть сильная команда профессионалов, готовых разобраться в продукте и самостоятельно настроить его в соответствии со спецификой предприятия – то вариант самостоятельной автоматизации подходит для вашего предприятия. В этом случае, основываясь на полученном опыте, мы бы посоветовали, прежде всего, исходить из того какая автоматизированная система и единая база данных уже существует на предприятии. Как показывает практика, если из-за неоднородности систем приходится на каком-то участке или участках вводить двойную информацию, то, как правило, такие программы не "живут".

Результаты работы - в нашей системе управления с появлением автоматизированного БДДС информация о финансовом состоянии предприятия стала прозрачной, это дает возможность финансовому директору владеть более детальными сведениями (на уровне отдельного ЦФО и статьи затрат) и принимать решения на различных этапах текущего или следующего периода планирования.

Разработчикам компании "ИНТАЛЕВ" желаем дальнейших успехов, новых разработок и процветания!

Алексей Федосеев, директор по информационным технологиям компании "ИНТАЛЕВ":

Программный продукт "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление" был создан еще в 1999 году, это одна из первых российских программ для автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Мы ее разработали на платформе "1С:Предприятие 7.7" с тем расчетом, что эта система в качестве инструмента для автоматизации бухгалтерского учета используется на большинстве российских предприятий. Совмещение бухгалтерского контура с контуром бюджетирования позволяло избежать двойного ввода данных. Продукт ориентировался на российские предприятия, преимущественно среднего и малого бизнеса, которые не могут позволить себе дорогостоящие и громоздкие западные решения, кроме того, поставляемый в рамках подобных решений функционал даже и на половину не находил применения на среднем российском предприятии. Тем не менее, потребность контролировать и планировать финансы, то есть осуществлять финансовое управление, там естественно тоже была. С другой стороны, Россия, как известно, славится талантливыми людьми, в данном случае – программистами, на многих предприятиях имеется слаженная команда профессионалов, поддерживающих информационную систему. Типовой продукт "ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление" был разработан специально для самостоятельного внедрения на предприятиях - это полностью готовый для эксплуатации современный программный продукт, в котором учтен многолетний опыт консультантов "ИНТАЛЕВ" по постановке системы бюджетного управления на сотнях российских предприятий.

"Описанный проект внедрения программы на Троицкой Бумажной Фабрике – еще раз доказывает, что провести автоматизацию силами своих программистов – возможно, главное, чтобы были на высоком уровне 2 составляющих успеха: грамотные и целеустремленные специалисты на предприятии, которое приняло решение о проведении проекта своими силами, не прерывая работу предприятии, а во вторых – выбранное средство – конкретный программный продукт - должен быть изначально "заточен" под российскую специфику, чтобы оставалось только внести настройки в соответствие со спецификой предприятия и ввести необходимые данные. Успех внедрения автоматизированной системы бюджетирования на Троицкой Фабрике безусловно заключается также и в грамотности и упорности специалистов, проделавших работу по настройкам программы".