Автоматизация – эволюция или революция?

В начале статьи в качестве сложившегося ритуала вспомним фразу: «в результате автоматизации хаоса получается автоматизированный хаос» - для закрепления материала, а вдруг кто-то забыл эту банальную истину. А для тех кто сомневается еще добавлю, что современная Система управления не менее сложна, чем такие объекты, как здание, автомобиль, самолет… Сегодня мало кто начинает создание таких объектов без фазы проектирования, последствия очевидны…..

Борис Старинский,
управляющий партнер группы компаний «ИНТАЛЕВ»

В автоматизации же эти последствия многим неочевидны, - до сих пор распространены попытки самостоятельной разработки систем автоматизации управления. Но таких все меньше и меньше, растет профессионализм ИТ-специалистов, которые именно в силу своего профессионализма не возьмутся за решение заранее безнадежной задачи.

Растет также управленческая компетенция менеджеров, которые понимают, что летать на собранном в гараже самолете занятие может быть и интересное, адреналиновое, но опасное и неэффективное. Но все еще распространенным сценарием является попытка внедрить «готовую систему» без фазы проектирования и/или оптимизации системы управления! При этом «готовая система» чаще всего приспосабливается к имеющимся (неформализованным, неэффективным и неоптимизированным) бизнес-процессам компании. Классический АХ! (Автоматизированный Хаос).

Эволюция или революция?

В отличие от ситуации 5-10 лет назад, сегодня на предприятиях Украины отдельные функциональные области, такие как бухгалтерский, налоговый, оперативный, производственный учет, в основном автоматизированы. Может быть этого и достаточно? Смотря для кого! Линейный менеджер или менеджер среднего звена может быть вполне удовлетворен такой ситуацией – его участок автоматизирован и дает информацию для принятия решений… Но значительно хуже обстоит дело с топ-менеджментом и собственником. Они в целом картины по предприятию не видят в виду отсутствия единой комплексной системы управленческого учета. Или видят ее с большим опозданием по времени, когда уже об оперативности управления речь не идет… Это напоминает управление автомобилем с ориентацией по зеркалу заднего вида…

В целом проблемы такой лоскутной автоматизации с точки зрения топ-менеджмента можно классифицировать следующим образом:

• информация неоперативная
• информация недостоверная
• информация из разных подсистем противоречивая
• различные подразделения пользуются разными данными
• информации много, но она не структурирована
• значительная трудоемкость проведения финансово-экономического и управленческого анализа
• нет критериев и семафоров для оценки получаемых данных (например на основе план-фактного контроля)…

Итак мы подошли к формулировке массовой для украинского бизнеса проблемы: с одной стороны в автоматизацию уже вложены значительные ресурсы денег и (главное!) времени, с другой – топ-менеджмент системой автоматизации неудовлетворен, поскольку она ему мало что дает для принятия оперативных и стратегических решений. Далее мы будем обсуждать варианты решения.

Самое простое и очевидное решение – внедрить одну большую и «умную» систему класса ERP. Мы будем называть этот вариант развития автоматизации – революцией . Как и всякая революция, этот сценарий при ближайшем рассмотрении сопровождается большими рисками.

Кроме «простого и очевидного» решения, существует как минимум еще один вариант – внедрение некоторой консолидирующей системы, которая будет интегрировать все имеющиеся системы учета и предоставлять необходимую информацию для топ-менеджмента. Далее мы этот вариант будем называть эволюцией . Прежде, чем мы приступим к сравнению этих двух вариантов развития, чуть более подробно опишем вариант эволюции. Для примера, в качестве интегрирующей системы могут быть выбраны такие системы как «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», COGNOS, ComShare и др.

Чаще всего конфигурация информационных баз на крупном предприятии или холдинге выглядит следующим образом:

• Оперативный учет (продажи) ведется в единой ИБ (собственная разработка или специализированное малотиражное ПО), в центре есть консолидированная ИБ, обмен с территориально удаленными объектами происходит несколько раз в сутки
  
  
• Бухгалтерский учет ведется на 1С (версия 7.7). Количество ИБ равно количеству юридических лиц. Консолидированной ИБ бухучета нет. Конфигурации 1С для разных объектов разные. Единой методологии ведения бухгалтерского учета нет.
  
  
• Есть еще отдельные специализированные ИБ, автоматизирующие отдельные области управления, например, - управление персоналом, кадровый учет, зарплата
  
  
• Некоторые виды учета ведутся в Excel
  
  
• Сводный консолидированный управленческий учет ведется в Excel, причем в разрезе Движения Денежных Средств (ДДС) – оперативно, в разрезе доходов и расходов – по завершению периода, управленческий баланс не ведется или ведется формально, недостоверен
  
  
• Планирование некоторых областей деятельности (продажи, закупки…) ведется в Excel

Итак, как будет выглядеть эволюционный проект? Первое, что нужно сделать, это сформировать команду менеджмента и провести обучение. В минимальном объеме – управлению финансами, затратами, бюджетированию. В расширенном – еще и стратегическому и процессному управлению. Затем необходимо спроектировать нашу систему управления. В минимальном варианте – систему управленческого учета и бюджетного управления. Это важный этап, который НЕЛЬЗЯ пропускать, иначе мы опять получим АХ. На этом этапе необходимо разработать положения, полностью регламентирующие процессы планирования, управленческого учета, финансово-экономического анализа, бюджетного управления.

Затем идет этап выбора, приобретения, установки и обучение ПО. Затем мы настраиваем модель управленческого учета и бюджетирования в продукте, принимая в качестве исходной информации разработанные ранее положения. После этого – система будет готова как система планирования и анализа, необходимо выполнить последний – «консолидирующий» этап по получению фактической информации из всего разнообразия учетных систем. При этом происходит вытеснение Excel как системы учета и планирования.

При этапе консолидации данных необходимо прописать регламент обмена данными и настроить механизмы трансляции, которые будут или агрегировать информацию и/или дополнять ее недостающими аналитиками.

Для того, чтобы минимизировать количество схем трансляции, желательно провести стандартизацию ведения бухгалтерского учета как на методологическом уровне, так и на техническом (единая конфигурация 1С). Такой проект может идти параллельно основному и скорее всего будет длиться значительно дольше (около года).

Таким образом, на схеме можно изобразить эволюцию построения и автоматизации системы управления, состоящую из двух больших этапов:

• Постановка и автоматизация управленческого учета и бюджетирования
  
  
• Стандартизация учета

Эти этапы могут идти последовательно или параллельно. При последовательной реализации возможно начинать со 2-го этапа - стандартизации учета, но при этом есть риск, что после постановки управленческого учета и бюджетирования появятся дополнительные требования к учету и этот этап необходимо будет повторить (в меньших масштабах).

Теперь, поскольку мы озадачили читателя возможным выбором, облегчим ему этот выбор, составив сравнительную таблицу достоинств и недостатков этих вариантов развития – эволюции и революции.

Какое из решений лучше – этот ответ в общем виде дать нельзя, нужно учитывать конкретную ситуацию, планы, цели и стратегию развития. Топ-менеджеры могут дополнить эту таблицу своими показателями, придать вес тому или иному показателю и принять решение.

А рекомендацию, которую я все-таки позволю себе в рамках данной статьи – нельзя дальше мириться с неэффективной системой управления, необходимо ее спроектировать/оптимизировать и автоматизировать, таким образом, получив мощный инструмент реализации целей и долгосрочное конкурентное преимущество. А какой вариант выбрать – это Ваша задача, не откладывайте ее в долгий ящик! Пора уже быть эффективными!

P.S. Да не забудьте про постановку / оптимизацию системы управления ДО автоматизации!!!