ERP системы. Проблема внедрения ERP-систем

Аудит нормативно-справочной информации как обязательное условие успеха 

Автор: Степан Слепцов
Источник: Журнал «Генеральный директор», октябрь 2007 

Типичные причины неудач

О причинах неудач и источниках успеха внедрения ERP написано уже немало. Здесь и необходимость создания проектной команды, управление ею по принципам проектного менеджмента; и формализованное описание деятельности «как есть», последующий поиск дублирующих операций и задержек в передаче информации, и на основе этого описание деятельности «как будет»; и как итог всего — необходимость проведения реинжиниринга бизнес-процессов.

Иногда это срабатывает, но чаще всего — нет. Почему? Да потому, что все это — попытки на-вести внешний блеск, без изменения глубинной сути деятельности предприятия, того, что лежит в основе, на чем базируется функционирование бизнес-процессов, — изменения бизнес-системы. Бизнес-система — это тот фундамент, на котором основываются бизнес-процессы и далее стратегия компании. Однако давайте начнем с первых шагов выбора и внедрения ERP.

Не все ERP являются ERP

Не все предлагаемые на рынке информационные системы, называемые поставщиками ERP, являются таковыми. Сама суть понятия и история возникновения ERP-систем говорит о том, что в их основе должны лежать методы планирования и управления ресурсами предприятия. И не просто планирования доходов и затрат по счетам учета, а взаимосвязанное планирование «продаж-производ-ства-запасов-снабжения». Для промышленного предприятия — это методы планирования МНРII (планирование производственных ресурсов) или APS (синхронное планирование и оптимизация), если речь идет о производстве под заказ. Нет планирования — нет ERP.

Правильный выбор ERP и «правильные» консультанты

Сейчас уже не секрет, что западные разработчики ERP-систем позиционируют их для разных отраслей промышленности. Выбор ERP-системы, учитывающей отраслевую специфику предприятия, — необходимое, но недостаточное условие. Нужен также квалифицированный консультант, понимающий экономическую суть функционирования предприятий конкретной отрасли, знающий, от чего зависит их доходность, как быстро они реагируют на изменение потребностей клиентов и т. д. Знание консультантами возможностей внедряемой системы в применении к решению конкретных задач предприятия является обязательным.

Приоритетность задач проекта

Деньги производственного предприятия «зарыты» в производстве, а не в бухгалтерии. При замене бухгалтерии 1С на бухгалтерию SAP R3 ничего не изменится, за исключением потраченных денег и времени. Если не будет внедрено планирование и управление производством и запасами, производство останется «черной дырой», поглощающей все доступные ресурсы предприятия.

Какой реинжиниринг нам нужен

Почему реинжиниринг не достигает целей? Первая причина — он подменяется простой оптимизацией. Сплошь и рядом проект реинжиниринга преподносится как описание деятельности «как есть», поиск дублирующих операций и задержек в передаче информации, и на основе этого описание деятельности «как будет».

Реинжиниринг, согласно определению Майкла Хаммера (родоначальника термина), — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов, с целью достижения существенного улучшения качества функционирования. Это не просто повышение маржинального дохода, а качественный переход на новый уровень эффективности бизнеса. Зачем предприятию тратить деньги и время на детализированное описание деятельности «как есть», если оно намерено провести реинжиниринг, то есть кардинально изменить бизнес-процессы?

Может ли предприятие провести реинжиниринг отдельного бизнес-процесса. Однозначный ответ — нет. Его целью должно быть получение определенных конкурентных преимуществ. При этом приобретение их за счет оптимизации отдельно взятого процесса невозможно. Нельзя улучшить процесс продаж, если предприятие срывает сроки производства и не обеспечивает необходимого качества по причине того, что снабжение осуществляет закупки, исходя из собственных соображений. Только улучшение функционирования внутренней цепочки поставки «снабжение-производство-продажи», синхронизация действий всех участников основных процессов могут обеспечить достижение желаемого результата. При этом синхронизация цепочки происходит не за счет исключения дублирования операций или ускорения прохождения документов, а за счет создания сбалансированного операционного плана, общего для всей цепочки «снабжение-производство-продажи», строящегося на основании прогноза спроса на продукцию предприятия, а не на основании статистики потребления запасов за предыдущие периоды.

Изменение традиционных методов планирования производства и запасов, — вот основной элемент проводимого реинжиниринга.

Изменение бизнес-системы

Бизнес-система — это тот уровень системы управления предприятием, до которого практически никогда не опускаются ни консультанты, ни предприятия по внедрению ERP. А напрасно.

Приведем пример. Предприятие заявляет, что ему очень сложно управлять запасами сырья и материалов, так как перечень справочника составляет 100 тыс. позиций. При детальном анализе оказывается, что в нем одна и та же номенклатурная позиция фигурирует четыре-пять раз в разных написаниях. Если мы проведем оптимизацию бизнес-процессов, но справочник останется в том же виде, сократится ли количество выполняемых операций? Нет. Как минимум учет, инвентаризация и пополнение запасов выполняются по всем дублирующимся позициям. А поддержание запасов на складе по каждой позиции? Все это деньги предприятия, изъятые из оборота.

Наш опыт свидетельствует о том, что одной из основных практических проблем, с которой сталкиваются при внедрении ERP-cиcтем, подсистем управления производством и особенно планирования, является плохое качество или отсутствие нормативно-справочной информации, конструкторско-технологической документации (КТД). И самое главное — полная несогласованность обозначений используемой номенклатуры товарно-материальных запасов (ТМЦ) в подразделениях предприятия.

Рассмотрим эту проблему на примерах конкретных подразделений.

Конструкторы

Конструкторы используют для спецификации сырья и материалов две характеристики: сортамент и марку. При этом часто применяется только частичное обозначение сортамента, без указания конкретного типоразмера (например, пишется только толщина). Степень детализации обозначения конкретной марки материала находится полностью во власти конструктора. Не секрет, что в конструкторско-технологической документации можно найти десятки вариантов написания обозначений для одних и тех же материалов. Например, при проведении аудита на одном из предприятий только по одному изделию выявили три варианта спецификации идентичных материалов. Было установлено, что во всех случаях возможно использование одного из трех видов материалов.

Используемые в конструкторской документации материалы достаточно абстрактны, решение о превращении их в конкретные товарно-материальные запасы, лежащие на складе, находится вне компетенции конструкторов. В этих подразделениях применяются гостовские обозначения, которые могут соответствовать нескольким конкретным видам товарно-материальных запасов.

В этой ситуации на складе могут присутствовать подобные материалы, но отсутствовать материалы подходящих размеров для запуска в производство.

Технологи

Технологи работают, основываясь на предоставленной им документации, и дополняют описания используемых материалов типоразмерами, исходя из требований оптимальности технологии. Но, к сожалению, они практически не имеют информации о предстоящих партиях и продолжают формировать технологии, руководствуясь спецификой крупносерийного или массового производства, используя гостовские обозначения, которые конкретизируют ТМЦ, но могут не подходить для закупаемых от разных производителей товарно-материальных запасов.

Нормировщики материалов

Нормировщики материалов участвуют в процессе дважды: первый раз — при формировании планового расхода материалов, второй — при расчете фактического расхода.

При расчете первого используются гостовские обозначения абстрактных материалов, а при расчете второго обычно применяются обозначения материального учета, не очень связанные с гостами. Да и материалы списываются те, которые значительно отличаются от заложенных в техдокументации. В итоге мы получаем две несопоставимые величины.

Производство

Для выполнения производственного плана и заданий предприятие получает КТД с перечнем необходимых материалов и комплектующих и определяет, что из имеющегося в нали¬чии на складе можно использовать. По итогам списания на производстве формируется список замен, открывающий широкое поле для злоупотреблений. Его отправляют нормировщикам материалов для списания, которое осуществляется на основании обозначений материального (бухгалтерского) учета. И здесь уже возникает разрыв между плановой и фактической себестоимостью.

Материально-техническое снабжение

Сотрудники отдела МТС получают запрос на материалы (в гостовских обозначениях) и закупают то, что, по их мнению, необходимо, порождая возможности для последующих замен и вымывая оборотные средства.

Материальный и бухгалтерский учет

Как правило, материальный учет в традиционном виде является источником формирования многочисленных вариантов обозначений для идентичных материалов и комплектующих. В качестве примера хочу привести достаточно типичную историю, приключившуюся на одном из предприятий. Во время проведения инвентаризации в ведомостях ТМЦ, находящихся на учете, были обнаружены две позиции «лупор» и «пупор». К сожалению, бухгалтер-материалист, сопровождающий этот склад, находился в отпуске. В результате длительного анализа было выяснено, что на самом деле этими ТМЦ являются «Левый упор ТУ..» и «Правый упор ТУ..». Нет необходимости пояснять, что означает наличие таких неясностей в перечнях номенклатурных позиций.

Для борьбы с этой проблемой необходим «Аудит используемой номенклатуры». Вначале для конструкторского и технологического отделов создается полный перечень используемых номенклатурных позиций по каждому изделию. При формировании перечня применяются не только электронные, но и данные на бумажных носителях. Далее с помощью специализированного программного обеспечения выполняется анализ и выявление номенклатурных позиций с подобными обозначениями. Специалисты конструкторского и технологического отделов анализируют их и устраняют различия в обозначениях.

Разрабатывается унифицированная система кодирования ТМЦ, обязательно связанная с типоразмерами всех используемых материалов и деловых отходов. В итоге мы получаем систему кодирования, позволяющую связать техдокументацию, технологию и нормы расходов материалов с реальными товарно-материальными запасами. Разработанная система кодирования должна будет использоваться во всех подразделениях: как в конструкторско-технологических системах и производстве, так и в системах финансово-экономического блока.

Выгоды правильного внедрения

Добившись такого результата, мы создаем условия для полноценного планирования ERP-системы. Кроме этого появляется реальная возможность провести экономический анализ используемых материалов и комплектующих, с целью оптимизации их применения и определения вариантов замен. Причем одна часть этих замен должна быть определена как постоянная, а другая — как допустимая. Это позволит оптимизировать закупаемую номенклатуру, предотвратить замены в процессе производства. В результате сокращается общий перечень номенклатуры, который необходимо отслеживать специалистам отделов МТС и Управления запасами.

Одной из основных практических проблем, с которой сталкиваются при внедрении ERP-систем, подсистем управления производством и особенно планирования, является плохое качество или отсутствие нормативно-справочной информации, конструкторско-технологической документации

Кроме того, при использовании правильной ERP-системы технологи предприятия получают возможность воспользоваться всеми преимуществами таких механизмов планирования и учета, как «набор-комплект» и «сопродукт».

Механизм «набор-комплект» обеспечивает возможность описания ситуации, в которой из одной заготовки получают заранее известное количество изделий (не обязательно одинаковых). Механизм «сопродукт» обеспечивает возможность более точного планирования расхода материалов. В итоге, на производстве практически устраняется необходимость бесконтрольных замен материалов. При использовании ERP-системы появляется возможность автоматического учета и дальнейшего планирования деловых отходов.

Служба МТС получает перечень не абстрактных материалов, а совершенно конкретных ТМЦ, которые необходимо заказать на конкретную дату в оптимальном объеме. Кроме того, данное подразделение лишается возможности самостоятельно принимать решения о замене одних видов материалов другими, об объемах и сроках их закупки.

Сотрудники бухгалтерии и склада лишаются права давать наименования и обозначения (номенклатурные номера) номенклатурным позициям ТМЦ, используемым в основном во вспомогательном производстве.

Время аудита

Возникает вопрос: когда следует проводить аудит — до начала или во время внедрения ERP-системы? Эту работу необходимо делать как часть процесса внедрения и добиваться ее завершения к моменту предварительных прогонов системы.

Единое пространство кодов необходимо сформировать к моменту запуска ERP-системы. Разночтения и противоречия в обозначениях номенклатурных позиций ТМЦ должны быть устранены.

Проведение аудита номенклатурных позиций товарно-материальных запасов не является разовой работой — скорее это основа для таких классических задач оптимизации производства, как унификация и стандартизация используемых материалов и комплектующих. Кроме того, как показала практика, использование современных CAD/CAM-систем (системы конструкторского и инженерного проектирования) не гарантирует отсутствия ранее перечисленных проблем.

ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент