BPM для среднего бизнеса: результат зависит от правильных критериев выбора

Критерии оценки программного обеспечения для управления эффективностью во многом совпадают для среднего и крупного бизнеса. Но компании среднего бизнеса должны добавить к этому перечню еще несколько своих собственных параметров.

Как и предвидели IT-аналитики, использование средств BPM ширится по всей Северной Америке. При этом технологии, которые возникли как попытка помочь крупным корпорациям оправдать свои прошлые вложения в Хранилища данных, системы управления отношениями с клиентами (CRM) и решения для планирования ресурсов предприятия (ERP), сейчас включают и всесторонние новаторские аналитические возможности для компаний среднего бизнеса. Часть поставщиков BPM сегодня фокусируется именно на среднем бизнесе, предлагая возможности, которые особенно интересны этой категории компаний, такие как отраслевая функциональность, возможности OLAP и интерфейсы Excel.

Это повышенное внимание поставщиков совпадает с растущей потребностью среднего бизнеса в средствах BPM. Нужды современных организаций среднего бизнеса и крупных корпораций весьма похожи, поскольку проблемы как крупных, так и средних компаний, старающихся выиграть от возможностей, предоставляемых рынком, во многом идентичны. В целом сфера деятельности исполнительных директоров связана с ключевыми процессами в организации - такими, как вопросы ценообразования, движения денежной наличности, управления продажами, линейками продуктов или услуг. В каждой из этих областей исполнительным директорам средних компаний приходится регулярно принимать принципиальные решения, которые могут существенно повлиять на будущее их бизнеса. И если такие решения принимаются на основе неполных данных или интуитивно, это может иметь самые печальные последствия.

Три ключевых элемента BPM для среднего бизнеса

Средние компании оценивают инструменты управления эффективностью преимущественно на основе традиционных критериев корпоративных программных продуктов. Это такие факторы, как масштабируемость, гибкость и скорость внедрения. Данные характеристики, безусловно, важны, но компании среднего бизнеса должны также определить те бизнес-проблемы, которые являются специфическими именно для организаций такого размера, и определить, какие приложения управления эффективностью лучше всего могут справиться с ними. При оценке тех проблем, которые могут быть решены с помощью различных пакетов программных средств управления эффективностью, директора средних компаний должны руководствоваться тремя ключевыми критериями отбора.

I. Функциональность, ориентированная на отделы, а не на информационные технологии. Средние компании не пользовались системами ERP и CRM, созданными для крупных корпораций, и на это были свои причины. В центре решений для больших компаний обычно находится IT-отдел. Это может создать существенные проблемы в организации любого размера, но особенно - в средних компаниях, где часто есть сложности с кадровым обеспечением. В компаниях, которые используют эти системы, бизнес-подразделения, такие как финансовые отделы, вынуждены рассчитывать на IT-персонал для того, чтобы получать данные и создавать отчеты. А это означает, что отчеты часто запаздывают и в них нередко не хватает тех ключевых показателей эффективности (KPI), которые так необходимы финансовым управляющим и ведущим менеджерам.

Инструменты управления эффективностью, ориентированные на конкретные отделы, а не на IT-персонал, могут устранить эту проблему, поскольку они созданы таким образом, чтобы извлекать данные и создавать отчеты на основе стандартных формул и вычислений Excel. Это существенно снижает требования к обучению сотрудников, а финансисты компании могут сами создавать и менять свои собственные KPI в динамичной среде.

Поскольку решения, ориентированные на отделы, не требуют участия IT-персонала, за исключением первоначального внедрения, финансисты могут создавать отчеты и получать данные на основе любых параметров, которые они сочтут важными. Недельные, месячные или незапланированные отчеты на основе нестандартных параметров уже не будут требовать многонедельного труда IT-программистов и разработчиков отчетов. Такая автономия отделов не только гарантирует, что финансисты будут создавать отчеты на основе тех специфических параметров, которые требуются, но и ведет к существенной экономии времени и средств организации. Обеспечение полной самодостаточности финансового отдела должно быть абсолютным требованием, предъявляемым к BPM во всех организациях среднего бизнеса.

II. Эффективность и гибкость, обеспечиваемая инструментами для интеграции Excel. Большинство средних компаний используют электронные таблицы Excel для управления своими данными. И существуют довольно весомые доводы в пользу сохранения среды Excel, связанные с производительностью. Исполнительные и финансовые директора не заинтересованы в инвестициях в такие системы, которые потребуют от сотрудников изучения новых программных продуктов и внедрения новых процессов.

В то же время Excel способен создать немало проблем, если он используется в качестве Хранилища данных в бизнес-среде. Более того, IT-специалисты доказали, что данные в электронных таблицах Excel обычно изобилуют ошибками и пропусками. Отчеты и аналитика компаний, пользующихся только Excel, достаточно бедные и неполные, что, безусловно, может влиять на эффективность их работы.

Исполнительные и финансовые директора средних организаций хотят иметь возможность анализировать данные, хранящиеся в Excel, без необходимости каждый раз загружать их, поскольку это отнимает немало времени. Инструменты BPM, обеспечивающие прямую интеграцию с Excel, могут позволить финансистам создавать стандартные отчеты, пользуясь всеми функциональными возможностями Excel применительно к другим источникам данных, причем в течение считанных минут.

III. Технология OLAP для гибкого моделирования данных и разработки сценариев. Высоко конкурентная природа бизнеса и давление со стороны зарубежных корпораций вынуждают компании осуществлять глубокий и детальный бизнес-анализ. Это особенно актуально для средних компаний, так как для них грань между успехом и провалом гораздо тоньше. Поэтому средние компании должны быть в состоянии выполнять сложное моделирование, которое удовлетворяет построению множественных сценариев по типу "если - то" (what-if scenarios). Например, предметом данного моделирования могут быть сложные бизнес-вопросы, такие как проблемы обменных курсов, конкурентное давление рынка, разработка новых продуктов и/или анализ возможностей продаж.

Наиболее гибкой и эффективной технологической платформой для анализа данных и разработки сценариев является архитектура OLAP. Возможности моделирования данных, которыми располагает OLAP, позволяют углубляться в детали и делать обобщения, фильтровать, сортировать и перегруппировывать данные непосредственно во время анализа. Те организации, которые используют многомерную технологию OLAP (multidimensional OLAP - MOLAP), извлекают максимум возможного из своей системы управления эффективностью, поскольку функции ввода и анализа кубов данных отличаются высокой производительностью, даже при анализе данных в масштабах всей корпорации. Технологии MOLAP предоставляют средним компаниям существенные преимущества, поскольку сложные вычисления определяются заранее и хранятся в кубе данных. Использование MOLAP обеспечивает более высокую, по сравнению с другими OLAP-технологиями, скорость сложных вычислений на основе конкретных требований к анализу и отчетности, предъявляемых тем или иным отделом.

При комбинировании с готовыми решениями для корпоративного планирования базы данных MOLAP могут импортировать информацию из различных источников данных и успешно справляться со многими проблемами планирования. Помимо этого, в кубы MOLAP можно легко вносить заранее заданную конфигурацию для того, чтобы они могли удовлетворять потребности управляющих среднего бизнеса и избавлять их от необходимости рассчитывать на помощь IT-персонала для создания отчетов и анализа данных. В результате финансисты получают усовершенствованный процесс разработки сценариев, что, в свою очередь, содействует созданию более детальных оперативных бюджетов (например, продажи, накладные расходы, инвестиции, займы), которые автоматически связывают балансовые отчеты, отчеты о доходах и движении денежных средств.

А также…

Все три названных критерия могут помочь в решении основной проблемы средних компаний - принятии решений. Организациям среднего бизнеса требуется, чтобы инструменты управления эффективностью способствовали более результативному и производительному процессу принятия решений. Для более эффективной деятельности менеджеры должны быстро получать информацию, чтобы они могли работать над задачами, поставленными исполнительным директором. А каждому отделу в организации необходима соответствующая технология, которая способна обеспечивать эту информацию. На ранних стадиях средства BPM должны обеспечивать инструменты, необходимые для решения ежедневных задач во всех отделах. Поэтому средним компаниям необходимо останавливать свой выбор на таком программном обеспечении, которое позволяет отделам моделировать свои собственные данные, предоставляет инструменты интеграции Excel, повышающие эффективность управления данными при минимальных усилиях на дополнительное обучение пользователей, и обеспечивает архитектуру OLAP/MOLAP, существенно улучшающую процесс создания отчетов и способствующую получению цельной картины реального состояния дел.

Помимо этих критериев существует еще множество вопросов, которые компании любого размера должны иметь в виду при выборе программных продуктов BPM. Например, они должны тщательно оценить масштабируемость и гибкость этих продуктов. Если компании планируют значительный рост, им необходимо рассмотреть возможность внедрения дополнительных пакетов, например, для консолидации, управления дочерними организациями или рисками. Тщательно организованный процесс осуществления информационных запросов даст ответы на вопросы - вопросы, которые предусмотрительные компании любого размера должны решить, прежде чем принять окончательное решение о приобретении средств BPM (в табл. 1 показаны некоторые примеры таких вопросов).

Наиболее эффективный способ выбора подходящего программного обеспечения BPM для любого среднего бизнеса - это одновременное рассмотрение специфических аспектов данного бизнеса, стандартных требований к корпоративным приложениям и потенциальных будущих нужд компании. А процесс покупки должен обеспечить необходимую гибкость, эффективность и понимание, которые средняя компания ожидает получить от своей стратегии управления эффективностью.