«Мирная» автоматизация управления финансами

Автоматизация финансового управления. Для различных людей это словосочетание означает абсолютно разные, зачастую противоположные понятия. В чем же заключается суть различий в подходах к рассматриваемому вопросу? Почему для одних эта фраза означает переход компании на новые уровень философии управления, что сразу ассоциируется с новыми финансовыми успехами предприятия, расширением доли рынка, достижением принципиального уровня качества её продукции. В то же время у других рассматриваемая фраза ассоциируется только с головной болью и напрасными тратами времени средств и усилий, которые к тому же могут негативно отразиться на управляемости и устойчивости компании на рынке.

Самым интересным в данной ситуации является то, что представители одной и другой позиции вполне искренне и аргументировано, желают своей компании лучшей доли. Что же предлагает в качестве аргументов каждая их сторон?
Оптимисты апеллируют к мировому и российскому опыту. Этот опыт на примере тысяч предприятий доказывает что компании, использующие автоматизированные системы управления своими финансами в целом гораздо более устойчивы на рынке, быстрее приспосабливаются к изменяющейся рыночной ситуации, все действия сотрудников, даже самого низкого звена, буквально пронизаны духом спокойствия и солидной уверенности присущей солидным компаниям. За счет чего же достигается такая уверенность?

В первую очередь надо отметить, что просто автоматизация какого то исторически сложившегося процесса управления, как правило, нормального результата не дает, поскольку практически бессмысленно автоматизировать хаотический или неоптимальный процесс. Поэтому, как правило, работа по совершенствованию системы управления начинается с оптимизации системы финансового управления с применением современных технологий. Наиболее известной и апробированной системой финансового управления во всем мире является технология бюджетного управления. Автоматизация системы финансового управления повышает финансовую управляемость компании и минимизирует издержки компании.

Пессимисты же утверждают, что комплексная автоматизация, в принципе, сама по себе хороша, но в условиях реального работающего предприятия сталкивается с рядом серьезных сложностей. В основном, эти сложности связаны с проблемами перехода предприятия на новую систему управления. Что же это за проблемы, стояще на пути совершенствования системы управления? Одной из основных проблем, как и при любом внедрении изменений, является человеческий фактор. Он может выражаться в открытом или скрытом сопротивлении внедрению изменений, поскольку сотрудники, которые ведут оперативное управление и учет по природе своей консервативны и не желают изменения сложившейся системы управления, поскольку это отвлекает много времени и сил и может повредить текущей работе. Как говорится, хороший бухгалтер – это консервативный бухгалтер. Так же внедрение новой системы управления, как правило, требует обновления компьютерного парка, различных программных комплексов уже работающих и хорошо зарекомендовавших себя. Еще можно отметить серьезные затраты, связанные с переподготовкой или наймом нового персонала для работы с новой системой. При насильственном же внедрении новой системы без учета обозначенных факторов, сам процесс этого внедрения может превратиться в настоящую "войну" со своим персоналом. Полагаю, что все переставляют себе последствия этой войны: ухудшение психологической атмосферы в коллективе; снижение производительности; возможный уход ключевых сотрудников.

Таким образом, возникает парадоксальная ситуация, при которой даже наличие средств и желания усовершенствовать систему управления у руководства компании этот процесс наталкивается на серьезные и кажущиеся непреодолимыми препятствия. Единственным выходом из сложившейся ситуации может быть модульная автоматизация. Хотя производители "тяжелых" корпоративных информационных систем (КИС) иногда пренебрежительно называют её "лоскутная". Однако зачастую, данная методика автоматизации системы управления является единственно возможной для работающего предприятия, в котором уже сложились, и прошла проверку временем методика и программная платформа оперативного учета.

Если различные "модули", предназначенные для оперативного учета достаточно широко представлены на российском рынке, то самостоятельные модули автоматизации финансового управления распространены достаточно слабо. Даже имеющиеся на рынке программы, решающие подобные задачи, в большинстве своем, не имеют системы интеграции с другими системами. Поэтому даже название "модуль" для них не является вполне корректным, поскольку в таком виде они скорее являются "теоретической игрушкой" для узкого круга посвященных, а не программой, оперативно решающей реальные проблемы финансового управления предприятиями.

Программа "ИНТАЛЕВ: Управление финансами 2.5", являясь самостоятельной (т.е. не привязанной, к какой либо программе оперативного учета) системой автоматизации финансового управления, содержит весь необходимый функционал для управления финансами компании по технологии бюджетного управления. При этом благодаря технологии обмена данными, практически любая плановая и фактическая информация может быть импортирована в систему. Поэтому эта программа может быть модулем автоматизации финансового управления, который не требует от предприятия отказа от проверенных и зарекомендовавших себя решений для ведения оперативного учета. В качестве источников данных, из которых можно загружать информацию для осуществления финансового управления, могут выступать такие бухгалтерские программы как: 1С; Парус; БЭСТ-4; Комтех и др. Кроме того, информацию о плановых или фактически осуществленных операциях компании можно загружать из любых программ оперативного учета, баз данных и даже из таблиц Excel. (Рис. 1).

 

Рис. 1 Автоматический сбор информации для управленческого учета

Данный набор реализованных возможностей технологии импорта позволяет:

• встроить систему "ИНТАЛЕВ: Управление финансами" практически в любой контур оперативного учета;
• создать единую систему финансового управления холдингами даже при их любой удаленности и разнородности используемых учетных систем;
• экономить на приобретении рабочих мест и обучении того персонала, от которого требуется только периодическая подача плановой информации.

Итак, программа "ИНТАЛЕВ: Управление финансами", реализуя для компании достоинства бюджетного управления, расхваливаемые оптимистами подобных систем, позволяет избегать большинства проблем внедрения корпоративной системы финансового управления, о которых предупреждают противники подобных мероприятий. И внедрение бюджетного управления на предприятии проходит безболезненно.