Рекомендации эксперта. На что обратить внимание ИТ-директору при выборе ВРМ/CPM-системы

Предприятие в определенный период своего развития сталкивается с необходимостью автоматизации системы управления. Задача, стоящая перед директором по информационным технологиям, заключается в оптимальном выборе решения для этого.

Что же понимается под словом «решение»? Часто приходится сталкиваться с тем, что для руководства предприятия «решение» - синоним «программного продукта». Действительно, на рынке можно найти коробочные версии программ для автоматизации отдельных компонент системы управления предприятием, например, бухгалтерского учета, которые, на первый взгляд, позволяют сразу же после установки вводить данные и получать отчеты.

• Однако что же это за данные и отчеты?

• Способствуют ли они на самом деле принятию решений руководством?

• Отражают ли они специфику деятельности предприятия и существующие в нем процессы?

• Отражает ли реализованная в программном продукте методология действительные потребности предприятия, или предприятие в отсутствие собственной четкой методологии вынуждено подстраивать свою деятельность под обобщенную модель, реализованную в программе ее производителем?

• Другими словами, не осуществляется ли автоматизация ради автоматизации?

Эти ключевые вопросы должны в первую очередь приходить в голову руководителю, ответственному за автоматизацию.

Опираясь на опыт проектов по автоматизации, мы (эксперты группы компаний «ИНТАЛЕВ») можем порекомендовать ИТ-директору обратить внимание на следующие аспекты:

1. Наличие формализованной методологии.

Поскольку автоматизация должна служить достижению целей предприятия, необходимо определить эти цели, детализировать их по структурным подразделениям (центрам финансовой ответственности) и формализовать подходы к их достижению. Методологическая составляющая должна быть единой и обязательной к применению всеми подразделениями предприятия, обеспечивая взаимодействие всех подразделений для достижения поставленных целей. В случае, если она не проработана, устарела, отсутствует - необходимо в первую очередь обратить внимание на нее, поскольку автоматизация «по текущим требованиям пользователей» практически гарантированно будет несистемной, «лоскутной», и не будет отвечать целям предприятия.

2. Функциональность программного продукта.

Перечень задач, автоматизируемых с помощью того или иного программного обеспечения, может различаться, и при выборе программного продукта для автоматизации следует обращать внимание на наличие функционала, позволяющего наиболее полно реализовать имеющуюся методологию и присущие предприятию особенности. Например, ключевыми при выборе программного продукта могут быть гибкость настройки отчетов и форм ввода, автоматический контроль выполнения задач участникам процессов, возможность анализа большого числа сценариев развития событий, легкость интеграции с уже имеющимися системами.

3. Производительность программного продукта.

Конечно, необходимо учитывать и скорость, с которой программный продукт позволяет выполнять требуемые задачи. На производительность могут влиять, например, такие факторы, как количество обрабатываемых документов/операций за период и число одновременно работающих в системе пользователей.

4. Стоимость программного обеспечения.

Не последний по важности вопрос – стоимость решения. Она, как правило, включает в себя стоимость собственно программного обеспечения, стоимость лицензий и расходы на внедрение, настройку и доработку. При этом, выбирая вариант внедрения собственными силами или с привлечением сторонних подрядчиков, нужно учитывать расходы на привлечение и дообучение специалистов нужной квалификации и опыт и репутацию сторонних консультантов.

5. Расходы на поддержку.

Внедренное решение должно иметь возможность меняться и корректироваться, так же как меняются технологии, а также условия деятельности и цели предприятия. Расходы на поддержку, обеспечиваемую квалифицированными консультантами и разработчиками программы, позволят минимизировать возникающие вопросы при эксплуатации решения.

6. Интеграция.

Когда у предприятия имеется несколько автоматизированных информационных систем, становится актуальным вопрос организации информационных потоков между ними, а также между информационными системами. Возможности интеграции выбираемого программного продукта без необходимости дополнительной настройки обменов может также стать одним из факторов в пользу того или иного программного продукта.

7. Масштабируемость.

Для крупных предприятий может быть актуальным вопрос масштабируемости автоматизированного решения, который позволит охватить подразделения, имеющие функциональные, отраслевые и методологические особенности, и легкость донастройки для учета таких особенностей.

8. Мобильность и доступность.

В современных условиях все более актуальным становится вопрос работы с информацией без физической привязки к рабочему месту. Таким образом, еще одним важным фактором может стать наличие мобильных версий программного обеспечений либо удаленная работа через интернет.

ИНТАЛЕВ имеет собственный программно-методический комплекс класса BPM «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», который позволяет создать единую систему управления предприятием. Подробнее о решении здесь 

В своих проектах группа компаний ИНТАЛЕВ ориентируется на комплексное программно-методологическое решение, отражающее цели предприятия. Для этого мы начинаем проект с обследования процессов предприятия, формируем методологическую составляющую, и только после этого переходим к автоматизации.