Опыт автоматизации консолидированной отчетности по МСФО в пищевой промышленности

Холдинг состоит из одиннадцати юридических лиц. Структура владения: одна материнская компания, все остальные 100 % дочерние, то есть необходим только один контур консолидации. В холдинг входят производственные, транспортные, сервисные, торговые компании — весь цикл, от производства до продажи.

До проекта автоматизации отчетность холдинга проходила аудит в аудиторской компании, входящей в ТОП-6 мировых аудиторских фирм. После реализации проекта аудитором холдинга стала одна из компаний большой четверки.

Процесс сбора консолидированной отчетности до проекта автоматизации многим из практикующих специалистов очень хорошо знаком: главным инструментом был MS Excel. После закрытия периода в базах РСБУ выгружались вручную оборотно-сальдовые ведомости в MS Excel и начинался ручной процесс обработки данных. Процесс подготовки отчетности был трудоемким и занимал много времени, что не устраивало руководство.

Первые этапы проекта были посвящены методологии. Прежде всего следовало унифицировать структуру нормативно-справочной информации (далее НСИ), разработать консолидированный план счетов РСБУ, консолидированный план счетов МСФО, правила трансляции данных с консолидированного плана счетов РСБУ на консолидированный план счетов МСФО, правила трансформации и корректировок, формы отчетности (основные и раскрытия). 

Для того чтобы понять, зачем нужен консолидированный план счетов РСБУ, опишем ИТ-схему проекта.

Весь учет по РСБУ ведется в отдельных базах. Для консолидации данных по МСФО была создана отдельная база, а в ней — два плана счетов: консолидированный РСБУ и консолидированный МСФО. То есть данные из локальных баз сначала переносятся на консолидированный план счетов

РСБУ, а потом с помощью механизма трансляции — на консолидированный план счетов МСФО. После чего выполняются корректировки.

Вся методология и автоматизация, которая описывается ниже, касается консолидированной базы. Хотя во время проекта и появлялись рекомендации к локальным базам РСБУ для оптимизации процесса составления отчетности.

Первым шагом была разработка консолидированных планов счетов РСБУ и МСФО. Принцип создания консолидированного плана счетов РСБУ достаточно прост: все планы счетов из локальных баз соединили в один. Поскольку если и были между ними различия, то незначительные.

Например, в одной базе был только один счет 20 «Основное производство». А в другой 20-й счет имел два субсчета: 20.01 «Основное производство» и 20.02 «Производство продукции из давальческого сырья». Соответственно, на консолидированном плане счетов РСБУ были созданы все эти

счета. А в правилах выгрузки для первой базы сделали приписку, что счет 20 переносится на субсчет 20.01.

Здесь появилась первая рекомендация к локальным базам РСБУ: cоздавать одинаковые субсчета, то есть в первой базе добавить субсчет 20.01 «Основное производство» и вести учет на нем. Это облегчает реализацию и поддержку механизма выгрузки данных из локальных баз в консолидированную базу. Если в локальной базе на плане счетов есть счет, который не используется в учете, то подобный счет в консолидированной базе не создается.

Консолидированный план счетов для МСФО создавался на основе консолидированного плана счетов РСБУ. Принципы кодировки были взяты те же. Изменения на плане счетов МСФО были следующего характера: отличия по субконто на счетах, дополнительные субсчета, новые счета, сворачивание до родительского счета.

Главное, из чего исходили, когда прорабатывали план счетов МСФО, — это отчетность, которую нужно получить. Если понимали, что не хватает какой-либо аналитики для получения отчетности или раскрытий, то добавляли дополнительное субконто или дополнительные субсчета. Если субсчета на плане счетов РСБУ были явно избыточными, то есть для отчетности по МСФО такая детализация была не нужна, то оставляли один родительский счет. Приведем несколько примеров.

На счет 01 «Основные средства» и его субсчета было добавлено субконто «Приобретение и перемещение» (Additions & transfers) для построения соответствующего раскрытия по основным средствам.

К счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» были добавлены два субсчета: 70.01 «Заработная плата ключевого руководящего персонала» и 70.02 «Заработная плата персонала (прочее)».

Были добавлены счета, которые не предусмотрены для РСБУ. Например, счет 78 «Обязательства по прекращаемой деятельности» или счет 48 «Внеоборотные активы для продажи».

Все субсчета 69-го счета были свернуты до родительского счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Следующим шагом стала унификация структуры НСИ. В разных базах структура справочников была различной. Для автоматического построения отчетности структура справочников очень важна. На ее основе строится большая часть отчетов, особенно раскрытий. В соответствии с этим были разработаны структуры следующих справочников: основные средства, нематериальные активы (НМА), контрагенты, расходы будущих периодов (РБП), номенклатура. Приведем пример структуры некоторых из них.

Основные средства. Была разработана следующая структура для справочника «Основные средства»:

Нематериальные активы. Была разработана следующая структура для

справочника «НМА»:

Соответственно, справочники из локальных бухгалтерских баз необходимо выгружать в консолидированную базу в соответствии с разработанной структурой НСИ. Подразумевается, что изменяться справочники в консолидированной базе не будут.

Для ряда справочников были описаны дополнительные реквизиты, которых нет в карточках данных справочников, но которые нужны для

составления отчетности по МСФО. 

Например, для справочника «Основные средства» это реквизиты, в которых будут храниться данные, необходимые для начисления амортизации. Также в дополнительных реквизитах хранится другая служебная информация. Так, если основное средство подверглось реклассификации, то в дополнительный реквизит записывается об этом информация: собственно инвестиционная или актив на продажу.

Дополнительные реквизиты справочника «Основные средства»:

Эти дополнительные реквизиты используют во время трансляции данных, чтобы определить, что необходимо транслировать, а что нет,

чтобы определить счета трансляции. Также эти реквизиты используются во время реклассификации и различных регламентных процедур, например при начислении амортизации.

Для настройки трансляции были описаны правила трансляции данных или, как еще называют, мэппинг.

Для каждого счета консолидированного плана счетов РСБУ прописывается соответствующий счет МСФО. Прописываются условия, при которых данные переносятся со счета на счет.

Например, для счета 01.01 РСБУ счет 01.01 МСФО при условии, что дополнительный реквизит «Статус объекта» у основного средства равен значению «ОС». Если значение дополнительного реквизита «Статус объекта» имеет значение «Инвестиционная собственность», то данные переносятся на счет 03 «Инвестиционная собственность».

Также прописываются условия для счетов, данные по которым переносить не нужно. Например, движения по счету 02 «Амортизация основных средств» не переносятся, если значение дополнительного реквизита «Статус объекта» равно «Инвестиционная собственность» или «Актив на продажу».

Кроме каждого счета, подобное соответствие прописывается для каждого субконто всех счетов. Для большинства субконто это соответствие один в один. Например, для субконто «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Основные средства» и т. д., так как здесь физически используются одни и те же справочники. Поэтому при трансляции данных на план счетов МСФО просто проставляются те же значения субконто, что и в проводках по РСБУ.

Для тех субконто, которые присутствуют на плане счетов МСФО, но отсутствуют на плане счетов РСБУ, выбор значения определяется на основании прописанных условий в трансляции. Наиболее часто значения берутся из дополнительных реквизитов субконто, присутствующих на плане счетов РСБУ.

На счете 90.01 «Выручка» плана счетов МСФО есть субконто «Сегмент» для возможности построения раскрытий по сегментам. На счете

90.01 «Выручка» плана счетов РСБУ такого субконто нет. Значение для субконто «Сегмент» можно взять из дополнительного реквизита

справочника «Договоры контрагентов», которое является субконто на корреспондирующем счете 62.01 «Взаиморасчеты с покупателями».

Соответственно, значения этого дополнительного реквизита для договоров должны быть вовремя заполнены перед запуском трансляции.

Не все счета и субконто задействованы в трансляции. Движения по ним производятся на этапе корректировок и реклассификаций с помощью специальных документов и регламентных процедур, которые запускаются после окончания трансляции.

• Для автоматизации отчетности были описаны правила построения отчетности как для основных форм отчетности, так и для раскрытий.
• Для каждого отчета описан внешний вид: какие строки и колонки выводим, по каким аналитикам выполняется «разворот» строк.
• Для каждой строки отчета или, если того требовала логика отчета, для каждой ячейки отчета прописан источник данных. Например, для строки «Выручка» источником является кредитовый оборот по счету 90.01 «Выручка».

На следующем шаге были описаны виды поправок для трансформации и реклассификации. Для каждого вида трансформации указано, каким инструментом выполняется операция и требует ли она участия специалиста или расчет производится автоматически.

Приведем частичный перечень поправок.

Комментарии к таблице:

• Ручной ввод — формирование соответствующего документа в системе сотрудником компании.
• Проформа — документ системы, в котором сотрудник компании работает с данными.
• Регламентные процедуры — обработка, которая после запуска автоматически обрабатывает данные по заданному алгоритму.

Для каждого вида поправок описаны источники для получения данных для дальнейших корректировок. Для документов — реквизиты, источники для этих реквизитов, алгоритм расчета корректировки, проводки, которые выполняет документ.

Реквизиты табличной части:

Основное средство (Ручной ввод)

Справедливая стоимость (СС)(Ручной ввод)

Балансовая стоимость (Показатель)

Первоначальная стоимость ОС (Показатель)

Накопленная амортизация (Показатель)

Накопленный убыток (Показатель)

Сумма убытка/прибыли, относимая на финансовый результат

(Автоматический расчет)

Сумма, относимая на резерв (Автоматический расчет)

Комментарии (Ручной ввод)

Модуль проведения (проводки) документа:

То есть в документе сотрудник выбирает из справочника основное средство, которое необходимо переоценить. В документ автоматически

подтягиваются из данных системы остатки по этому основному средству: первоначальная стоимость, накопленная амортизация, накопленный убыток, если был. Сотрудник вводит справедливую стоимость основного средства на отчетную дату. При проведении документа автоматически рассчитывается прибыль или убыток и формируются соответствующие проводки на плане счетов МСФО.

Для поправок, которые выполняются регламентными процедурами, также прописываются источники данных для корректировок, алгоритм корректировки, проводки с результатом корректировки.

На этом основная методологическая часть проекта завершилась. Еще был описан сам процесс сбора отчетности по МСФО, от переноса данных из локальных баз до формирования консолидированных отчетов. Процесс схематично описывал последовательность подготовки отчетности.

После описания методологии была выполнена автоматизация.

К программному обеспечению (ПО) выдвигались следующие требования:

• ПО должно быть совместимо с 1С;
• должен сохраняться «аудиторский след», то есть возможность из отчета перейти в первоначальную проводку;
• настройки должны быть прозрачными, то есть без кодирования, на визуальном уровне.

В итоге выбор пал на удовлетворяющее этим требованиям ПО «Инталев: Корпоративный менеджмент». Автоматизация проводилась в той же последовательности, что и разработка методологии, то есть были автоматизированы и настроены план счетов МСФО, отчеты, трансляция проводок, проформы для корректировок и регламентные процедуры.

После выполнения каждого этапа автоматизации необходимо проводить тестирование на тестовых данных небольших объемов. Таким образом удобно выявлять причины тех или иных недочетов и ошибок, которые сложно находить при больших

объемах. Поэтому эффективнее вести тестирование поэтапно.

После автоматизации был проведен запуск в опытную эксплуатацию, во время которого параллельно производилась трансформация отчетности в MS Excel. 

Также система была проверена аудиторами. Аудиторы сверили отчетность, полученную из автоматизированной системы, с отчетностью,

составленной в MS Excel. Кроме того, аудиторы выполнили проверку методологии для автоматизации.

При проверке системы и дальнейшем ее использовании аудиторы высоко оценили тот факт, что в системе схема всех связок

и настроек настолько прозрачна, что даже пользователи, не обладающие ИТ-знаниями, могут понять тот или иной алгоритм, по которому выполняется трансляция или корректировка. Взаимосвязи справочников, счетов, значения дополнительных реквизитов у элементов справочников — все это вполне удобно просматривать.

Специфика холдинга такова, что важными участками отчетности являются основные средства и работа с дебиторской задолженностью.

У холдинга на балансе находится много оборудования для производства, автотранспорт для перевозок, производственные и непроизводственные помещения. Все эти основные средства постоянно модернизируются, переоцениваются, вводятся в эксплуатацию новые, переходят в разряд активов на продажу. 

Поэтому особое внимание было уделено проектированию и автоматизации проформы в системе для работы с основными средствами. Благодаря этим проформам в системе остается электронный след по этим операциям — не только движение по счетам (проводка), но и комментарии лиц, принимающих решение (например, о переоценке основного средства). В системе могут храниться в электронном виде расчеты для тех или иных корректировок, которые прикрепляются к проформам. Это экономит время аудиторов при проверке корректировок по основным средствам, так как все документы находятся в одной базе и имеют привязку к соответствующим проводкам. Поскольку у холдинга большое количество покупателей, вопрос автоматизации учета дебиторской задолженности являлся очень актуальным. 

Для этих целей были разработаны проформы, в которых выполняется оценка дебиторской задолженности. В этих проформах менеджеры по продажам проводят оценку задолженности по своим клиентам и фиксируют необходимые комментарии по своим решениям. Такой вариант очень удобен для формирования и подтверждения сумм по обесценению дебиторской задолженности.

После автоматизации скорость подготовки отчетности существенно увеличилась. Если до этого в холдинге составляли годовую и полугодовую отчетность, то после автоматизации отчетность составляют ежеквартально.

Большинство рутинных процедур стали выполняться автоматически, что сократило время на обработку данных и снизило так называемый человеческий фактор. При первом же использовании системы были обнаружены ошибки, совершенные при использовании MS Excel в предыдущих периодах.

Благодаря автоматизированной отчетности стало проще и удобнее делать сверку внутренних оборотов. Вся МСФО-отчетность теперь формируется автоматически. Из любой цифры отчета можно дойти до проводки, сформировавшей данную цифру, что облегчает проверку данных и прохождение аудита.

Аудиторам стало удобнее проверять большинство операций и корректировок, особенно связанных с экспертной оценкой. Теперь все правки, которые отражены в отчетности, проводятся в системе непосредственно лицом, принимающим решение, и не требуют сбора дополнительной документации. Все это позволяет сократить продолжительность аудита отчетности, а соответственно, и затраты, связанные с ним.