Управление денежными средствами. Доходы или поступления? Как не запутаться?

• сформировать структуру отчета;
• составить список статей движения денежных средств.  

• надо знать объем кредитной линии по каждому расчетному счету;
• под такие операции должны быть выделены отдельные статьи движения денег, например, «Возврат денег по овердрафту»;
• операции получения и возврата кредита (овердрафта) должны четко идентифицироваться.  

Отчет о кредитах может выглядеть следующим образом.  

7. Деньги в пути

Иногда бывает, что деньги «ушли» из одной кассы, а в другую не «пришли». Например, эти кассы территориально разделены, да мало ли что может произойти, пока кто-то везет их из пункта А в пункт Б. Тогда логично ввести такое понятие, как деньги в пути и добавить соответствующую строку в отчете. Для маленьких компаний с двумя кассами это не имеет смысла. Но если компания большая, лучше четко контролировать, где сейчас находятся деньги и, конечно, кто за них в пути отвечает. Как вы понимаете, операции должны оформляться с учетом денег «между» местами хранения.  

8. Перемещения

Как часто они происходят? Если время от времени, то отчет можно не менять. А если перемещения случаются довольно часто (инкассация, обналичивание, перемещение из кассы в кассу и т. д.), то обороты станут неоправданно большими. Поэтому лучше выделить перемещение в отдельную строку отчета — оборот мы не теряем, но и понимаем, что это не приход или выплаты.  

Мы перечислили основные нюансы, о которых желательно не забывать при разработке структуры отчета. Но у каждой компании может быть своя особенность, и ее обязательно нужно отразить в отчете. Тогда его форма может измениться. Главное помнить, что информацию для отчета сначала нужно собрать.  

Итак, после анализа особенностей движения денежных средств на предприятии структура отчета может быть следующей.  

После того, как структура отчета зафиксирована, нужно решить — как будем анализировать каждую из строк, т. е. в каком разрезе рассматривать каждую цифру. Очень важно определиться с этим до начала операций, иначе придется классифицировать каждую из них задним числом, а это не всегда возможно. К примеру, поначалу детализация остатков наличных денежных средств до касс была не нужна. Если в отчете такая информация не будет отражаться, указывать ее в операциях тоже нет смысла. Через год руководитель захотел посмотреть оборот по каждой кассе, и теперь дать ему такой отчет будет достаточно сложно. А кто вспомнит, из какой кассы выдавались деньги на представительские расходы три месяца назад? Этот пример еще раз показывает, что структура отчета — основа учета, и ее надо тщательно продумывать.  

Итак, составляем таблицу 1, где напротив каждой строки отчета нужно указать аналитические разрезы.  

Аналитические разрезы — это списки (справочники), которые должны быть едиными для всех пользователей отчетности. Если, скажем, каждый бухгалтер, называет клиента по-своему, то никогда не получится сравнить данные разных периодов или свести все выплаты конкретному клиенту. Еще хуже, когда существует клиент «Конечный покупатель», и все операции оформляются на него, а вот в примечании пишется «Отдала А. С.» (да, и такое бывает). Если вдруг директор захочет узнать, сколько же денег мы отдали этому самому А. С., пол-офиса героически останется в ночную смену. Героизм — это, конечно, хорошо, но лучше составить правила по ведению каждого аналитического разреза и назначить ответственного за их выполнение. Одной из важных для Отчета о движении денежных средств статей является статья движения денежных средств (ДДС). Рассмотрим более подробно процесс их создания.  

Статьи движения денежных средств  

Как уже было сказано, очень важно составить единый список назначений платежа и пользоваться только ним. Такой перечень должен быть понятен всем, и как выбирать статью, на которую относить выплату (поступление), должно быть ясно. Иначе отчетность может быть недостоверной.  

Где взять данные для составления списка? Всё зависит от состояния дел на данный момент. Если в компании уже существует определенный перечень статей (возможно, это строки в отчетности Excel), можно воспользоваться им. Если же такого перечня нет, возможны два варианта:  

• доработать стандартный перечень (статьи, которые бывают у многих) — дополнить, расширить, что-то убрать; составить перечень хозяйственных операций, касающихся денег, и под каждую операцию прописать возможные статьи.  

  Второй способ — самый трудоемкий, но наиболее полный. Если вы выбрали его, нужно составить таблицу 2 приблизительно такого вида:  

  Таблица 2
  Хозяйственная операция	Статьи
  Оплата поставщику	Закупка материалов на производство Закупка товаров у отечественных поставщиков Закупка товаров у импортных поставщиков Оплата услуг по маркетинговым исследованиям и др.
  Оплата покупателем	Оплата ватрушек Оплата пончиков Оплата доставки товара и др.

  Составив список статей, просмотрите их и проверьте следующие параметры:  

  1. Сложность разнесения операций по статьям 

  Часто компании хотят делить выплаты очень детально. Это приводит к тому, что учет становится трудоемким, громоздким, дорогим и занимает неоправданно много времени.  

  Планируя статьи отчета, нужно задавать себе вопрос: что это даст? Какие выводы будут сделаны исходя из того, что за продукт А нам заплатили больше, чем за продукт Б? Чтобы убедиться, что надо быть аккуратными в составлении перечня статей, рассмотрим такой пример.  

  Пример 4

  01.02.2010 г. продано 15 воздушных шаров на 150 грн, а 25.02.2010 г. — 10 воздушных шаров и 17 хлопушек на 387 грн (всего). Все продажи были с отсрочкой платежа. Директор решил, что в отчете по деньгам нужно показать отдельно, сколько денег пришло от продажи шариков, а сколько от продажи хлопушек. Для этого было создано две статьи — «Оплата шариков», «Оплата хлопушек». 26.12.2010 г. клиент уплатит 200 грн. Какую статью указать бухгалтеру?

  Что оплачивает клиент: первую покупку или частично вторую? Если первую и частично вторую, то 50 грн вносят за шарики или хлопушки? Какая статья будет указана? Правильно, первая попавшаяся! Поэтому укрупняйте статьи и всегда продумывайте их деление.  

  2. Соответствие статей структуре отчета о движении денежных средств

  В статьях отчета необходимо отражать все нюансы финансовой деятельности предприятия, связанной с денежными средствами:  

  2.1. Разделение по видам деятельности

  Если в отчете нужно отражать отдельно каждый вид деятельности, то статьи тоже должны иметь такое разделение. Чаще всего статьи группируют по видам: поступления по основной деятельности, выплаты по основной деятельности, поступления по финансовой деятельности и т. д.

  2.2. Статьи по подотчету

  Решено передавать деньги в подотчет общей суммой, без указания назначения? В таком случае в списке должна быть статья «Выдача в подотчет». Необходима также и статья «Возврат денег из подотчета».

  2.3. Возврат

  Предположим, что принято решение оформлять возвраты отдельно от выплат и поступлений. Предусмотрите в отчете статьи «Возврат денежных средств поставщиком», «Возврат денежных средств покупателю».

  2.4. Овердрафты и краткосрочные кредиты

  Если при составлении отчетности решено отслеживать «быстрые» кредиты, то должны быть предусмотрены такие статьи «Получение краткосрочного кредита», «Возврат краткосрочного кредита». Для кредитов другого вида должны существовать иные статьи.

  2.5. Деньги в пути

  Вы приняли решение учитывать деньги в пути? Тогда необходимы статьи, отражающие расход (например, «Передача денег в другое место хранения») и приход (например, «Прием денег из другого места хранения»).

  2.6. Расчетные строки отчета

  Хочется отметить, что расчетные строки отчета (например, ЧДП) не должны иметь аналога в статьях!  

  3. Дублирование аналитик

  Ранее мы определили по каждой строке отчета аналитики, по которым можно будет расшифровать эти строки. Нужно добиться того, чтобы аналитики не показывали одно и то же. Иначе нужно будет потратить время на их сопоставление, а вероятность ошибок увеличиться. Например, вы решили, что строку отчета «Выплаты по основной деятельности» развернете по расчетным счетам и статьям ДДС, т. е. в отчете можно будет посмотреть, за что вы платили и с какого расчетного счета. В таком случае не стоит создать статьи «Оплата поставщику с р/с № 1», «Оплата поставщику с р/с № 2». Кажется, что это очевидно, но очень часто в статьи добавляют ненужную детализацию, которая уже есть в контрагентах, товарах, расчетных счетах и т. д.  

  4. Наполнение отчета о движении денежных средств

  Для того чтобы ни одна строка отчета не осталась пустой, а все статьи были отражены в отчетности, нужно составить таблицу соответствия (таблица 3). Используем строки, которые не являются расчетными.  

  Таблица 3
  Строка отчетности	Статьи ДДС
  Поступления по основной деятельности	Оплата ватрушек Оплата пончиков Оплата доставки товара и др.
  Выплаты по основной деятельности	Закупка материалов на производство  Закупка товаров у отечественных поставщиков и др.

  Очень важно, чтобы каждой строке соответствовала хотя бы одна статья и каждая статья входила только в одну строку отчета!  

  Итак, список статей ДДС практически составлен. Группируем их в «Поступления» и «Выплаты», и средство для анализа готово. Осталось только описать назначение каждой статьи и отдать на ознакомление всем, кто будет оформлять операции.  

  Таким образом, на первом этапе своеобразной ревизии мы представили отчет по движению денежных средств, установили общее понимание каждой строки отчета и правил выбора статьи, составили единый перечень статей движения денежных средств.