Успех и корпоративные финансы

Украинский бизнес уже прошел период первичного распределения собственности и сверхрентабельности, наступил период конкуренции. Интеграция Украины в мировую экономику – это лишь вопрос времени, а это приводит к необходимости конкурировать с мировыми лидерами. Вывод – пора считать деньги. В условиях высокой конкуренции, принятие решений без расчетов может и часто приводит к ошибкам, убыткам, долгам, банкротствам и т.д. «Да что вы такое говорите? – спросит проницательный читатель – это же банальные вещи! – Всем понятно, что нужно считать деньги, и, конечно же, все это делают!». Позволю себе не согласиться с этим утверждением, особенно с «все это делают». Экстраполируя собственный опыт (более 100 проектов по постановке и автоматизации учета и управления) и опыт моих коллег-консультантов на экономику Украины делаю вывод о том, что управление финансами на должном уровне поставлено на менее чем 1% предприятий! Для большей ясности, я немного опишу, что считаю «должным уровнем» в управлении финансами и какие отклонения от него наблюдаются в массе предприятий. 

Должный уровень:

• Определены финансовые цели компании (стоимость компании, рентабельность, ликвидность, отдача от инвестиций и др.) на оперативный период, а также определена динамика этих показателей на стратегический период
• Менеджеры компании (а не только финансовый департамент) понимают сущность и важность показателей и знают финансовые цели как компании в целом, так и своего направления, подразделения
• У компании есть «культура» планирования и анализа деятельности, прописаны регламенты планирования, утверждения, анализа, реагирования на отклонения, эти регламенты не только на бумаге, но и являются привычной повседневной практикой в работе
• Система планирования и управленческого учета носит комплексный характер, учитывает все виды и аспекты деятельности предприятия
• Информация о финансовом состоянии предприятия поступает своевременно для принятия управленческих решений
• Целевые финансовые показатели декомпозированы и распределены по направлениям деятельности, подразделениям, регионам, товарным группам…
• Сотрудники компании знают, кто и за какие показатели отвечает, а ответственные имеют не только ответственность, но и права и рычаги влияния на требуемые от них результаты
• Система управления финансами не только учетно-контрольно-репрессивный механизм, но и позволяет сотрудникам проявлять инициативу, мотивирует их на достижение выдающихся результатов
• Система достаточно гибкая, чтобы позволить бизнесу не пропустить благоприятные возможности рынка (например, потому, что «это не предусмотрено бюджетом»)

Пожалуй достаточно, ведь мы говорим о «должном», а не «выдающемся» уровне! Теперь о часто встречаемых проблемах в области управления финансами на украинских предприятиях. Для начала я попрошу читателя вернуться к описанию «должного» уровня управления финансами и каждый критерий сформулировать в отрицательной форме. Спасибо тем, кто не поленился это сделать, а теперь я дополню полученный список. 

В отличие от ситуации 5-6 лет назад, бухгалтерский и налоговый и даже оперативный учет более-менее налажен и автоматизирован. С управленческим учетом дела обстоят похуже, он часто отсутствует или носит фрагментарный характер. Некоторые предприятия ведут планирование денежных потоков, другие планируют и ведут учет доходов и расходов, еще меньший процент осуществляют и то и другое, а вот управленческий баланс наблюдается редко, даже по факту, не говоря уже про плановый прогнозный баланс. И это является явным признаком того, что управлением стоимостью компаний мало кто занимается. Управленческий учет и бюджетирование, если и ведется, то чаще всего в Excel. А что это означает? Правильно – упрощенный учет, и не очень оперативный. Ведь для реального управления управленческий учет должен быть даже более детализирован, чем бухгалтерский или налоговый. Именно на его основе менеджеры должны принимать обоснованные и своевременные управленческие решения… 

Еще одна массовая и серьезная проблема – назначение ответственными за управленческий учет ИТ-службы. Те редчайшие исключения, когда ИТ-службы с этим справляются, благодаря личностным качествам специалистов, только подчеркивают общую неблагоприятную ситуацию. Корни проблемы в том, что руководители часто сводят задачу управления финансами исключительно к автоматизации. Но еще до автоматизации необходимо спроектировать СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ. А вот когда компания решит организационно-методологические вопросы и построит финансовую структуру, бюджетную, пропишет регламенты планирования-учета-анализа-контроля, тогда и имеет смысл думать о выборе системы автоматизации.

Автоматизация Корпоративных Финансов

Таких систем автоматизации на Украине и много и мало одновременно. Если масштабы и рентабельность бизнеса оправдывает внедрение ERP-системы стоимостью сотни тысяч долларов, тогда выбор появляется. А если бюджет до 100 тыс? И что делать, если учет ведется на разнородных платформах – собственные разработки, 1С… Одним из вариантов решения является «ИНТАЛЕВ: Корпоративные Финансы 2004».

Рассмотрим некоторые специфические особенности продукта, причем будем это делать дедуктивным методом – от общей методологической задачи управления до реализации ее решения в продукте.

Общая концепция и назначение продукта

Многофункциональный программно-методический комплекс для управления предприятием, ориентирован на средние и крупные торговые и производственные предприятия и холдинги, объединяющие под одной управляющей компанией разнородные виды бизнеса. Включает в себя методики для самостоятельной постановки бюджетного и процессного управления, средства организационного проектирования, прогнозирования, автоматизации управленческого учета и бюджетирования, процессного управления.

Продукт реализован как конструктор для решения определенного класса задач и позволяет настроить систему менеджерам или финансовым аналитикам без привлечения программистов.

Продукт поддерживает цикл управления: планирование, исполнение, учет, анализ, контроль.

Технологически реализован на платформе 1С и внешних компонентах.

Комплекс состоит из 4 модулей:

• Бизнес-Архитектор
• Прогнозирование
• Корпоративные Финансы
• Бизнес-Процессы

Далее мы более подробно рассмотрим модуль «Корпоративные Финансы» (КФ).

Методологическая поддержка

Для систем автоматизации управления методологическая поддержка очень важна. В полную версию КФ входит методика ИНТАЛЕВ «5 шагов постановки бюджетного управления». В ней содержатся как систематизированные теоретические материалы так и пошаговая методика для самостоятельной постановки бюджетирования на предприятии. Кроме того в комплект входит руководство по внедрению программного продукта.

Также следует отметить особенность продукта – в качестве методологической основы применяется метод и механизмы бухгалтерского учета. У этой особенности есть два важных преимущества:

1. Система поддерживает управленческий баланс автоматически. Большинство же решений по бюджетированию построены на постатейном планировании и технологии OLAP, при этом для проверки правильности, непротиворечивости бюджетов и получения прогнозного баланса необходимо прикладывать усилия.
2. Эта важная особенность позволяет любому специалисту, знающему основы экономики и бухучета спроектировать и настроить систему.

Целеполагание и построение модели бюджетирования и управленческого учета

В модуле «Бизнес-Архитектор» можно спроектировать организационную, финансовую, бюджетную, процессную и другие необходимые структуры, установить между ними связи и получить необходимую отчетность. Модуль часто используется консультантами для проектирования системы управления.

Затем в модуле «Корпоративные Финансы» можно создать «модель» предприятия. В модель входит финансовая структура, управленческий план счетов, бюджетная структура, статьи доходов и расходов, движения денежных средств, управленческая отчетность... Все это настраивается легко и быстро путем заполнения соответствующих справочников.

Бюджетирование, планирование

Планирование, если его выполнять детально и качественно – процесс весьма трудоемкий. Для того, чтобы приносить максимальный эффект, оно должно быть многовариантным (жизнь всегда будет отличаться от планов, если вы не Господь бог, конечно).

Когда предприятие составляет для себя только один вариант плана, то польза от этого тоже есть, хотя и не очень большая. Если же, кроме наиболее вероятного, составлены пессимистический и оптимистический сценарии, то это означает, что предприятие просчитало и заранее подготовилось как благоприятному, так и неблагоприятному развитию событий.

Кроме того, могут быть составлены различные инвестиционные варианты плана. На этапе планирования мы сравниваем различные планы между собой, и выбираем оптимальные пути развития компании. 

В «Корпоративных Финансах» есть понятие – сценарий планирования. Сценариев может быть много и они могут отличаться как по временному горизонту (план на год, квартал, месяц…) так и отражать оценки поведения внешней среды (оптимистический, вероятный, пессимистический) или различные варианты использования внутренних ресурсов (покупаем новую линию/реконструируем старую и т.п.). В «Корпоративных Финансах» факт реализован как один из сценариев плана, соответственно, можно сравнивать и план с фактом и любые два сценария плана. 

Для автоматизации процесса планирования в пакете есть два механизма: индексное планирование: позволяет сформировать план на основе факта прошлого периода или другого сценария плана, применив при этом различные коэффициенты. Например мы составляем пессимистический сценарий плана, взяв за основу наиболее вероятный сценарий, при этом к доходам мы применяем понижающий коэффициент, например 0,9 , а к расходам – повышающий.

Механизм автоформирования позволяет на основе какой либо операции или бюджета автоматически спланировать целую цепочку взаимосвязанных бюджетов. Например, составлен бюджет продаж. Мы знаем, что на определенную группу товара или услуги стандартные условия компании – 50% предоплата и 50% через 14 дней, соответственно можно настроить автоформирование бюджета поступления денежных средств на основании бюджета продаж. Также,на основании бюджета продаж, может быть сформирован бюджет закупок, прямых расходов и т.д.

Таким образом, если проделать определенную работу по настройке системы, то затем большую часть работы по формированию бюджетов система будет выполнять в автоматическом режиме.

Модуль «Бизнес-процессы» позволяет автоматизировать процесс согласования и утверждения бюджетов. Также в пакете реализован платежный календарь как средство оперативного планирования денежных средств. Для этого есть два специальных сценария – заявок и утвержденных заявок.

Учет фактических данных

Факт попадает в систему из подсистем бухгалтерского и оперативного учета. При этом если учетная система на 1С, то «Корпоративные Финансы» могут быть интегрированы в нее. 

Предусмотрено несколько вариантов получения факта из учетных систем. Часть фактических данных, которых нет в учетных системах, возможно вводить непосредственно в систему, теми же средствами, что и плановую информацию.

Существуют также специальные средства для выполнения регламентных процедур – закрытие счетов, распределения затрат. При этом затраты могут распределяться как на основании статических показателей, например распределение затрат на аренду пропорционально занимаемой подразделением площади, так и по динамическим показателям, например пропорционально обороту…

Анализ и принятие управленческих решений 

Основные отчеты в КФ формируются через конструктор управленческой отчетности. В пакете реализованы различные формы отчетности: традиционные табличные, в виде дерева, OLAP-отчетность, построение диаграмм, использование Excel. Возможно проведение план-фактного анализа и факторного анализа. В системе поставляется преднастроенными множество различных отчетов и популярных финансовых коэффициентов. Но особо нужно отметить, что если необходим новый отчет или коэффициент, и вы знаете алгоритм его составления, то настроить такой отчет можно очень быстро и без привлечения ИТ-специалистов.

Ввод данных

В пакете предусмотрено несколько способов ввода плановой и фактической информации. Одно из средств (проформы) разрешает пользователям самостоятельно настроить шаблоны для ввода. Финансовый аналитик, который настраивает проформу, также прописывает отражение вводимой информации на управленческом плане счетов по сценарию плана или факта. В свою очередь, менеджер, который вводит данные через проформу, может ничего не знать про управленческий план счетов, проводки и т.д., он видит простую и понятную ему форму ввода и оперирует привычными понятиями – продажи, товары, затраты.

Сервисные возможности

Из сервисных возможностей системы, как правило, очень активно используется интеграция с Excel и средства обеспечения безопасности. 

Интеграция позволяет использовать Excel для вывода отчетности а также для ввода/импорта данных.

Средства обеспечения безопасности позволяют настроить доступ до уровня записей/групп справочников, отдельным счетам, разграничить доступ к отчетности по ЦФО.

Удалось ли разработчикам реализовать в продукте правило Парето – за 20% стоимости сложной Системы получить 80% результата? Об этом судить пользователям. В России продукт очень популярен, на Украине он также начинает быть востребованным.

Источник: Журнал «Корпоративные системы» №3, 2004