Бюджетирование по науке

Как избежать ошибок и заблуждений? 

Успешная постановка системы бюджетного управления на предприятии возможна только при соблюдении проектной технологии. Часто успешному внедрению мешают ошибочные представления о сути процессов, ограничивающие применение этой технологии в полном объеме

Ирина Дмитриева,
руководитель департамента консалтинга ГК «ИНТАЛЕВ»

ЧАСТО ПРОЕКТ по внедрению бюджетного управления на предприятии начинается с обращения финансовой службы в IТ-подразделение: «Посоветуйте, как сделать лучше...» или «Сделайте нам!». И та и другая формулировка грешат одной важной неточностью: ожидается, что программное обеспечение способно «автоматически» решить проблемы бюджетного управления. Безусловно, чтобы система бюджетирования была работоспособной и высокопроизводительной, необходима автоматизация управленческого труда. Однако сама по себе автоматизация не является гарантией успеха бюджетного управления. Условием необходимым, но недостаточным является строгое следование проектной технологии. 

Проектная технология в общем виде выглядит так: 

1. Обследование предметной области.
2. Составление и утверждение ТЗ.
3. Моделирование (разработка прототипа).
4. Разработка продукта.
5. Отладка продукта.
6. Тестирование (опытная эксплуатация).
7. Промышленная эксплуатация. 

Внедрение бюджетного управления состоит из трех крупных разделов. На первом этапе осуществляется разработка проекта по внедрению информационных систем бюджетирования. Далее происходит непосредственно постановка (разработка) системы бюджетного управления. И, наконец, завершающим шагом становится внедрение автоматизированной системы учета для поддержки бюджетного управления. Часто успешному внедрению мешают ошибочные представления о сути процессов, ограничивающие применение проектной технологии в полном объеме. 

Заблуждение первое - «Зачем так сложно?», «Это очень долго!», «Всегда успеем поправить!»

Бюджетирование - это полноценная система управления. И как любая система управления, она имеет свой четко определенный объект управления - стоимость выполняемой деятельности. А значит должна реализовывать полный цикл управления для этого объекта. 

Задача автоматизированной системы бюджетного управления - создать единое информационное пространство, в котором принятие управленческих решений и планирование опирается на надежные и валидные данные системы управленческого учета в части учета стоимости деятельности. 

Для наглядности сравнительные характеристики различных систем учета представлены в [таблице]. 

Заблуждение второе - «Автоматизация возможна без описания методологии прикладной области»

У этого заблуждения есть свои причины. Во-первых, непонимание масштабности задачи. Во-вторых, неформализованность методологии, существующей в сознании менеджеров. В-третьих, нематериальность самого понятия «методология». Что это такое? И как ее «потрогать»? Говорить о программном продукте проще, чем пытаться сформулировать методологию. 

Методология - это система принципов и способов организации и построения теоретической и практической деятельности. Она отражает структуру организации, методы и способы осуществления ее деятельности. Описанная и формализованная методология позволяет создать «метамодель» принятия решений, сузить количество альтернатив, из которых нужно выбрать наилучшую. 

В отсутствии методологии автоматизация превращается в попытку методом «проб и ошибок» подобрать решение, которое удовлетворило бы всех пользователей. Очевидно, что такой подход вынуждает постоянно возвращаться к уже, казалось бы, решенным вопросам и корректировать «текущую методику», превращая автоматизацию в непрерывный набор итераций, увеличивая совокупные затраты на реализацию решения. 

Заблуждение третье — «Автоматизация возможна без написания технического задания»

Составление технического задания - процесс чрезвычайно трудоемкий и сложный. В среде специалистов по автоматизации бытует выражение: «Подготовить ТЗ - это значит разработать решение, которое осталось только перевести в программный код». Именно поэтому хорошее техническое задание - большая редкость в большинстве проектов. 

Необходимость в ТЗ порождается объективным противоречием: специалисты в предметной области не владеют понятийным аппаратом программистов, а программисты не разбираются в предметной области автоматизации. Поэтому техническое задание - своеобразный «словарь» или «подстрочный перевод» методологии предметной области в методы программирования в конкретной программной среде. 

Можно ли обойтись без написания ТЗ? Да, если программный продукт может быть настроен без программного кода, с помощью визуальных настроек специалистом-предметником. 

Заблуждение четвертое - «Использование системы бюджетирования возможно без выбора принципа учета»

Надежность и валидность данных управленческого учета обеспечивается принципами, положенными в основу управленческой учетной политики предприятия. На практике существует два основных подхода к ведению учета, а именно учет по принципу «Приход - Расход» (односторонняя запись) и проводки по плану счетов (двусторонняя запись). 

Односторонняя запись наиболее проста в использовании и менее требовательна к программному обеспечению. С нею знаком каждый, кто хоть раз пытался вести семейный бюджет - она подобна записям в журнале о поступлении и расходовании тех или иных ценностей (ТМЦ, денежных средств и т. п.). Этот способ учета прост в реализации и не требует специальных знаний. Однако в случае расхождения данных найти источник этого расхождения - задача нетривиальная, трудоемкая, а на больших объемах информации - невыполнимая. 

Принцип двойной записи лишен этих недостатков - само правило одновременной фиксации одного и того же значения по дебету и кредиту корреспондирующих счетов обеспечивает целостность информации и облегчает поиск ошибок. Но этот принцип учета требует от пользователей специальных навыков. Учет на основе двойной записи позволяет формировать итоговые бюджеты компании, обеспечивает их сходимость. 

Выбор принципа учета определяет выбор инструмента автоматизации и методов работы с получаемой информацией. 

Разработка управленческого плана счетов - чрезвычайно важная работа для всей системы бюджетирования, поскольку она является фундаментом для учетной политики и одновременно регистром хранения данных. 

Шаг 1. Определите основной принцип построения управленческого плана счетов. 

В зависимости от целей постановки и автоматизации бюджетирования, традиций финансового учета на конкретном предприятии, требований собственников следует выбрать управленческий план счетов. Им может быть российский план счетов, с определенными доработками и обобщениями, или план счетов западного формата (GAAP или IAS). Можно разработать собственный план счетов. 

Шаг 2. Определите для каждого счета аналитики, в разрезе которых будут осуществляться операции.

Располагайте однотипные аналитики в плане счетов на одних и тех же Субконто по порядку для всех счетов, где они используются. 

Не стремитесь с самого начала ввести большое количество аналитик, т. к. это неоправданно усложнит процедуру план пронация и учета.  

Шаг 3. Настройте результаты этапа в программе. 

ЗАПУСК В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ 

ЛЮБОЙ ВЕЛИКОЛЕПНО настроенный инструмент будет бесполезен, если им не пользоваться. Время от времени проекты внедрения бюджетного управления оказываются неудачными на этом этапе. Причина проста и сложна одновременно. 

Дело в том, что организация как система состоит из двух подсистем: «жесткой» и «мягкой». Жесткая система - это «механистическая» часть организации, которая однозначно реагирует на воздействие; совершенствование жесткой системы осуществляется за счет изменения состава ее элементов и связей между ними - реструктуризации. Именно ее мы изменяем, когда проектируем систему управления. Но в действие ее приводит «мягкая» система - система, чью реакцию на управляющее воздействие можно предсказать только с определенной долей вероятности. Основу «мягкой» системы составляют люди, а основным механизмом изменения ее поведения - обучение и убеждение. 

И на этом этапе как никогда важны организационные решения, реализованные в компании. 

Ниже мы приводим перечень факторов, обеспечивающих успех проекта: 

• содействие со стороны руководства (система бюджетного управления затрагивает функции штатных единиц и организацию рабочих мест);
• координация стратегии (цели проекта необходимо координировать с принципиальными задачами, стоящими перед компанией, и генеральной стратегией организации);
• план действий (план действий необходимо изложить на одной странице);
• проверенная методология (следует избрать подход, который будет соответствовать требованиям проекта и будет поддержан всей рабочей группой);
• принятие изменений (недооценивается воздействие бюджетного управления и структурных изменений на корпоративную культуру);
• оптимальный состав рабочей группы (работники линейного подразделения должны признать правильность предложенного решения проблемы и необходимость его внедрения).

В заключение еще раз подчеркнем: успешная постановка системы бюджетного управления на предприятии возможна только при соблюдении «технологии» внедрения. Так же как правила техники безопасности постоянно совершенствуются и изменяются, исходя из печальной статистики несчастных случаев, а поэтому должны выполняться неукоснительно, так и методология внедрения создана на основе анализа удачного и неудачного опыта постановки и призвана помочь избежать ошибок. 

Общеизвестно, что соблюдение технологии - условие высокого и, главное, стабильного качества. Практика внедрения показывает, что в случаях, когда работа с «жесткими» и «мягкими» системами построена грамотно, удается достигнуть ожидаемых результатов с максимальной эффективностью.

Источник: ж-л « Финансовый директор » № 11-12, 2009