Системный ветер перемен, или какие изменения происходят в компании при внедрении ERP

Изменения в системе управления

При принятии решения о внедрении или невнедрении у себя ERP-системы руководителю необходимо знать, какие изменения произойдут в его компании управления, управления персоналом и технического обеспечения. 

Построение замкнутого цикла

Однозначно можно сказать, что система управления становится более зрелой и совершенной. Мы рассматриваем управление компанией как цикл управления (целеполагание планирование - исполнение -контроль - анализ - управленческая корректировка целей, планов). К сожалению, во многих компаниях на сегодняшний день такой цикл не работает. Многие руководители пытаются наладить цикл управления в своих компаниях/подразделениях и при этом сталкиваются со множеством тяжело решаемых задач. В результате получается картина, когда, например, коммерческий директор смог наладить планирование в своем подразделении, а служба производства в силу всевозможных причин не смогла. В результате коммерческий отдел не смог согласовать свои планы с планами производства, наступил отчетный период и, несмотря на все усилия менеджеров по продажам, компания не смогла реализовать все, что было запланировано. Узким местом оказалось производство, которое просто оказалось не готово к таким темпам продаж. И как бы эффективно не управлял коммерческий директор своим подразделением, его планы не были реализованы. Причина? В данном примере – нет замкнутого цикла планирования по компании. Таких примеров можно собрать множество, результат один – цикл управления не работает. Внедрение ERP-системы зачастую является стимулом (а иногда, в зависимости от выбранной системы, - просто жесткой необходимостью) для изменения некоторых бизнес-процессов компании, добавления в компании новых процессов. Например, тот же процесс планирования в компании вообще мог отсутствовать, а при внедрении системы автоматизации компания, используя консалтинговые услуги либо самостоятельно, описывает свои бизнес-процессы. Если вернуться к описанному выше примеру, то после внедрения ERP-системы планы по продажам будут автоматически консолидироваться и передаваться в отдел производства для последующего планирования производственной деятельности. 

Проблема интерпретации информации

При отсутствии единой учетной системы в компании перед каждым руководителем внутри компании возникают задачи автоматизации планирования, финансового анализа деятельности. Как правило, такие задачи начинают решаться нецентрализованно: различными людьми, различными методами. Таким образом и возникают расхождения в учетной политике компаний холдингов, расхождения в системах автоматизации (даже внутри одной компании). Ситуация складывается так, что одна и та же информация по-разному интерпретируется, на один и тот же запрос руководителя два человека принесут две разные цифры! Это усложняет процесс контроля, снижается коэффициент управляемости. Внедрение многофункциональной автоматизированной системы учета непременно ведет к унификации учетной политики холдинга. ERP-система становится своеобразным хранилищем информации – информации которая одинаково интерпретируется и которая едина! Если руководитель компании хочет узнать прибыльность проекта, то он знает где эту информацию взять, он не тратит время на обдумывание того к кому бы обратиться за информацией, у кого потом ее проверить… И еще один важный момент: порой определенное решение менеджера может другому человеку показаться неожиданным, нелогичным. Так вот – этот другой человек может без особого труда увидеть ту же информацию, что и менеджер который принимал такое решения. Если вернуться к концепции цикла управления, то, очевидно, что на каждом этапе ключевым фактором в принятии решений является оперативная, достаточная и достоверная информация. 

Изменения в системе управления персоналом

Систему управления интересно рассматривать с точки зрения центров принятия решений. То есть – управления в компании осуществляется там, где принимаются решения. Если копнуть еще глубже, то можно сказать что компанией управляют люди, чьи решения воплощаются в конкретные действия сотрудников компании. Взвешенные решения способны принимать люди, которые владеют необходимой информацией. Нередко нам приходилось сталкиваться с ситуацией, когда важность человека в компании определялась не столько его профессиональными качествами, сколько возможностью узнать от него какую-то цифру. Сотрудник становился важным не потому что мог как-то особенно интерпретировать числа, а просто потому что у него на компьютере есть множество сложных и запутанных табличек с числами, потому что у него в подчинении есть пару операционистов, которые ежедневно вручную корректируют эту информацию… Внедрение ERP-системы выравнивает людей в возможности получения необходимой информации и происходит небольшая корректировка значимости сотрудников в компании. Именно такие люди, как правило, оказывают самое большое сопротивление изменениям.

Внедрение ERP-систем так или иначе связано с преобразованием бизнес-процессов компании. Проще говоря – меняются схемы и алгоритмы работы некоторых сотрудников. Безусловно, люди в большинстве своем склонны к стабильности и с большой опаской смотрят на всевозможные изменения, в том числе и на внедрение полнофункциональных автоматизированных систем. В последнее время ситуация меняется в позитивную сторону. Профессиональные сотрудники в большинстве своем встречались с ERP-системами: или работали в компаниях с уже внедренными программами, или встречались с таковыми у клиентов/поставщиков, или просто слышали в своих профессиональных кругах общения. И их сочетание из трех латинских букв уже не отпугивает. Дабы преодолеть психологические барьеры очень рекомендовано мотивировать персонал на изменения: в данном примере замотивировать людей на успешный запуск проекта. Если сотрудники действительно будут хотеть получить премию (она будет значимой и не будет казаться малореальной для достижения), то из форпостов сопротивления они превратятся в эффективных помощников и поспособствуют успешному запуску системы. 

Еще один важный аспект – повышение роли ИТ-службы в компании, в т.ч. увеличение ее штата. По сути, у ИТ-службы появляется еще одна большая задача – поддержка новой системы, которая решает не какую-то локальную задачу подразделения, на которой завязано множество бизнес-процессов компании. Соответственно службе, которая берется за поддержание программы, приходится вникать в эти процессы. Через некоторое время ИТ-специалисты становятся просто важнейшими и незаменимыми людьми! Короче говоря, они всегда знают «куда войти и на что нажать». Большинство вопросов связанных с работой программы начинают решаться через них. Иногда такие вопросы из чисто технических перерастают в методологические и зачастую специалисты берут на себя решение и этих задач. Вот этого у себя в компании надо стараться не допускать (можно только в случае если ИТ-специалист совмещает 2 роли: ответственный за методологическое и за техническое сопровождение). Мы настоятельно рекомендуем перед началом проекта очень четко определиться с этими двумя ролями: кто будет курировать методологию учета и процессов компании, ее изменения, а кто будет отвечать за техническую реализацию выбранной методологии. Идеальная ситуация – когда эти две роли выполняет один человек. Однако, как показывает практика, такое возможно только в очень редких случаях. 

Изменения в техническом обеспечении компании

Тут, наверное, очевиднее всего: новые сервера, некоторым отделам прийдется обновить компьютерный парк, где-то усилить пропускную способность сети. Все это, конечно, стоит денег. Однако, во-первых такие затраты являются по сути инвестициями. А во-вторых – их сумма не настолько велика по сравнению со стоимостью приобретаемого программного продукта и услуг по его внедрению.

Компании, которые созрели до внедрения ERP-программ, - это крупные и успешные компании. Испытывающая кризис компания не будет инвестировать деньги в ИТ-технологии. Отсюда вывод, который подтверждается практикой: технический парк компании, которая внедряет ERP-систему находится на очень высоком уровне. Однако не стоит забывать, что такие ERP-программы пронизывают большинство процессов компании, а это приводит к тому, что большое количество сотрудников оказывается вовлечено в работу с программой. Сложности иногда возникают с некоторыми региональными филиалами – бывает что и уровень технического обеспечения не соответствует и уровень самого персонала немного недотягивает. Тут можно посоветовать только одно: обучайте сотрудников! Как сказала одна из пожилых сотрудниц компании: «Я вторую мировую прошла, так неужели я не справлюсь с этой программой!».                                                                                                                           

Не нужно бояться перемен

Успешное внедрение ERP-системы, как, впрочем, и появление чего-то нового, приводит к некоторым изменениям в компании. Эти изменения в большинстве своем достаточно предсказуемы и в этой статье мы постарались акцентировать внимание на ключевых. Если заранее основательно подготовиться к проекту и поработать над ожиданиями сотрудников, то внедрение ERP-системы пройдет безболезненно, и, через повышение управляемости, станет очередной ступенькой для дальнейшего роста компании.