Управление денежными средствами. Платежный календарь: процесс внедрения и примеры

Основная цель управления денежными потоками — обеспечить финансовое равновесие предприятия в процессе его деятельности путем балансирования объемов поступления и расходования денежных средств и их синхронизации во времени. Механизмом, который позволяет контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать денежные средства (ДС), является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой план движения ДС в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании и утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия. Из данной дефиниции следует, что планирование денежных потоков для предприятия — это комплексная задача по определению возможных поступлений и выплат с подневной (или понедельной) разбивкой и контролем установленных лимитов в рамках статей бюджета движения ДС по подразделениям — центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Платежный календарь, как инструмент управления, не должен существовать отдельно от единой системы управления финансами. Для эффективного внедрения в компании платежного календаря, необходимо сначала проанализировать систему бюджетирования ДС в целом. Для этого нужно ответить на вопросы: как составляются бюджеты, в разрезе каких аналитик, в какие сроки, кто за какие статьи отвечает и насколько уже существующая система планирования актуальна и эффективна в работе? Так как платежный календарь является неотъемлемой частью бюджета движения ДС, то при неправильном подходе к планированию денежных потоков на длительное время, краткосрочное планирование не только не даст никаких результатов, но и будет иметь обратный эффект.

Рассмотрим всю цепочку действий процесса внедрения в компании такого инструмента, как платежный календарь (рис. 1).

Как видим, схема внедрения разделена на три основных блока с выделенными в них отдельными этапами.

Бюджетирование

Разработка структуры бюджета движения денежных средств (БДДС) происходит на этапе постановки бюджетирования. На этом же этапе закладывается основной разрез лимитообразующих аналитик. По каждому виду деятельности рассчитывается чистый денежный поток (ЧДП) как разница между поступлениями и выплатами. Например, в страховании, кроме традиционного разделения на операционную (основную), финансовую и инвестиционную деятельность, отдельно выделяют страховую деятельность. В качестве аналитик выступают ЦФО, статьи БДДС, сценарии, а также могут выступать расчетные счета и контрагенты (агенты) и т. д. Уровень аналитик для планирования должен быть полным, но не громоздким.

Платежный календарь: регламентация и определение правил формирования

На этом этапе происходит построение единой логически-целостной системы взаимосвязей между поступлениями и выплатами в разрезе каждого дня (недели). Выплаты обычно осуществляются на основании заявки на выплату ДС. Далее разрабатываются правила ее прохождения — утверждения или отклонения этой заявки, порядок формирования реестров платежей и расстановки приоритетов платежей, также перечень отчетов и порядок отражения в них движений ДС по заявке. Отдельно рассматриваются поступления и корректировка остатков ДС. Все эти правила и принципы регламентируются положениями, которые обеспечивают одинаковое понимание системы всеми участниками процесса.

Платежный календарь: автоматизация

В задачи этого блока входит собственно автоматизация описанных регламентов. На этом этапе необходимо хорошо изучить структуру баз данных предприятия. Многие предприятия имеют территориально-распределенные офисы с собственными локальными базами. Часто на предприятиях для ведения оперативного учета используют специализированные (отраслевые) решения. Задействованные базы данных могут иметь разную структуру и т. д. Поэтому на этапе автоматизации необходимо проанализировать все необходимые источники данных и при необходимости доработать используемые системы, из которых в систему управления денежными потоками будет попадать информация; также нужно разработать схему обмена данными, обеспечить безопасный доступ к системе и передаче информации. При разработке форм ввода данных следует учесть необходимую полноту вносимой информации, удобный и понятный интерфейс для пользователя. Продумать роли и доступ к отдельным формам и реквизитам. И наконец, нужно ознакомить работников компании с новой системой, а также разработать инструкции для пользователей.

Платежный календарь: пример внедрения в страховой компании.

Предположим, что компания осуществляет свою деятельность на всей территории Украины, т. е. имеет расширенную филиальную структуру с центрами и точками продаж. В компании уже была внедрена система бюджетирования и денежные потоки проходили определенный контроль. Однако данная система не удовлетворяла все нужды компании. Получение информации из различных учетных систем являлось очень трудоемким процессом, у всех подразделений (филиалов) было свое видение и свои методы заполнения форм отчетности, очень существенным оказался и человеческий фактор (появлялись ошибки). Все это не позволяло получать полную информацию о состоянии предприятия и оперативно анализировать имеющуюся информацию, более того, ставило под сомнение саму достоверность этих данных. Такие предпосылки привели компанию к выводу: система управленческого учета должна быть единой, информация — однородной, данные должны вноситься по строго определенным правилам, а денежные потоки — проходить соответствующую систему контроля в оперативном режиме. У компании появилась потребность создать централизованное управление денежными потоками, изменить внутренние регламенты и внедрить более совершенную систему управления.

Для оперативного управления денежными потоками менеджмент компании определил требования к автоматизированной системе управления. Они были таковы:

• создать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату и их реестры);
• сформировать электронную отчетность, необходимую для контроля над исполнением платежей;
• реализовать соответствующие процедуры согласований и утверждений (бюджетов, заявок на оплату и др.);
• разграничить права доступа к финансовой информации для работников компании разных уровней ответственности;
• поддерживать обмен данными с имеющимися учетными системами (например, распоряжения на выплату вносятся в систему оперативного учета и путем обмена попадают в систему управления денежными потоками);
• обеспечить гибкость  при настройке системы (возможность штатных сотрудников настраивать программное обеспечение).

Для качественного внедрения автоматизированной системы в первую очередь необходим этап регламентации. На этом этапе разрабатываются правила, по которым будет работать система, описываются все бизнес-процессы по управлению ДС. Все это закрепляется в документах. В частности, были разработаны положения:

• «Платежный календарь», в нем описаны принципы формирования реестров или заявок на выплату ДС, порядок согласования платежей в рамках установленных лимитов, порядок расстановки приоритетов в зависимости от фактического выполнения плана поступлений и текущих возможностей предприятия;
• «Движение заявки на выплату ДС», где указаны основные принципы и порядок прохождения заявок на оплату, сроки, лица, ответственные за согласование и утверждение, обязанности и полномочия сотрудников, последовательность их действий (рис. 2).

Для удобства пользователей часть реквизитов формы заполнялись автоматически, исходя из выбранных параметров заполнения. В форме также был предусмотрен контроль лимитов в разрезе установленных аналитик (ЦФО, статья), реквизит Скан_Копия_Документ содержал ссылку на электронный архив предприятия, где хранились отсканированные копии документов, на основании которых осуществлялся платеж (счета-фактуры, договоры и т. д.). Очень удобным и информативным было то, что к заявкам можно прикрепить файл-образ отсканированного документа, на основании которого производился платеж.

После проведения документ автоматически запускает процесс согласования заявки на ДС в соответствии с правилами, описанными в соответствующем Положении. Каждому участнику процесса приходит уведомление о необходимости выполнить определенные (регламентированные) действия для согласования данной заявки. Заявитель в любой момент может войти в систему и посмотреть, на какой стадии утверждения находится заявка, сколько еще времени по регламенту осталось у исполнителя задачи для того, чтобы ее утвердить.

Цепочка согласования платежей в компании была реализована по принципу принадлежности к филиалам или центральному офису. Утверждение реестров из филиалов и финансирование оплат происходило с учетом остатков ДС, имеющихся на расчетных счетах филиалов (они были не только затратными подразделениями, но и имели свои поступления по страховой деятельности). Для центрального офиса таких ограничений не было, но отдельно контролировались валовые страховые выплаты, а на основании полученных распоряжений на выплату формировался реестр страховых выплат.

В целях сокращения объема документооборота цепочка согласования платежей была разделена по принципу принадлежности к статьям движения ДС. Платежи, которые не требовали особого согласования или были обязательными (налоги, возврат страховых премий, распоряжения на выплату, аквизиционные выплаты), после оформления заявки на ДС без утверждения сразу попадали в реестр платежей. Прочие платежи согласовывались и утверждались по всей ветке утверждения. В сформированных реестрах платежей расставлялись приоритеты, в соответствии с правилами, описанными в Положении, и даты оплат. При проведении (утверждении) реестров соответствующие записи отражались в платежном календаре (рис. 3).

Платежный календарь может иметь разный вид и разный уровень детализации, но он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, об остатках ДС с разбивкой по дням. Полученный отчет «Платежный календарь» позволяет финансовому директору заранее выявить вероятные кассовые разрывы либо избыток ДС и оперативно перепланировать платежи.

При разработке системы и форм отчетности был также настроен отчет, который позволял анализировать состояние заявок на ДС (не утвержденные, утвержденные, в состоянии оплаты), а также общее количество поданных заявок и распоряжений на выплату в целом по компании (рис. 4).

1. Успешность внедрения и использования в компании такого инструмента, как платежный календарь будет зависеть от корректности и оптимальности разработанной архитектуры процесса. Вот почему этап регламентации не менее важен, нежели этап автоматизации системы.

2. Только при соблюдении всеми сотрудниками установленных регламентов и одинаковом понимании системы управление денежными потоками будет результативным.

3. Информация должна быть структурирована по единым для всей компании правилам.

Внедрение такого управленческого инструмента, как Платежный календарь позволяет достичь следующих целей:

1. Система дает возможность прогнозировать приток и отток ДС, в результате чего:

• контроль исполнения финансовых планов позволяет финансовому менеджеру предполагать нехватку или излишек ДС еще до их возникновения;
• при выявлении отклонений есть возможность и время проанализировать сложившуюся ситуацию и принять оптимальное решение.

2. Централизация управления денежными потоками позволяет:

• эффективно перераспределять между филиалами (предприятиями компании) денежные ресурсы;
• своевременно погашать обязательства перед кредиторами;
• на более выгодных условиях получать кредиты для финансирования работы дочерних предприятий, а также на инвестиционные цели;
• инвестировать свободные денежные средства с целью получения дохода (депозиты, ценные бумаги).

Эффективно организованные денежные потоки предприятия являются важнейшим показателем его финансового благополучия и предпосылкой достижения высоких результатов его деятельности.

Источник: журнал Справочник Экономиста, июнь 2010