Оптимизация системы управления финансами для ведущего ритейлера Алтайского края

Компания «НОВЭКС» – ведущее в Алтайском крае предприятие оптовой и розничной торговли хозяйственными товарами. Основано в сентябре 1990 года. В 2000 году был открыт первый магазин, работающий по технологии самообслуживания, с торговой площадью около 400 кв. метров. Это событие явилось началом стремительного развития нового направления бизнеса компании – розничной торговли.

Сегодня розничная сеть «НОВЭКС» представлена более чем 80 магазинами, которые находятся на территории Алтайского края и республики Алтай, в Новосибирской, Кемеровской и Томской областях. Товарооборот розничной сети «НОВЭКС» в 2009 году превысил 2,8 млрд. руб.

В рамки самостоятельного подразделения выделено предприятие «Новэкс-Авто». Оно осуществляет доставку оптовых заказов покупателям и доставку товара в собственные магазины. В 2005 году был запущен в эксплуатацию первый в Алтайском крае Логистический Центр класса «А». Центр имеет 2 000 кв.м. офисных площадей, 11 000 кв.м. складской площади и 1 000 кв.м. отведено под транспортное хозяйство.

Причинами постановки и автоматизации системы управления финансами в компании стали трудоемкость ведения управленческого учета в таблицах MS Excel и отсутствие замкнутой системы учета, обеспечивающей оперативность получения информации о финансовом состоянии компании по необходимым аналитическим разрезам. Руководство компании осознало необходимость создания четкой финансовой структуры, единой информационной системы для управленческого учета и планирования.

Программы для автоматизации бюджетирования, представленные на российском рынке, существенно отличаются по стоимости и набору функций. Выбрать из них ту, которая идеально подойдет компании, - задача очень трудная. Методом сравнения интересующих нас программ мы остановили свой выбор на «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», так как эта программа позволяет автоматизировать не только бюджетирование, но и другие функции финансового управления, например, «Платежный календарь». В сравниваемой программе «BPlan» эта необходимая нам функция отсутствует.

Конечно же, решающую роль в выборе сыграло то, что программа «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» интегрируется с «1С». Соответственно, отражение той или иной хозяйственной операции осуществляется в форме проводок и не требует дополнительных транзакций из одной программы в другую, как, например, в программе «IBM Cognos Planning». Некоторые программы вообще не совместимы с бухгалтерскими («Быстрый старт. Бюджетирование», «Красный директор»).

Правильный ли выбор мы сделали, покажет время. А пока мы закончили проект по внедрению программы «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Внедрение программы в нашей компании проходило в плановом режиме, без авралов и «стихийных бедствий», поэтому прошло без проблем и сложностей. Ответственное отношение всех ключевых сотрудников к новой программе и грамотная работа консультантов компании «ИНТАЛЕВ» способствовали тому, что все работы по внедрению программы были закончены в срок и в пределах установленного бюджета. Проект длился с сентября 2009 года по март 2010 года.

Проект включал в себя автоматизацию только розничного направления холдинга и состоял из трех блоков:

1. Ведение бюджетного планирования, получение отчетности по плановым данным, регламентация бюджетного планирования;
2. Управленческий учет и получение отчетности в соответствии с требованиями управленческого учета и отчетности ООО «НОВЭКС»;
3. Платежный календарь (сбор заявок, формирование реестра платежей).

Так же в рамках проекта были проведены обучающие семинары всех пользователей новой программы и проведены контрольные аттестации.

Конечно, сказать, что все пользователи (а их у нас в компании около 210 и среди них исполнительный директор, коммерческий директор, начальник службы безопасности, директора всех магазинов, региональные директора, бухгалтера и др.) знают программу на «отлично», нельзя. Но это вопрос времени, все навыки приходят с практикой.

Если бы можно было вернуться на полгода назад и что-нибудь исправить, то, наверное, мы бы исправили только одно: запланировали больше времени на запуски. Например, на запуск «Платежного календаря» у нас на проекте отводилось 5 дней, а этого мало. Для запуска нужно планировать 2-3 недели, а параллельно можно вести работу по другому этапу.

Благодаря внедрению программы «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» руководство и собственники компании «НОВЭКС» теперь могут оперативно получать данные о финансовом состоянии предприятия, чтобы анализировать и принимать решения о развитии бизнеса. До проекта финансовый результат за прошлый месяц узнавали только 20 числа. Сейчас предворительный результат за месяц готов уже 1 числа во второй половине дня, а окончательный результат – 15 числа. При этом процент отклонения предворительного результата от окончательного составляет плюс-минус 5%.

Благодаря проекту мы уже вышли на новый уровень управления компанией – бюджетное планирование. Мы можем не только видеть результат своей работы, но и прогнозировать его, путем ежемесячных корректировок годового бюджета, причем с каждым месяцем отклонений становится все меньше. Средний срок прохождения заявки от момента подачи до момента совершения платежа сократился с 3-х дней до 1 дня. Число нецелевых заявок сократилось на 15%.

Кроме того, у сотрудников финансового отдела за счет автоматизации высвободилось 1/4 рабочего времени. Число ошибочных платежей сократилось полностью, а если обнаружится единичный случай, то скорость реагирования составляет 1 день, хотя раньше на это уходили недели.

К концу 2010 года качество планирования в нашей компании должно выйти на очень высокий уровень и достичь отклонений факта от плана 98%-102%. Этому должна помочь также новая система мотивации руководителей, связанная с исполнением бюджетов, которая вводится с 01.04.10г.

В целом мы считаем проект успешным. В наши руки передан очень удобный «инструмент», благодаря которому мы надеемся получить большой экономический эффект. Огромное спасибо специалистам ГК «ИНТАЛЕВ»! Особенно хочется выделить менеджера проекта со стороны исполнителя – Наталью Подоляк, руководителя службы консалтинга и автоматизации Сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ». Ее высокий уровень профессиональной квалификации и четкое понимание всех экономических и финансовых процессов помогли создать в нашей компании «стройную» финансовую структуру, компактный и функциональный процесс бюджетного планирования и жестко регламентированный процесс прохождения заявок на выплату денежных средств в «Платежном календаре». А также огромное спасибо консультантам Антону Лисице и Сергею Ахтырцеву за их грамотный, кропотливый труд и ненормированный рабочий день.

Собственники холдинга уже приняли решение о подолжении сотрудничества с ГК «ИНТАЛЕВ». В планах на 2010 год – автоматизация системы бюджетирования, планирования и управленческого учета во всех бизнес-направлениях холдинга.