Отзыв по проекту Регламентация и автоматизация системы управления финансами в “RD Electronics”

RD Electronics - сеть магазинов электротоваров, а также крупнейший интернет-магазин в Риге и Латвии в целом. Имеет магазины не только в Латвии, но и в Литве, и Эстонии. Удаленно продает в странах Евросоюза. Компания занимается как розничной, так и оптовой торговлей.

RD Electronics работает на рынке более 20 лет. Имеет репутацию стабильной, надежной компании, предлагающей технику только проверенных производителей: Apple, Samsung, LG, Sony, Philips, Asus, Dell, Electrolux, Indesit. Для компании важна репутация на рынке, поэтому гарантирует оригинальное качество продукта по разумной цене.

Помимо высокого качества обеспечивает надежную гарантию производителя и возможность приобрести дополнительную гарантию для защиты покупки от повреждений на длительный срок. Компанию отличают выгодные условия для покупателей: кредитование, бесплатная доставка в интернет- магазине в любой из 29 магазинов RD Electronics в Латвии.

Компания растет и развивается, открываются новые магазины, расширяется присутствие на европейском рынке. Поэтому повысились требования, предъявляемые к управленческому учету. До начала проекта бухгалтерский и управленческий учет в компании велся на базе доработанной конфигурации 1С:Бухгалтерия на платформе 1С:7.7.

Работающая программа имела, с одной стороны, преимущество в возможности постоянной доработки под изменяющиеся требования. Но, с другой стороны, был ряд задач, которые невозможно было решить:

• ведение в одной базе несколько юридических лиц (ограничение 1С:7) и в связи с этим консолидация выгруженной информации из различных информационных баз в Excel;
• ведение управленческого учета по организациям Литвы и Эстонии в единой информационной базе;
• возможность реализовать бюджетное планирование и план/фактный анализ.

Решающими для принятия решения о переходе с конфигурации на 1С.7 были изменения в законодательстве по учету НДС, которые были трудоемко реализовать в существующей базе. Перед руководством компанией стал выбор, либо дорабатывать снова существующую конфигурацию, либо переходить на платформу 1С.8.

Было решено двигаться вперед и переходить на новую платформу, одновременно разделив бухгалтерский и управленческий учет.

Т.к. компания работала на 1С, то рассматривали приоритетно решения на платформе 1С:8. Необходимо было комплексное решение для автоматизации системы управления финансами, где бы можно было вести управленческий учет, бюджетное планирование, консолидацию по единым утвержденным правилам с едиными форматами отчетности.

Одними из ключевых требований являлись наличие гибкого функционала и четкие сроки внедрения системы. Проведя исследования рынка систем управления финансами на платформе 1С, выбор руководства «RD Electronics» остановился на компании «ИНТАЛЕВ» по ряду причин:

• Эксперты ИНТАЛЕВ могут выполнить проект под ключ.
• Большой опыт ведения проектов.
• Четкие сроки ведения проекта.
• Собственный программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», который гибко настраивается на уровне пользователя, а не программиста.

Проект начался в марте 2018 года с функциональной области «Управленческий учет», в июле - «Бюджетное планирование».

В ходе реализации функциональных областей Управленческий учет и отчетность, Консолидация были разработаны функциональные задания: «Настройки модели управленческого учета", «Правила мэппинга с бухгалтерского плана счетов на управленческий", "Настройка системы управленческого учета по участкам управленческого учета", "Требования для целей загрузки фактических бухгалтерских данных", «Настройка консолидированной отчетности». Таким образом, были разработаны и утверждены правила ведения управленческого учета, правила формирования отчетности, включая консолидированную.

Это был важный шаг для компании т.к. правила у нас существовали, но не все были зафиксированы на бумаге и в актуальном состоянии. Когда мы их сформулировали и записали, то сразу стали видны направления оптимизации. Сейчас разработанные правила стали понятны и прозрачны.

Разработанные и утвержденные правила были автоматизированы. Пользователи получили инструкции и прошли обучение. После этого управленческий учет запустили в эксплуатацию и сформировали управленческую отчетность за полгода по нескольким организациям.

Таким образом, мы регламентировали и автоматизировали правила получения информации управленческого учета. Настроены все формы отчетности, включая консолидированные, из которых можно всегда «провалиться» до первичного документа. Управленческий учет ведем в единой базе по единым утвержденным правилам для всех организаций и стран.

В рамках внедрения Бюджетного планирования разработано «Функциональное задание для настройки модели бюджетного планирования». В регламенте определили форму и содержание планов, периоды планирования, сценарии. Обсудили и утвердили товарные группы для планирования реализации розницы. Разработали и согласовали формы ввода планов руководителями центров финансовой ответственности. Учли используемые компанией входные параметры планирования реализации: MARGIN, плановые цены реализации, коэффициент тренда, коэффициент прироста по номенклатурным группам, параметры для расчета зависимых от реализации статей доходов и расходов по дополнительным гарантиям, лизингу и страхованию.

Утвержденные правила были автоматизированы. В едином информационном поле мы получили полноценную систему бюджетного планирования и план/фактного анализа. С пользователями проведено обучение. Результатом запуска стал ввод данных по плану 2018г (4 месяца).

При завершении проекта мы получили комплексную систему для ведения управленческого учета и бюджетного планирования по всем организациям (различных стран), в которой можно оперативно получить план-фактную отчетность в едином утвержденном формате. Автоматизация формирования плановой и фактической управленческой отчетности, гибкость построения отчетов в необходимых аналитических разрезах позволят нам минимизировать риски принятия неоптимальных решений в процессе управления.

Хочу поблагодарить проектные команды «ИНТАЛЕВ» и «RD Electronics» за успешную реализацию проекта.