Отзыв по проекту «Бюджетное планирование»

Закрытое акционерное общество «Аграрная Группа» — вертикально интегрированный аграрный холдинг, один из крупнейших в России. Включает в себя весь цикл сельскохозяйственного производства: от выращивания и производства кормов до мясопереработки и производства молочной продукции, имеет также собственную сеть розницы и каналы оптовой дистрибуции (Томская, Кемеровская, Новосибирская, Свердловская области, Омск, Барнаул, Красноярск, Иркутская область, Московская область).

В «Аграрную Группу» входят свинокомплексы «Томский», «Уральский», «Восточно-Сибирский»; птицефабрика «Томская»; три производственные площадки по переработке мяса в колбасную продукцию, деликатесы и полуфабрикаты; три хозяйства в Томской области, специализирующиеся на выращивании КРС и производстве молока; Северский городской молочный завод; завод по производству комбикормов в г. Асино; сеть магазинов «Мясной Ряд» (80 торговых точек в Томске, Томской области, Северске, Красноярске).

В 2006 году Министерство сельского хозяйства РФ присвоило свиноводческому комплексу «Аграрной Группы», единственному за Уралом, статус селекционно-гибридного центра.

Инвестиционные программы Аграрной Группы включены в национальный проект «Развитие агропромышленного комплекса РФ». Статус национальных получили два крупных проекта: реконструкция свиноводческого комплекса в Томской области (успешно завершена в конце 2007 года); строительство свинокомплекса в Свердловской области (вышел на производственные мощности в 2010 году).

По данным за 2011 год «Аграрная Группа» занимает шестое место рейтинга Национального Союза Свиноводов России.

Холдинг ЗАО «Аграрная Группа» — живой и динамично развивающийся организм, где процесс сбора и обмен информацией идет постоянно.

В 2010 году назрела необходимость в автоматизации и сведении воедино данных по всем структурным единицам в одном ПП

Основными причинами этого, по оценкам специалистов ЗАО «Аграрная Группа», стали:

• лоскутная автоматизация;
• отсутствие единой информационной системы для управленческого учета, планирования и платежного календаря, двойной ввод данных;
• самописные системы, не позволяющие решать задачи масштабирования и включения новых бизнес-единиц, ограничивающие развитие корпоративной информационной системы;
• платформа, ограничивающая рост производительности и масштабируемости;
• трудоемкость консолидации в таблицах MS Excel;
• отсутствие прозрачности финансового состояния компании по необходимым аналитическим разрезам (видам деятельности, продукции, участкам, по холдингу в целом и отдельно по каждому предприятию и др.);
• отсутствие замкнутой системы учета, обеспечивающей оперативность, достоверность.
• желание отслеживать, на каком этапе исполнения находится тот или иной процесс.

До настоящего момента «Аграрная Группа» не имела единой автоматизированной системы управления предприятием. Первой попыткой внедрения такой системы стала установка ERP-системы «Альфа». Однако при внедрении компания столкнулась со многими сложностями, оказавшимися непреодолимыми — сложный интерфейс, медленная скорость работы, желание автоматизировать все и сразу и, как результат, значительное увеличение времени ввода первичных документов. В итоге проект был свернут.

Автоматизация основных процессов Холдинга собственными силами была бы очень трудоемка, поэтому было принято решение воспользоваться услугами внешних консультантов.

Основными критериями в процессе выбора внешних консультантов были: опыт (время существования бренда, успешные проекты внедрения), соответствие масштабам организации, цена.

В процессе отбора были задействованы различные источники информации:

• использование сети интернет, специализированной литературы и т.д.;
• изучение опыта работы различных предприятий с аналогичными продуктами, организациями;
• проведение предварительных встреч с представителями организаций.

Остановка выбора на программном продукте «ИНТАЛЕВ» произошла по ряду причин.

1. ПП «ИНТАЛЕВ» является «родственной» платформой и естественно интегрируется с бухгалтерскими программами, которые ведутся в «1С», в связи с чем имеет привычный интерфейс и универсальный набор инструментов в виде отчетов, справочников, документов.
   
2. Офис компании «ИНТАЛЕВ» находится в соседнем городе (в Новосибирске), что облегчает сотрудничество. Данный фактор очень важен, т.к. скорость реагирования напрямую зависит от удаленности компании-подрядчика.
   
3. Привычный язык «1С» для ПП «ИНТАЛЕВ» позволяет уменьшить затраты на содержание автоматизированной системы, т.к. специалистов по «1С» на рынке труда на сегодняшний день можно найти с большей вероятностью, чем специалистов для других автоматизированных систем. Наличие данных специалистов по «1С» в штате позволяет самостоятельно решать определенные проблемы.
   
4. Также при первоначальном знакомстве с компанией в момент презентации, предварительных переговоров и предпроектном обследовании положительное впечатление произвела методика внедрения: работа на всех постановочных этапах полной командой ведущих специалистов и экспертов, которые будут работать в данной программе потом; деление крупных этапов на более мелкие, что позволяет планировать работы, видеть их последовательность и оценивать ожидаемый результат каждой выполненной задачи.
   
5. Обучение персонала конкретной специфике работы в системе, начиная с процесса настройки, и, в последующем, создание центра компетенции из специалистов компании и администраторов, которые смогут на местах осуществлять поддержку

Было решено начать совместную работу с функциональной области «Бюджетное планирование»

В ее рамках были осуществлены:

• постановка системы бюджетного планирования (разработка финансовой структуры, перечня отчетных форм);
  
• описание процесса «Бюджетное планирование» и его настройка в программе;
  
• настройка проформ, рег.процедур по планированию.
  

До начала работ по проекту была создана рабочая группа, состоявшая из руководителей экономических направлений и службы ИТ. По каждому этапу работы проводились совместно с консультантами в формате «описание – согласование – настройка – тестирование и принятие работ».

При внедрении возникла проблема передачи знаний большому количеству сотрудников экономических служб. Коллегиальное обучение сотрудников разных предприятий на тестовых данных давало мало эффекта — у каждого предприятия своя специфика. Приходилось работать практически с каждым ответственным сотрудником по конкретному бюджету.

Другая проблема — недостаточно детальная проработка документов. В части методологии наблюдалась недостаточная проработка нюансов, и в части технического описания – неточное описание, позволяющее использовать различные варианты при настройках. Отчасти недостаточная проработка документов связана с наличием разносторонних направлений деятельности, а привлечение «узких» специалистов на проект не всегда возможно, да и целесообразно, т.к. потребовалось слишком много времени для уточнения особенностей программы (а это необходимо). Частично же связано с приемкой работ на тестовых данных из-за длительного процесса бюджетного планирования. Фактически ошибки исправлялись в текущем режиме при планировании реального бюджета. С учетом многопрофильности предприятия и ограничения проекта по срокам это оказалось единственно возможным вариантом.

Теперь в Холдинге для Бюджетного планирования используется программа «1С: Предприятие 8.2», конфигурация «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Программу используют около 90 человек: из них 50 – экономисты и руководители экономических подразделений, 40– прочие специалисты предприятий (инженера, производственники и т.д.). Из 15 имеющихся в «Аграрной Группе» центров финансовой ответственности восемь занимаются бюджетным планированием полностью в программе, три – частично, и только четыре небольших ЦФО, у которых часто меняется ответственный специалист, не планируют в программе.

Сотрудники отнеслись к внедрению программы как к необходимости, вызванной временем, это как «замена калькулятора на компьютер», что, конечно требует большого желания к обучению и настойчивости.

После внедрения «ИНТАЛЕВ» качество информации по бюджетному плану стало, безусловно, выше. Появилась возможность планировать по различным аналитикам, формировать унифицированные отчеты в программе, самостоятельно настраивать дополнительные отчеты.

Основной недостаток, с которым мы столкнулись после внедрения – увеличение трудозатрат на планирование, что связано с необходимостью соблюдения двойной записи. Если при планировании в Excel достаточно было вносить вручную только первичную информацию (заявки на расходы, планы производства/реализации, цены и пр.), все итоги считались автоматически через настройки таблиц в Ex, то при планировании в программе возникает необходимость не только внесения первичных данных, но и формирования себестоимости по продукции (для этого используется несколько видов документов и регламентных процедур, которые создаются вручную в строго заданной последовательности).

Компаниям, решившим автоматизировать работу предприятия, мы можем посоветовать следующее:

• по возможности принимать результаты работ/настроек на фактических процессах;
  
• в рабочую группу включить специалиста, имеющего опыт внедрения ИТ-проектов;
  
• оценить, насколько вы готовы «сломать/изменить» существующую систему для ее автоматизации.
  

Считаем, что в работе консалтинговой компании очень важен профессионализм консультантов, потому что успешность проекта наполовину зависит от их деятельности. Хотелось бы отметить достойную работу консультантов «ИНТАЛЕВ»: Сергея Ахтырцева, Татьяны Король, Веры Седельниковой и Натальи Подоляк.