Постановка и автоматизация бюджетного управления в компаним «ИСК «Центробудальянс» на базе ПО "ИНТАЛЕВ"

Инвестиционно-строительная компания «Центробудальянс» недавно вышла на рынок девелопмента и рассматривает применение управленческих технологий как обязательное условие успешного развития на уже сложившемся рынке. В сегодняшней ситуации кризиса рынка недвижимости планирование и учет затрат становятся одними из ключевых задач. Поэтому руководство компании приняло решение о внедрении системы управленческого учета и бюджетирования.

«Центробудальянс» ведет строительство в разных регионах Украины, и для руководства компании важно собирать актуальную информацию по каждому из проектов. Бухгалтерский же учет ведется по множеству юридических лиц. Ситуация осложняется тем, что взаимосвязи между такими объектами учета как «проекты» и «юридические лица» могут время от времени изменяться. Распутать этот клубок и получить консолидированную управленческую отчетность по отдельным проектам или юридическим лицам оказалось трудозатратной и непростой задачей.

Генеральный директор компании для принятия точных управленческих и финансовых решений запрашивал отчеты с различными группировками и разворотами, поэтому была острая необходимость в гибком инструменте, который позволял бы быстро создавать и выводить различные управленческие отчеты. Существовала острая необходимость планировать свою деятельность, в том числе в разрезе проектов, а также анализировать план-фактные отклонения.

При выборе автоматизированного решения основополагающими факторами стали гибкость программного продукта и комплексный подход к решению задач. Проект реализовали совместно команда топ-менеджмента «Центробудальянс» и консультанты «ИНТАЛЕВ». ГК «ИНТАЛЕВ» помог разработать методологическую базу и автоматизировать систему. В качестве инструмента автоматизации выбран программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», который помогает получать информацию в разных аналитических разрезах, что очень важно для оценки эффективности каждого проекта. Система также позволяет внедрить автоматизированный платежный календарь: контролировать и оптимизировать выплаты денежных средств.

Проект постановки бюджетирования осуществлялся по РОСТ-технологии «ИНТАЛЕВ», что позволило разработать и запустить систему бюджетирования по фиксированной стоимости. Постановка бюджетирования заняла 15 проекто-дней. Но из-за промежутков между этапами внедрение заняло 8 месяцев.

Были пройдены следующие этапы проекта:

• Вводный  семинар  «Поставка бюджетного управления» для участников проекта
• Разработка ИТ-архитектуры системы
• Постановка бюджетного управления.
• Поставка программного продукта.
• Обучение пользователей работе с ПО.
• Настройка модели управленческого учета и бюджетирования.
• Требования к системе бухгалтерского учета со стороны управленческого.
• Настройка трансляции фактических данных в управленческий контур.
• Запуск системы в эксплуатацию

В разработанной модели был настроен управленческий план счетов. Сквозными аналитиками стали: «юридические лица», «проекты», «центры финансовой ответственности». Это позволило получать управленческую отчетность и анализировать деятельность компании как отдельно в ракурсе юридической, проектной и финансовой структуры, так и в целом с учетом взаимосвязей между элементами этих структур. Например, можно было посмотреть баланс отдельного проекта, группы проектов, юрлица или ЦФО; какие остатки денежных средств на счетах каких юрлиц; денежный поток по проекту, доходы и расходы по проекту; Баланс, Отчет о прибыли и убытках и Отчет о движении денежных средств с исключением внутренних операций между юрлицами компании и многое другое.

Один из вопросов, который приходится решать компании при внедрении бюджетного управления: где и кто будет вносить управленческие аналитики в систему. Ведь первичные документы бухгалтерии не предполагают описание ЦФО и Проекта. Рассматривались разные варианты: финансист корректирует бухгалтерские документы и добавляет управленческие аналитики, либо бухгалтер непосредственно в бухгалтерские документы вносит управленческую информацию. В итоге был выбран последний вариант. Для того, чтобы бухгалтеры могли без ошибок заполнять управленческими аналитиками бухгалтерские документы, не вдаваясь в тонкости управленческого учета, был разработан Регламент по заполнению первичных документов, в котором описывалось: какие проекты соответствуют каким юридическим лицам и ЦФО.

До начала проекта в компании не было специалиста по сопровождению 1С и «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы». На время поиска специалиста проект был фактически приостановлен. Поэтому я бы рекомендовал компаниям, которые будут внедрять у себя бюджетирование включить в команду проекта такого человека с самого начала, это поможет значительно уменьшить сроки проекта.

Доработать пришлось также и инструмент бухгалтерского учета на платформе 1С 8.1 конфигурация Бухгалтерия для Украины, чтобы в бухгалтерских документах появились поля «проект» и «ЦФО». В процессе обкатки доработанной системы возникали мелкие методологические задачи, которые были решены совместно с консультантами «ИНТАЛЕВ».

Но для эффективного управления собирать и анализировать факт не достаточно. Поскольку в таком случае мы управляем постфактум, когда уже ничего не изменишь. В полноценной системе бюджетирования обязательно присутствует блок планирования. В компания Заказчика планируют доходы и затраты по проектам, а также косвенные расходы по отношению к проектам. Планирование в «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» по проектам осуществляют менеджеры проектов (для них были разработаны и настроены специальные документы, удобные и понятные даже нефинансовому специалисту) остальные расходы планирует финансовый отдел и руководители нескольких обслуживающих подразделений. Таким образом, в одном программном продукте есть возможность анализировать данные по сценарию плана и факта, а также план-фактные отклонения.

В результате внедрения Проекта построена и запущена в эксплуатацию система финансового управления:

• которая  позволяет  понимать,  какие  затраты  предстоят  компании  и управлять ими;
• облегчит контроль за затратами и рентабельностью проектов;
• даст  возможность  быстро  проанализировать  расходы  по  каждому  из проектов (планируемые и фактические);
• предоставит  объективную  и  актуальную  информацию  для  принятия управленческих решений;