Внедрение автоматизированной системы управления финансами в ООО "ТДСК" с "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент"

«Томская домостроительная компания» - это строительный холдинг полного цикла, являющийся лидером на рынке строительства в Томске и Томской области. В настоящее время в холдинг ТДСК входит 18 компаний. Вертикальная структура холдинга позволяет обеспечивать весь строительный цикл, начиная с подбора площадки под строительство объекта и обеспечения строительными материалами, заканчивая реализацией квартир и обслуживанием коммунальной инфраструктуры. В состав ТДСК входят заводы по производству железобетона, теплоизоляционных материалов, проектные организации. ОАО "ТДСК" в структуре холдинга является управляющей компанией. В 2008 году оборот холдинга составил примерно 8 млрд. рублей, объем ввода жилья - 270 тыс. кв. м.

На момент принятия решения об автоматизации системы управления финансами сложились условия роста диверсификации деятельности «Томской домостроительной компании», а также усиления интенсивности портфельных, частных инвестиций и кредитных потоков. Увеличивалась сложность финансовых потоков по различным инвестиционным проектам. Для решения задач управления эффективностью проектов и кредитной политикой встала проблема автоматизации взаимосвязи управленческого учета и финансового планирования с бухгалтерским учетом для сопоставления планового и фактического движения ресурсов по договорам, инвестиционным проектам и бюджету. До момента внедрения автоматизированной системы бюджетирование производилось в Excel. Процесс занесения информации в подразделениях ОАО "ТДСК" не только происходил параллельно, но и внутри них многократно дублировался. Автоматизированная взаимосвязь между используемыми данными отсутствовала.

Были поставлены следующие задачи внедрения автоматизированной системы управления финансами в ОАО "ТДСК":

• обеспечить автоматическую взаимосвязь бухгалтерского, управленческого учета и финансового планирования;
• повысить качество управленческого учета и бюджетирования;
• разработать инструмент для использования технологии бюджетного управления в дочерних предприятиях ОАО "ТДСК".

На момент начала внедрения бюджетная структура в ОАО "ТДСК" в укрупненном виде существовала, и ее необходимо было переложить в структуру автоматизированной системы.

Сначала было проведено исследование рынка существующих финансово-экономических систем. Выбор остановился не на приобретении большой финансово-экономической системы для нескольких предприятий компании и внедрении ее в короткие сроки, а на поэтапном движении с решением конкретных, наиболее острых задач, с определением результата и получением работающих элементов после выполнения каждого этапа. Предпочтение отдано программе 1С:"Предприятие", интегрированной с "Инталев: Корпоративные финансы". Далее была произведена предварительная настройка автоматизации построения одного из операционных бюджетов в ознакомительной версии "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы". После чего принято решение о внедрении системы собственными силами с привлечением томских специалистов.

Состав работ, планируемые сроки и исполнители были представлены в виде календарного графика. Последовательность этапов внедрения была разработана на основе методического руководства компании "ИНТАЛЕВ" "5 шагов к бюджетному управлению" и, в основном, определялась структурой бюджетной модели ОАО "ТДСК". Срок внедрения мы установили 7 месяцев. Реально он составил примерно год.

Настройка модели была произведена с чистого листа. Бюджетная модель, как говорилось ранее, существовала и отличалась от базовой модели "ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы". Также была разработана собственная политика управленческого учета, позволявшая отображать необходимый набор операций с требуемой аналитикой. Хотелось бы остановиться на специфике принятой финансовой структуры. Предприятие представляет собой управляющую компанию холдинга и в инвестиционно-строительном цикле исполняет роль инвестора. Поскольку анализ финансовых результатов необходимо было производить в разрезе инвестиционных проектов и направлений деятельности, они и были выбраны в качестве элементов финансовой структуры. Затратность или прибыльность элементов организационной структуры головного общества для нас неактуальна. Выбранный программный комплекс предоставил все необходимые алгоритмы разнесения определенных затрат по видам деятельности и группам инвестиционных проектов. Настроенные процедуры дали возможность оценки множества показателей эффективности элементов финансовой структуры.

В условиях самостоятельного внедрения, немаловажно, что службой технической поддержки предоставляется открытый код для необходимой модификации процедур обработки информации, и в случаях расхождения методик с типовым решением, сопровождающие нас специалисты производили изменение алгоритмов.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления финансами:

• внедрение системы позволило увязать функциональные области различных отделов компании. Происходит коллективная работа в едином информационном поле. Устраняется дублирование. Расхождения бухгалтерского и управленческого учета легко объясняются;
• с применением программной системы получен несоизмеримо более широкий набор функций системы бюджетирования и управленческого учета;
• обеспечена возможность составления бюджетов необходимых форматов (группировки, итоги и подытоги, как горизонтальные, так и вертикальные) непосредственными пользователями системы, в том числе прогнозных бюджетов по балансу и бюджета доходов и расходов;
• создана система управления затратами по местам их возникновения (бизнес-направления или инвестиционные проекты);
• повысилась доступность информации и прозрачность потоков ресурсов;
• для достижения аналогичных функциональных возможностей вручную потребовалось бы полное дублирование операций с дополнительным распределением потоков доходов, расходов, поступлений и выплат по статьям бюджетов и центров финансового учета. Параллельный управленческий учет удваивает стоимость рабочего времени бухгалтеров по выполнению учетных операций.
• сокращается среднее время выработки решения (быстрота реакции), следовательно
• средние затраты на выработку решения.

Наиболее важные эффекты внедрения в условиях кризиса:

• ясность и прозрачность управленческой финансовой информации;
• четкий контроль финансовой информации с необходимой глубиной детализации;
• скорость получения информации управленческого учета;
• возможность быстрого анализа текущей и итоговой эффективности как видов деятельности, так и инвестиционных проектов с полной детализацией поступлений и выплат, а также доходов и расходов;
• расширяется возможность управления затратами по проектам и видам деятельности;
• появляются новые функции при управлении эффективностью инвестиционных проектов, которые в ручном варианте невозможно реализовать;
• оптимизация управления кредитной политикой, благодаря возможности отслеживания и обобщения финансовых потоков по отдельным домам или микрорайонам;
• с появлением большого количества взаимозачетов автоматизированная система дает возможность видеть реальную текущую картину состояния расчетов с контрагентами;
• обеспечена оперативность оценки текущего финансового состояния через систему финансовых показателей;
• выход на новый качественный уровень управления ключевыми показателями деятельности предприятия путем выявления роли факторов, и оценки их влияния по видам деятельности.