Управление финансами и электронным документороборотом с помощью "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент" в ГК "ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ"

В начале Июня 2009 года завершился проект по внедрению системы управления финансами и электронного документооборота в группе компаний ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ - многопрофильном холдинге, построенном на базе института по проектированию металлургических заводов.

ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ - динамично развивающаяся компания с более чем шестидесятилетними традициями классического проектного института, с результативным опытом управления коммерческой недвижимостью.

Наша компания - лидер в Российской Федерации по проектированию объектов металлургической отрасли. В настоящее время группа компаний включает в себя три бизнес - единицы, оперируя помимо проектного бизнеса на рынках управления недвижимостью, рекреационных услуг и конгрессно – выставочной деятельности.

За время существования компании многое достигнуто. Тысячи эффективно работающих предприятий, комплексов, объектов в России и СНГ, построенных по нашим проектам, разработанным в согласованные с клиентами сроки и высоким качеством. Также мы создали бизнес-центр международного уровня и предложили рынку высококачественные услуги по управлению недвижимостью, с комплексным эксплуатационно-техническим обеспечением.
Мы разработали и реализуем концепцию единого информационного пространства нашего акционерного общества. Постоянно обновляем средства обработки и хранения информации, cтремимся использовать самое передовое программное обеспечение, активно внедряем комплексную систему автоматизированного проектирования.

Ощущая потребность в повышении эффективности ведения бизнеса, группа компаний сделала значительный шаг в усовершенствовании системы управления. С октября 2008 началось взаимодействие ОАО «ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ» и ГК «ИНТАЛЕВ» по реализации проекта «внедрение автоматизированной системы бюджетного управления и управленческого учета». В настоящее время в группе компаний внедрено централизованное казначейство, электронный архив и система документооборота группы компаний.

Проектом предусматривалось не "заавтоматизировать" существующую ситуацию, а тем более не автоматическое получение отчетов, а повышение эффективности системы управления! Сейчас в управление финансами вовлечены все центры финансовой ответственности, которым делегированы права и ответственность на управление. Это прописано в регламентах и настроено в автоматизированной системе. Именно в слаженной работе ВСЕХ сотрудников мы ищем и находим возможности для дальнейшего роста. Именно вовлеченность и разделенность целей компании каждым сотрудником - одна из основных характеристик нашей корпоративной культуры. И это в полной мере было реализовано в процессе осуществления проекта. Об этом говорят и косвенные признаки, так, например, перед запуском системы в эксплуатацию было настроено 120 рабочих мест и это число продолжает увеличиваться!

Первым этапом реализации проекта стал запуск электронного согласования договоров. Бизнес – единицы запускались последовательно: первыми 29 января запустили электронное согласование входящих документов в бизнес – единице ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ.

Таким образом, еще на самых первых этапах проекта в него были вовлечены практически все сотрудники компании, на деловых играх прошли обучение 54 линейных руководителя. Теперь наши сотрудники знают, на какой стадии согласования находится тот или иной документ, формируется календарный план оплат по договорам, что является существенным подспорьем для составления бюджетов и плана платежей.

Также, параллельно с запуском электронного документооборота, постепенно наполнялся электронный архив документов. Так, к началу июня общее количество документов составило 1297 копий.

Второй функциональной областью стало внедрение бюджетного планирования. Теперь в планировании принимают участие даже те сотрудники, которые раньше никогда не работали с компьютерами. Если раньше планированием занимались, в основном, экономисты и финансисты – то теперь каждый руководитель подразделения ежемесячно подает плановые цифры по своему отделу. Но план не имеет никакого смысла, если его достижение не управляется в ОПЕРАТИВНОМ РЕЖИМЕ. Имея план - фактный анализ он-лайн, ответственные сотрудники и их руководители все больше используют рычаги оперативного воздействия на ситуацию. Настроенная система - это только инструмент, пусть даже и очень хороший, который мы имеем. Этот инструмент приносит пользу только тогда, когда грамотно и четко используется командой управленцев. В настоящее время на предприятии в постоянном режиме проводится цикл Бюджетных комитетов, на которых и происходит превращение возможностей системы управления в эффекты!

Завершающим этапом проекта явился запуск платежного календаря. Теперь все заявки на платеж проходят в обязательном порядке ряд проверок на наличие: договора, суммы платежа в бюджете и т.д. Инициаторы платежа в любой момент могут отследить, на какой стадии находится согласование заявки и факт ее оплаты.
У нас есть свой центр компетенций по вопросам, реализованным в проекте. Это значит, что мы сами теперь можем гибко настраивать и перенастраивать систему под изменяющиеся потребности рынка. Не только знаем, как это делать, но и умеем это делать! Настройка и перенастройка отчетности без привлечения программистов - это не мечта нашей финансовой службы, сегодня - это реальность.

Наша совместная проектная команда получила ОПЫТ УСПЕШНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА! Сроки выдержаны до одного дня, бюджет - до одного рубля!
Мы уверены, что в настоящий момент только путем поиска и активизации внутренних резервов мы можем способствовать повышению конкурентоспособности наших услуг и продукции, как на внутреннем, так и на мировом рынке.

Отдельно хотелось бы поблагодарить проектную команду как со стороны ГК «ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ», так и со стороны ГК «ИНТАЛЕВ». Только совместной профессиональной работой мы смогли достигнуть результатов и успешно завершить проект.