Оптимизация управления денежными потоками с помощью "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент" в DEFA Group

DEFA Group – группа компаний, занимающаяся оптовыми поставками свежей, свежемороженой рыбы и морепродуктов из Норвегии, Исландии, Фарерских островов, Дании, Канады, Чили, Вьетнама и многих других стран.

Региональные представительства нашей организации находятся в Москве, Екатеринбурге, Новосибирске и других городах России. Наши клиенты – крупнейшие предприятия рыбоперерабатывающей отрасли, оптовые компании и розничные сети.

Увеличение масштабов бизнеса поставило перед нами новые требования к управлению оперативной деятельностью предприятия. Одной из приоритетных задач была задача планирования движения денежных потоков. Для нас важно оперировать актуальной информацией для своевременных расчетов с нашими поставщиками и осуществления таможенных платежей. Специфика нашего бизнеса такова, что ошибка в сроках платежа может привести к потере скоропортящегося продукта.

Достаточно сложно было определить в конкретной текущей ситуации последовательность и сроки совершения финансовых операций при условии наиболее рационального использования собственных и заемных денежных средств, учитывая получение в результате наибольшего экономического эффекта.

Большое разнообразие вариантов расчетов с поставщиками продукции, необходимость построения достаточно точных долгосрочных планов движения денежных средств, а так же мультивалютный учет усложняли задачу планирования движения денежных средств.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный в Excel, позволял иметь только общую основу управления денежными потоками предприятия. Вместе с тем, высокий динамизм денежных потоков, их зависимость от множества факторов краткосрочного действия, вызывал необходимость разработки планового финансового документа, обеспечивающего оперативное ежедневное управление денежными средствами предприятия. Было решено внедрить новую современную систему учета операционной деятельности и автоматизированный платежный календарь.

Мы планировали внедрять новую систему своими силами и начали изучать рынок подобных систем.

В результате переговоров с компанией ИНТАЛЕВ нас убедили в целесообразности проектного внедрения совместно с консультантами. Возможность создания в системе «ИНТАЛЕВ» платежного календаря при сложной юридической и финансовой структуре нашего предприятия, а так же возможность централизации входящих и исходящих финансовых потоков филиалов в едином платежном центре стали определяющими при выборе поставщика программного обеспечения.

При этом платежный календарь взялась внедрять компания ИНТАЛЕВ, а для внедрения оперативного учета был рекомендован партнер, с которым мы начали работы по внедрению модуля автоматизации операционной деятельности.

В начале проекта с консультантами ИНТАЛЕВ было разработано «Положение о системе денежных платежей», в котором были зафиксированы правила лимитирования платежей по каждой статье, аналитические разрезы учета, ответственные за планирование и согласование, маршруты согласования заявок на выплату денежных средств и т.п. Этот документ стал, с одной стороны, техническим заданием для ИНТАЛЕВ. С другой стороны – внутренней «конституцией» для отдела казначейства.

Завершив работу над этим документом, стало возможно перейти к созданию форм для ввода и согласования заявок на выплату денежных средств. Гибкость программного продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволила разработать форму заявки и формы каждого из реестров согласования с учетом специфических требований каждого из этапов согласования.

Также были реализованы правила для получения индивидуальной и сводной отчетности по группе компаний. В том числе, правила выделения внутренних оборотов в отчете о движении денежных средств.

Основными результатами по окончании реализации проекта для нас стали:

• синхронизация положительного и отрицательного денежного потока, что привело к повышению эффективности денежного оборота предприятия;
• возможность рассмотрения приоритетности платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;
• возможность оперативного получения недельного, месячного и трехмесячного плана платежей и сравнение их не только с фактом, но и между собой.
  

Интересно, что, несмотря на увеличение количества аналитик плана платежей, трудоемкость учета даже снизилась за счет автоматического формирования платежных поручений.

Все работы по проекту заняли 2,5 месяца. Первое время система тестировалась силами сотрудников казначейства. В настоящий момент система запущена в промышленную эксплуатацию.

Мы благодарны компании ИНТАЛЕВ за предоставление качественных услуг и лично Григорию Артамошину, Дмитрию Егорову и Валерию Гультяеву за высокие экспертные знания, проявленные в процессе решения наших задач