Нужные покупки: проще, быстрее, эффективнее. Опыт проекта «Бизнес-процесс «Движение МПЗ» в ЛПК «Томлесдрев»

Лесопромышленный комплекс «Томлесдрев» — крупнейшее лесоперерабатывающее объединение Томской области, приоритетными направлениями которого является комплексная переработка древесины: лесозаготовка, деревообработка, производство ДСП и ЛДСП. История завода начинается со времени образования Томского завода ДСП, построенного в 1980 году по проекту фирмы «RAUMA REPOLA» (Финляндия).

Общий запас древесины в Томской области составляет 2,8 млрд. кубометров, в том числе хвойных пород — 1,6 млрд. кубометров. По общим запасам леса область занимает 3-е место среди регионов Сибирского федерального округа и 8-е место в Российской Федерации. Годовая расчетная лесосека превышает 41 млн. кубометров. В настоящее время предприятиями лесной промышленности используется только 7% от этого объема.

Заготовкой и переработкой леса в Томской области занимаются около 500 предприятий. Основная продукция: пиломатериалы, ДСП, МДФ-плита, клееный брус, карандаши, мебель, клееная фанера, сувениры и др.

В Томской области производится более 50 % плит ДСП Сибирского федерального округа. Продукция лесопромышленного комплекса области экспортируется в 14 стран ближнего и дальнего зарубежья.

Перспективы отрасли связаны с вводом новых лесозаготовительных мощностей и созданием высокотехнологичных предприятий по глубокой переработке древесины.

Объем производства ДСП в ЛПК «Томлесдрев» сегодня превосходит уже все проектные мощности и составляет 15 000 000 м2 в год, а производство ЛДСП — 14 000 000 м2 в год.

География поставок потребителям широка — от Екатеринбурга до Южно-Сахалинска, а также Казахстан и Узбекистан. Темпы роста лесозаготовок неуклонно растут. Общий объем лесозаготовок на данный момент уже достигает 540 000 м3 в год.

В 2011 году руководством комплекса было принято решение о строительстве нового завода по производству древесностружечных плит, на текущий момент проект строительства находится в активной стадии. Мощность нового производства составит 250-300 тыс. кубометров в год. Весь выпускаемого объем ДСП предполагается направить на производство ламинированной плиты. Общий объем инвестиций составит 4 млрд. рублей. Завершение строительства и запуск нового завода планируется на 2015 год.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Основой системы управления компанией до текущего момента были профессиональные навыки и лидерские качества ключевых топ-менеджеров, которые управляли курируемыми направлениями деятельности на базе своего опыта. Но масштабы компании и перспектива расширения производства в самом ближайшем времени заставили руководство компании задуматься об изменении сложившегося подхода к управлению.

Эта и послужило причиной обращения к компании «ИНТАЛЕВ» как к эксперту в области управленческого консалтинга. При выборе партнеров руководство компании лично оценивало имеющиеся у различных консалтинговых компаний информационные материалы. Изучив сведения о работе Сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ», руководство ЛПК «Томлесдрев» приняло решение о дальнейшем сотрудничестве именно с этой организацией. Основным критерием выбора был профессионализм, подтвержденный успешной реализацией подобных проектов. Кроме того, внедряемый «ИНТАЛЕВ» программный продукт удовлетворил всем текущим и перспективным потребностям ЛПК «Томлесдрев».

Бизнес-процесс «Движение МПЗ» был выбран для описания, оптимизации и автоматизации не случайно.

Во-первых, в ЛПК «Томлесдрев» уже была выделена централизованная служба закупки, которая занималась поставками как основного сырья и материалов, так и вспомогательных материалов, запасных частей для оборудования и транспорта и пр. И для данной службы необходим был инструмент для выполнения процессов движения МПЗ.

Во-вторых, при анализе текущего состояния компании были выявлены остатки на складах компании на общую сумму более 120 млн. руб. Это является существенным отвлечением средств из оборота и замораживанием их на складах и однозначно говорит о необходимости повышения эффективности управления потребностями в МПЗ, их закупками и учетом. В какой-то части такие запасы на складах имеют право быть, однако присутствовал и такой факт, когда МПЗ, приобретенные «впрок», оставались невостребованным вплоть до списания, например, оборудования, для которого они приобретались. Либо необходимые для одного цеха запасные части можно взять у другого цеха.

В-третьих, ограниченные мощности производства и объем спроса на продукцию, превышающий предельные возможные объемы выпуска, вынуждают ставить непрерывность  производства продукции на первое место. Что, соответственно, влечет за собой необходимость своевременного обеспечения производственных подразделений требуемым сырьем и материалами, а так же поддержания оптимального уровня запасов с учетом времени доставки (так по ряду позиций, например, химия, поставщики достаточно удалены).

В-четвертых, процесс формирования, сбора и обработки заявок на закупку является сквозным: затрагивает все подразделения компании и имеет взаимосвязи со всеми ключевыми процессами (платежный календарь, бюджетное планирование, заключение договоров). При этом данный процесс до сих пор происходил по старинке: в бумажном виде и на основе личных взаимоотношений. Служба снабжения, существующая в компании, просто «зашивается» и тратит огромное количество времени на обработку поступающих бумажных (а иногда и устных) заявок на закупку МПЗ. И, как водится, в такой ситуации бывает достаточно легко потерять заявку и сложно отследить, что с ней происходит, на какой стадии согласования она находится. 

И последнее, отсутствие возможности отслеживания и контроля процесса закупок не позволяет своевременно получать информацию для принятия решений.

Цель и задачи проекта

Целью проекта «Бизнес-процесс "Движение МПЗ"» было создание эффективного инструмента для организации, выполнения и контроля закупочной деятельности ЛПК «Томлесдрев».

Основные задачи, которые руководство компании хотело решить с помощью проекта описания, оптимизации и автоматизации процесса движения МПЗ:

• упростить и стандартизировать процесс формирования, сбора и обработки заявок на закупку МПЗ;
• уменьшить влияние человеческого фактора;
• сократить количество ошибок при планировании и реализации потребностей в МПЗ;
• создать инструмент оперативного контроля закупок МПЗ на всех этапах, а также контроля эффективности и целесообразности закупок отдельных групп МПЗ;
• повысить объективность при оценке эффективности закупочной деятельности.

Особенности проекта

Сроки реализации проекта были достаточно сжатыми: в марте 2013 года была начата работа по описанию существующего процесса, а в июне 2013 года автоматизированная система управления закупочной деятельностью уже была запущена в эксплуатацию. В общей сложности на выполнение работ ушло чуть более одного месяца.

Уже в ходе описания процесса в текущем состоянии стало ясно, что единого подхода к организации закупочной деятельности внутри компании нет. Часть ТМЦ закупается службой снабжения компании, отдельные группы сырья и материалов закупаются другими структурными подразделениями, а закупка основных средств вообще не имеет четких правил. 

Поэтому одновременно с описанием процесса была выполнена дополнительно постановка системы закупочной деятельности.

1. Проведена классификация закупок.
2. Определены принципы и правила осуществления закупочной деятельности.
3. Определены ответственные за закупки по группам МПЗ.

С самого начала проекта выяснилась отличительная особенность компании — наличие большого количества нюансов. Каждый раз, когда заходила речь о стандартизации, эксперты компании сообщали о ее невозможности и специфичности каждого отдельного процесса и подразделения. Так, по итогам описания процесса выяснилось, что путь согласования заявки на закупку в каждом подразделении-заявителе свой. Некоторые цепочки согласования настолько длинные и сложные, что на это уходило слишком много времени. В результате, было принято решение об определении для каждого подразделения руководителя, отвечающего за контроль целесообразности и состава заявки на закупку, и куратора, распоряжающегося финансовыми ресурсами. Согласовывать заявку было решено только с ними.

Формирование, согласование, сбор и обработка заявок на закупку и заказов поставщику выполнялась вручную на бумаге. При этом требовалось передавать достаточно большой объем информации – в одной заявке могло содержаться до 300 позиций, которые закупались у 20 разных поставщиков.

Перед проектной командой стояли следующие задачи.

1. Перевод заявок на закупку и заказов поставщику в электронный вид.
2. Автоматизация всего процесса движения заявки на закупку.
3. Создание механизма учета выполнения заявок и оповещения заявителей. 
4. Автоматизация отчетности.

Для контроля целесообразности закупки тех или иных ТМЦ было принято решение автоматически отражать в электронной заявке на закупку остатки указанного ТМЦ на складе подразделения. Кроме того, для удобства пользователей в форму заявку была выведена последняя цена закупки ТМЦ.

Эксперты компании выражали волнения, что при автоматизации процесса не будут учтены все их специфические потребности. Поэтому особое внимание уделялось проработке деталей. Также опасения вызывала готовность сотрудников производственных подразделений (основных поставщиков заявок на закупку) к переходу на новую схему работы. Но разъяснение удобств автоматизированной системы закупочной деятельности и поддержка со стороны службы закупок нивелировали сопротивление персонала.

Результаты проекта

В ходе выполнения работ по проекту были описаны, оптимизированы и автоматизированы следующие процессы:

1. формирование, согласование и обработка заявок на закупку;
2. формирование заказов поставщику;
3. учет выполнения заявок на закупку.

Были закреплены правила и порядок осуществления закупочной деятельности, четко определены последовательность действий и зоны ответственности, стандартизированы формы подачи информации. Весь бумажный документооборот по процессу был переведен в электронный вид.

Кроме того, в программном продукте были созданы инструменты хранения заявок на закупку и заказов поставщику в электронном виде. Данный механизм был реализован с помощью проформ и позволил не только хранить данные документы, но и иметь к ним доступ при необходимости и использовать информацию в настроенных процессах для принятия управленческих решений.

Для удобства пользователей все автоматизированные процессы были организованы по принципу «одного окна», то есть пользователям не требуется дополнительно создавать или вносить информацию в проформы, а потом «прикреплять» их к задачам. Вся информация о заявках и заказах указывается непосредственно в окне задачи и автоматически заносится в соответствующую проформу автоматически с помощью механизма трансляций и макросов.

Также были настроены отчеты, отражающие информацию о движении заявок на закупку, аналитические данные об эффективности закупочной деятельности и данные об исполнительской дисциплине всех участников процесса.

В результате была создана целостная автоматизированная система управления закупочной деятельностью и получение любой информации по процессу в онлайн режиме стало простой задачей.

Эффекты от проекта

Оптимизация процессов закупки МПЗ и автоматизация системы закупочной деятельности  позволила стандартизировать все процессы и создать основу для установления взаимосвязи с бюджетным планированием, управлением договорной деятельность и управлением денежными средствами.

Данная система позволила:

• свести к минимуму количество «забытых» и «потерянных» заявок;
• перевести обмен информацией и получение обратной связи в формализованный вид, сократив тем самым шквал телефонных звонков специалистам по закупкам;
• отслеживать статус поданной заявки в онлайн режиме;
• использовать простой и эффективный инструмент контроля целесообразности закупки отдельных ТМЦ;
• оценивать эффективность закупочной деятельности;
• упростить процесс согласования заявок и формирования заказов поставщикам;
• контролировать процессы подачи, согласования и выполнения заявок на закупку ТМЦ.

Кроме того, разработанная система в будущем станет основой для дальнейшего развития автоматизации деятельности по закупкам. Команда проекта ЛПК «Томлесдрев» планирует разработать аналогичную систему для планирования потребностей, организации закупок и учета основных средств, что является частью отдельной серьезной области управления активами ЛПК.