Постановка и автоматизация системы управления финансами на платформе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» в ГК «Стройконсалтинг+»

О компании

ГК «Стройконсалтинг+» является одним из лидеров компаний-девелоперов земельных участков и недвижимости Московской области. Общая площадь активов компании составляет более 3000 га в Московской области и других регионах Российской Федерации.

В 2000 г. ГК «Стройконсалтинг+» выиграла тендер по проекту «Губернское кольцо», в рамках которого выступила управляющей компанией по размещению гипермаркетов по внешней стороне МКАД. В рамках данного проекта было реализовано строительство 3-х гипермаркетов сети Auchan и Leroy Merlin. Также компанией успешно реализованы проекты строительства жилых микрорайонов в городах Московской области общей площадью более 2-х миллионов квадратных метров.

Интересы деятельности компании не ограничиваются только территорией Московской области. В городах Сургут и Омск ведется строительство развлекательных центров, в Сургуте – строительство жилых микрорайонов.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Расширение масштабов деятельности Компании повлияло на эффективность работы финансово-экономического блока и своевременность принятия управленческих решений. Оперативный сбор отчётности превратился в сложный процесс из-за поступления больших объемов информации. Снизилась достоверность данных получаемой отчетности.

Руководство компании приняло решение о поиске комплексного программного продукта для целей управления предприятием, не только в части финансов, но и в области автоматизации нефинансовых процессов. В связи с усиливающейся конкуренцией на рынке девелоперских услуг, к срокам реализации проекта предъявлялись жесткие временные ограничения.

Главные причины выбора компании «ИНТАЛЕВ»:

• Система управления внедряется с использованием программного продукта собственной разработки – «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»;
• Фиксированные сроки и стоимость проекта, с использованием собственной технологии управления проектами – РОСТ-технологии;
• Программный продукт настраивается на уровне пользователя, а не программиста. В дальнейшем это позволяет изменять\проводить апгрейд системы, не прибегая к коду, силами сотрудников финансового отдела, что снижает стоимость поддержки системы в целом;
• Богатый опыт реализации проектов в девелопменте;
• Автоматизированная система сопровождается пулом методологических регламентов, используемых пользователями в повседневной работе.

Ситуация  «как есть»

Для решения задач проекта были определены две функциональные области:

• Платежный календарь;
• Канцелярия и поручения. Электронный архив.

Перед началом основных работ Эксперты ГК «ИНТАЛЕВ» провели предварительное обследование текущей ситуации и выявили следующие проблемные зоны:

• отсутствует единый утвержденный регламент платежей, описывающий процедуру подачи заявки на оплату денежных средств.
• согласования заявок осуществляется в бумажном виде.
• использование MS Excel для расчета лимитов на оплату их остаток на конкретную дату, что увеличивает трудозатраты и риски ошибок сбора плановых и фактических данных.
• отсутствует система отслеживания платежей организации по общим признакам в реальном времени.
• сбор факта происходит вручную в Excel.
• отсутствие системы контроля поступлений и выплат порождает кассовые разрывы или неэффективное использование денежных средств компании.  
• отсутствие регламента постановки и контроля исполнения поручений в компании.
• отсутствие единого электронного хранилища документов
• высокая трудоемкость поиска и фильтрации документов.
• невозможность фильтрации поручений компании по общим признакам для локального контроля выполнения поручений.

Этапы и результаты проекта

В июне 2012 года стартовал этап проекта – функциональная область «Канцелярия и поручения. Электронный архив».

В рамках данной функциональной области разработаны регламентные документы определяющие порядок работы с электронным архивом компании и процессом постановки  поручений и контроля их выполнения. В АСУ (АСУ – автоматизированная система управления) настроен электронный архив с полным перечнем аналитик для удобного поиска и размещения документов. Архив поддерживает версионность каждого документа, а также фиксирует автора документа и дату/время его размещения. Также в АСУ был автоматизирован и запущен в эксплуатацию бизнес-процесс «Индивидуальные поручения» позволяющий осуществлять тотальный контроль за деятельностью всех сотрудников компании.

Одновременно с функциональной областью «Канцелярия и поручения. Электронный архив» стартовала функциональная область «Платежный календарь».

В рамках данной функциональной области разработаны регламентные документы, определяющие финансовую и бюджетную структуру организации, систему платежей и порядок отражения фактических данных для полноценного управленческого учета. В АСУ настроен управленческий план счетов с необходимыми аналитическими разрезами, определен полный перечень статей БДДС и БДР, настроен механизм лимитирования и процессы платежей компании. Также настроены необходимые отчетные формы для контроля ликвидности компании.

Основными результатами проекта стали:

• разработана методология платежного календаря, постановки и контроля поручений и электронного архива.
• автоматизирован контроль всех оплат организации на соответствие утвержденным лимитам.
• автоматизированы процессы контроля исполнения поручений, кассового планирования, утверждения кассовых лимитов, согласования заявок на оплату ДС и утверждение реестра платежей.

Автоматизированная система управления финансами позволяет:

• эффективно организовать процесс кассового планирования компании.
• повысить оперативную ликвидность компании.
• более эффективно управлять денежными средствами организации.
• контролировать деятельность каждого сотрудника компании.
• в срок  подготавливать отчеты (план-факт), и самое главное, снизить трудозатраты на подготовку отчетов, высвободив временные ресурсы персонала на более важные задачи.
• быстро находить любой документ в электронном архиве.

Результаты проекта позволили руководству компании оптимизировать работу персонала, сократить временные издержки, а самое главное – выстроить четкую и слаженную систему управления платежами компании! Все это непременно сказывается на эффективности организации и делает ее более конкурентоспособным игроком рынка девелопмента.

Комментарий заказчика

Менеджер проекта, Заместитель директора ДФЭО, ЗАО «Стройконсалтинг+»,
Пшеничникова Татьяна